8 dicas de gestão financeira para a sua agência de viagens

Sim, sim, sim. Hoje o tema é gestão financeira! 

Mas não foge, não. Fica aqui comigo, pois eu escrevi um montão de dicas super relevantes sobre esse tema. E olha, eu sei que elas vão te ajudar a entender e aplicar melhorias na sua agência de viagens!

Então, vamos para o conteúdo?

Boraaa!

O que é gestão financeira?

Lucro, prejuízo, dinheiro que entra, dinheiro que sai… Todas essas informações passam pela cabeça de um empreendedor, não é verdade?

E elas têm algo em comum, já que fazem parte de uma mesma área que, por sinal, é indispensável para manter uma empresa funcionando: o financeiro!

Mas calma lá, vamos por partes. Antes de dar dicas sobre finanças, eu preciso que você entenda o que é a gestão financeira, afinal de contas: de onde vem, para que serve, preciso mesmo entender?

Tudo isso e muito mais agora! 

Gestão financeira parece um conceito simples de compreender. No entanto, refletindo um pouco, talvez você perceba que a definição ainda está confusa em sua mente.

E isso acontece porque a gestão dessa área não é uma coisa única. Muito pelo contrário, ela é um conjunto de ações ligadas à análise e controle de atividades financeiras.

Como exemplo, vamos pensar em estratégias para obter lucro. Chegamos ao assunto mais legal de todos, não é mesmo?

Lucrar é o objetivo final de qualquer empresa, mas para alcançar essa meta é necessário:

1- Entender como está a saúde financeira do negócio. Para isso é essencial ter informações seguras e atualizadas!

2- Controlar todas as movimentações e estar atento a qualquer mudança inesperada no cenário financeiro da empresa.

3- Planejar estratégias a partir dos dados que foram analisados anteriormente.

Então, as palavras-chave que eu trouxe aqui foram: entender, controlar e planejar. 

Certo? E, acredite, todos esses termos fazem parte da estrutura de uma boa gestão financeira. Ou seja, para obter lucro você precisa, primeiro, pensar no gerenciamento financeiro da sua agência, pois as duas coisas estão ligadas. 

Para que serve a gestão financeira 

Eu já dei um spoiler no capítulo anterior mostrando que a gestão financeira ajuda no momento de criar estratégias para lucrar mais. Porém, ela também serve para que você tenha uma visão macro do seu negócio. 

Isso significa obter respostas para algumas perguntas importantes:

1- Minha empresa está financeiramente saudável?

2- Tive lucro ou prejuízo dentro de um período?

3- Esse é o melhor momento para realizar investimentos? (reformas, contratação de funcionários, por exemplo).

Saber qual é o cenário financeiro da sua agência é a chave para o sucesso. E você precisa de gestão para chegar a esse entendimento!

Dicas para a gestão financeira da sua agência de viagens

Bom, a primeira dica que eu trago nesse conteúdo é:

1- Tenha organização e disciplina

Isso significa registrar TUDO que acontece na agência. Tudinho!

Ou seja: as despesas e investimentos, as vendas, pagamentos e recebimentos, monitorar a fatura dos fornecedores. Em outras palavras, você não pode deixar nada passar batido. 

Toda movimentação é importante dentro do cenário de gestão financeira. 

2- Entenda o perfil da sua empresa 

Entender o perfil da sua empresa não significa dizer apenas: “eu tenho uma agência de viagens”. 

Esse conhecimento precisa ser um pouco mais aprofundado. Por isso, trouxe alguns exemplos:

• O nível de maturidade do seu negócio;
• A quantidade de informações que circulam pela agência (estou na fase de contratar mais funcionários?);
• Quais são as prioridades de cada área (é necessário definir ações urgentes, que terão impacto a curto prazo, e ações não urgentes, que vão gerar resultados a longo prazo);
• Qual é o cenário real da empresa em termos de finanças e investimentos?

Para colocar a gestão financeira em prática, primeiro você tem que entender a sua agência e lidar com o perfil dela de forma realista. Os pontos que eu citei vão te ajudar com isso!

3- Comece com estratégias simples

Uma coisa muito importante é fixar na cabeça que gestão é tudo. 

Ela é a estrutura que mantém o funcionamento do negócio e que traz clareza para o gestor! Mas quando começam a pensar nesse tema, alguns donos de empresa endoidam e tentam iniciar projetos mirabolantes, o que quase sempre causa desmotivação e até algumas confusões.

Por isso, a minha dica é curta e objetiva: comece simples. E para te ajudar, eu trouxe algumas ações que são básicas e necessárias! 

3.1 Confira valores de recebimento e pagamento

Você faz a conferência dos valores de comissão que sua agência deve receber e pagar aos fornecedores?

Existem centenas de gestores que deixam essa conferência em segundo plano. Com isso, eles perdem o controle das movimentações e podem até perder dinheiro!

É importante entender que os fornecedores emitem milhares de faturas todos os dias. Ou seja: erros podem acontecer! 

Conheci dois cenários comuns e perigosos dentro desse tema. O primeiro: agências que deixam para conferir a fatura após o pagamento. Nesse caso, o agente pode descobrir um erro e entrar em contato com o fornecedor, mas o processo será muito mais complicado e demorado. 

E agências que deixam para conferir depois, porém, se esquecem e abandonam as faturas em uma pilha de papéis para todo o sempre.

Fique atento, pois é responsabilidade da agência analisar se os valores de recebimento estão corretos. Essa é a sua receita!

Como o Monde pode ajudar com isso? O sistema possui o recurso de “Fatura Fornecedor” para que a conferência das comissões a receber seja realizada de forma mais simples. Leia sobre o tema em nossa central de ajuda.

3.2 Acompanhe o fluxo de caixa 

Não é a primeira vez que o tema fluxo de caixa aparece aqui no blog. E é isso, agente, não tem como fugir dele. 

Você pode até achar o assunto meio chato. Porém, mais cedo ou mais tarde vai precisar dar atenção a essa área. Afinal, essa atividade cumpre um papel importante dentro do processo de gestão financeira. 

Se uma agência registra todas as movimentações de entrada e saída, por menores que sejam, a análise do fluxo de caixa funciona e ajuda nos seguintes pontos.

 Alguns gestores ainda se apoiam em impressões sobre as finanças

“Ah, essa semana fizemos muitas vendas, então o caixa deve estar bem no azul”. Mas a realidade pode ser outra, já que vender não significa ter lucro, necessariamente. A análise do fluxo de caixa ajuda o proprietário a ter uma visão mais precisa da área financeira do negócio. Ou seja, não existe achismo, são números que comprovam um resultado positivo ou negativo dentro de um período. 

Como agir diante de imprevistos?

O primeiro fator se liga a esse segundo, pois tendo uma visão clara das movimentações, o gestor tem chance de lidar com imprevistos financeiros com antecedência. 

E vou te falar, isso é importante. Afinal, imprevistos e sazonalidades estão presentes no negócio do agente de viagens. O Coronavírus é prova disso! Então, para evitar que alguma situação que está fora do seu controle prejudique a saúde da sua agência, você precisa ter o hábito de cuidar do seu caixa. 

O fluxo de caixa ajuda a manter as informações financeiras organizadas e atualizadas

Dois pontos cruciais para alcançar sucesso. Olha lá, hein, dados bagunçados e desatualizados podem gerar interpretações erradas.

Por fim, o fluxo de caixa permite uma previsão financeira do negócio

Por exemplo: vamos imaginar que você, como gestor, iniciou uma análise de como estará o caixa nos próximos 2 meses, e, com isso, percebeu que se continuar tendo o mesmo valor de entrada nesse período, terá mais despesas do que receitas no futuro. 

Isso quer dizer que: lascou, pois em 2 meses a agência vai entrar no vermelho. 

A boa notícia é que o estudo antecipado te dá a chance de tomar uma ação para mudar esse cenário.

Enfim, eu sei que financeiro, no geral, pode parecer um bicho de sete cabeças. E, por essa razão, muitos gestores deixam essa área meio de lado. Não faça isso! Acompanhe de perto os números da sua empresa e entenda, de verdade, quais são os resultados.

Bom, mas eu quero facilitar ainda mais a sua vida, te apresentando uma ajudinha tecnológica: O Monde!

Clique aqui e entenda como o relatório de Fluxo de Caixa do sistema pode facilitar a sua vida.

3.3 Realize a conciliação bancária 

A conciliação bancária nada mais é do que uma comparação entre os seus extratos do banco e o seu controle interno (planilhas ou sistema de gestão). 

Mas por que isso é importante? Porque as agências oferecem várias formas de pagamento e são diversas as entradas e saídas que ocorrem em um dia.

E com tantas movimentações, não é incomum encontrar formas de pagamento e valores lançados incorretamente. 

Fazendo a conciliação, você corrige possíveis falhas, tendo, assim, uma visão realista do quanto a agência tem em caixa. 

A atenção aos detalhes é essencial na área financeira. Até porque, um número errado pode mudar todo o resultado final, fazendo com que os relatórios apresentem dados irreais. 

Portanto, tenha em mente que confrontar as informações dos extratos bancários com o seu respectivo controle interno de forma diária ou semanal, dependendo do volume de movimentações, é uma tarefa que precisa ser realizada.

No Monde você conta com o auxílio dos recursos de “Extrato de conta” e “Fechamento de Caixa”. Com eles você analisa informações, valida se os valores estão corretos e fecha o caixa, evitando que alterações futuras sejam realizadas.

Clique aqui para ler um artigo sobre o assunto. 

3.4 Defina indicadores para o negócio 

O Daniel Biancareli, agente de viagens e empreendedor com mais de 20 anos de experiência, fez uma analogia em uma palestra que eu gosto sempre de trazer nos meus artigos. 

Para que um barco navegue e chegue a algum lugar, todo mundo tem que remar na mesmo direção. Mas para que isso aconteça, todos precisam saber qual é a direção correta. 

Se as pessoas não receberem um direcionamento, o barco vai ficar rodando e, eventualmente, vai afundar. 

Aplicando a ideia na área financeira: sem indicadores para ter uma direção que faça sentido para a empresa, dada a sua estrutura e maturidade, e sem dados para tomar atitudes pensadas, a agência tem grandes chances de fechar as portas. 

Por isso, outra tarefa que o gestor precisa colocar em prática é a de definir indicadores e analisá-los com regularidade. 

E aí que entra o projeto de KPI (indicadores-chave de performance). Mas eu já falei sobre isso em outro conteúdo, e você pode ficar por dentro do assunto clicando aqui. 

3.5 Conte com um sistema de gestão 

Você concorda que a tecnologia facilita muito as nossas vidas? Para fazer pesquisas, conversar, organizar as tarefas diárias, aprender coisas novas, enfim.

Nós estamos sempre buscando alternativas para otimizar atividades e ter mais tempo livre.

Por isso, acho importante citar aqui que um sistema de gestão pode facilitar muito a gestão financeira da sua agência de viagens. Não mantenha processos ultrapassados e complicados. Traga a sua empresa para o século 21! 

Ainda não te convenci? Hmm, público díficil (rs).

Mas olha, se ganhar tempo não é a sua prioridade, uma das vantagens abaixo pode ser. Confere só.

Utilizar um sistema:

• Evita falhas humanas: registrar e controlar informações financeiras de forma manual pode ser um processo bem cansativo, não é mesmo? E, além de cansativo, esse procedimento está sujeito a falhas. Com um sistema, os processos são automatizados!

• Ajuda a tomar decisões e colocar ações lucrativas em prática. Com um sistema você tem informações para ações de prospecção e consegue criar um projeto de redução de despesas. E adivinha? Essas duas estratégias podem gerar lucro para a empresa. 

Assista ao vídeo sobre prospecção utilizando dados do Monde.

E clique aqui para ler o artigo sobre redução de despesas. 

Conclusão

Mas já acabou?

Espero que esse material te faça pensar em gestão financeira de um jeito mais simples. Aplique as dicas e deixe as suas dúvidas nos comentários.