Como parar de perder dinheiro na sua agência de viagens

Parar de perder dinheiro é uma forma de aumentar o faturamento da sua agência de viagens, sabia? Além de vender mais, aumentar o ticket médio e melhorar a conversão, que são ações para elevar a receita, ter conhecimento dos pontos que te fazem perder dinheiro e trabalhar para evitá-los, também te fará lucrar.

Vou começar este artigo fazendo uma analogia e contando uma pequena história que fará muito sentido para o seu negócio. O João será o nosso personagem.

Ele tem a vida corrida e atolada de compromissos (te lembra alguém?), por isso, deixa a maior parte de suas contas em débito automático, assim não precisa pagar manualmente.

A conta de água do João também está no automático e ele nunca analisa quanto está pagando mensalmente.

Um vazamento embaixo da garagem começou há 3 meses, dobrando o valor da conta. Porém, como ele não analisa, só percebeu esse aumento drástico quando recebeu uma carta da companhia de água alertando-o sobre um possível problema em sua casa.

Resumindo, João perdeu muito dinheiro.

Agora irei trazer isso para a sua agência de viagens. Na sua agência o vazamento de água se traduz em contas pagas em duplicidade, over não inserido em uma fatura, comissões a receber após o check-out que ficaram no esquecimento, descontos concedidos pelos vendedores que não foram autorizados, etc.

Enfim, são muitos casos que podem estar te fazendo perder muito dinheiro. Mas calma! É possível evitar essas situações. Continue lendo para entender mais sobre os “vazamentos” de dinheiro na sua agência de viagens e como evitá-los.

Erros que podem ocorrer por falta de análise da fatura fornecedor

Over a menos

Nossos clientes sempre nos enviam feedbacks dizendo que o controle de fatura do Monde os ajudou a parar de perder dinheiro.

Antes de mais nada, é preciso lembrar que os fornecedores podem errar. Eles utilizam muitos sistemas que são vinculados a diversas plataformas. O processo de integração, contato com agências e emissão de milhares de faturas todos os dias é gigantesco.

Então, pode acontecer, por exemplo, de você combinar um over de 3% por telefone com um fornecedor que tem um comissionamento fixo de 6% com sua agência e receber apenas o valor de comissão, pois em meio a tantas outras ligações e tantas outras agências, o fornecedor se esqueceu do seu over.

Pensando nisso, é preciso ter sempre os valores que foram combinados registrados, pois quando a fatura chegar na sua agência, você poderá pegar suas anotações e conferir se tudo está correto. Caso não esteja, basta entrar em contato com o fornecedor comunicando o erro e mostrando as informações da venda. 

Forma de pagamento trocada

Alguns clientes já relataram uma outra situação. Algumas vezes o vendedor insere no sistema do fornecedor a forma de pagamento “cartão de crédito”, sendo assim, a fatura deveria chegar para a agência apenas com a comissão a receber, visto que o valor total foi passado no cartão para o fornecedor.

Porém, por algum erro, a fatura vem com pagamento em dinheiro, cobrando o total da agência.

Veja um exemplo:

Venda no valor de R$500,00.
Forma de pagamento: cartão de crédito (passado na maquineta do fornecedor).
Comissão para a agência: R$50,00.

Esses são os dados da venda, porém, a fatura veio com o valor de R$450,00, como se o cliente tivesse pagado em dinheiro, a agência tivesse retido a comissão e precisasse repassar o restante ao fornecedor. Nesse exemplo, além da agência não ganhar nada, ainda sairia com um prejuízo de R$450,00.

Fatura trocada por causa do nome parecido das agências

Existem várias agências que têm nomes bem parecidos. Um cenário comum de ocorrer é o fornecedor faturar uma venda para a agência errada por confusão de nomes.

Por exemplo: minha agência se chama Isa Viagens e existe uma outra agência com o nome Isa Turismo.

O fornecedor deveria ter emitido uma fatura para a Isa Turismo, mas emitiu no nome da minha agência. A fatura chegou e como eu não analiso, paguei o valor de uma venda que não foi feita pela minha agência.

Golpista emitindo produtos no portal do fornecedor com o login de um vendedor

Nós já tomamos conhecimento de um tipo de golpe que ocorre em agências de viagens. Os criminosos obtêm o usuário e a senha do vendedor e realizam a venda com esse login.

Clique aqui para entender mais sobre golpes em agências de turismo e como proteger-se.

Então, as faturas irão chegar e é importante checar com recorrência para não pagar por vendas que não foram realizadas pela sua agência.

Pensando nesses fatores, facilitar a organização e sistematizar os processos da sua agência é fundamental para não ter os problemas que citei até aqui. Lembre-se que parar de perder dinheiro se traduz em aumento do lucro da agência, objetivo de qualquer gestor.

O sistema Monde ajuda +2000 a realizarem a conferência das faturas de forma fácil e prática. Se quiser entender como isso é possível, fale com um consultor.

Outros pontos que podem te fazer perder dinheiro

Além da falta de conferência da fatura ser prejudicial, outros fatores podem te fazer perder dinheiro e vale a pena estar atento. Confira:

Não emitir nota e perder a comissão

Essa pode ser uma venda na qual a forma de pagamento seria direto no hotel, com uma comissão de valor baixo (entre R$ 30 e 60), e ainda, para recebê-la, a agência teria que emitir a nota só no check out, que pode ocorrer, por exemplo, 6 meses depois que a venda (momento em que a agência reservou a hospedagem para o cliente) ocorreu.

Todos esses fatores somados podem fazer com que essa comissão seja esquecida. E se não existe um controle, registro e facilidade para listar e cobrar, a chance de não receber é grande.

Vendedores vendendo fornecedores com margem baixa de comissão

Seus vendedores podem estar vendendo fornecedores com margem mais baixa de receita, simplesmente por não estarem analisando os outros fornecedores, que podem ter a mesma qualidade no serviço e oferecer uma margem mais mais alta de comissionamento.

Também ocorre às vezes do fornecedor estar disponibilizando algum prêmio (ingresso para o cinema, para algum parque aquático) e na empolgação, o vendedor vende esse fornecedor e não analisa a margem dos outros.

Confira as vendas para saber se sua agência poderia estar ganhando mais dinheiro.

Pagamentos de contas

Já passamos pelas faturas e pelas vendas da agência, agora é hora de analisar as contas. Todas as saídas financeiras precisam estar registradas, afinal, não é incomum que valores venham errado ou que você receba contas de outros lugares, por exemplo.

Por isso, redobre a atenção para esse fator e mantenha uma organização profissional. Veja abaixo dois cenários que podem te fazer perder dinheiro por falta de análise das contas:

Pagamento de contas duplicadas

Em casa eu já recebi cobranças duplicadas de internet, da Tv e da conta de energia. Isso pode acontecer na sua agência também. Por um erro, o seu pagamento pode não ser registrado e você precisa ter o comprovante em um local de fácil acesso para provar que a conta em questão foi paga.

Verifique tudo que sai do caixa da sua empresa. Nunca pague uma conta de forma automática.

Pagamento de contas sem necessidade

Já tivemos casos na Monde de agências que mudaram de proprietário e não sabiam que o antigo dono usava o nosso sistema. O novo dono continuou sua vida nas planilhas, sem analisar as contas que estavam sendo pagas anteriormente. Com isso, alguns clientes já nos ligaram perguntando o que era o Monde, pois perceberam depois de meses que era uma conta fixa sendo paga mensalmente.

Diminuir tempo gasto com processos burocráticos

“Tempo é dinheiro”. Essa frase faz muito sentido para agentes de viagens, não é mesmo? São muitas coisas para gerenciar, muitas vezes com uma equipe pequena. Se o gestor não conseguir otimizar o máximo de tarefas possível, ficará preso aos processos burocráticos e não conseguirá desenvolver ações de marketing para atrair novos clientes, ações de prospecção, nem passar treinamento recorrente para os colaboradores, o que é essencial para qualquer empresa.

Além da sobrecarga do gestor, a equipe também fica sobrecarregada quando o cenário é de trabalho arcaico.

Não é possível “se livrar” da rotina burocrática por completo, mas é possível otimizá-la para que ela não tome mais tempo que o necessário.

Conclusão

Você pode evitar os vazamentos de dinheiro na sua agência de viagens. Mas para isso, deve ter atenção, uma equipe que segue processos e, principalmente, precisa otimizar processos para que as conferências não sejam tão complexas.

Pare de perder dinheiro hoje!

Qualquer dúvida, deixe nos comentários.