Como o plano de contas pode ajudar a sua agência de viagens

Sua empresa já tem um plano de contas estruturado?

Hoje eu vou falar sobre o financeiro da sua agência de viagens. Eu sei que é um assunto que muitos evitam pois acham chato e difícil, porém ele é essencial para quem quer ter uma empresa em constante evolução. 

Neste conteúdo nós vamos conversar sobre o plano de contas. Fica comigo para entender:

• O que é o plano de contas;
• Como ele pode ajudar sua agência de viagens;
• Os erros mais comuns no momento de criar o plano;
• E como o Monde facilita esse processo.

Então, vamos lá!

Por que é importante cuidar do financeiro?

Daniel Biancareli, gestor e agente de viagens há mais de 20 anos, contou que o seu sucesso no mercado turístico aconteceu e se sustentou porque ele se preocupou em organizar e fazer com que os processos financeiros da sua agência de viagens funcionassem de forma organizada e segura. 

O principal objetivo dos gestores e empresários de agências de viagens é vender mais, eu sei. Porém, não adianta só vender, sua agência precisa realizar uma gestão financeira de qualidade, ou seja, receber as comissões corretamente e manter as despesas baixas. Esses são os pontos mais básicos da gestão de finanças. 

Por isso, é muito importante que você, gestor, faça com que o financeiro da sua empresa funcione de uma maneira organizada e segura, para só depois, colocar estratégias de venda em prática. 

O que é o plano de contas?

Ele é o agrupamento das contas que vão sendo pagas e recebidas ao longo do mês. Quando uma conta é cadastrada, seja no sistema de gestão ou em planilhas, ela deve possuir informações como:

• Descrição;
• Data de vencimento;
• Data de liquidação;
• Valor e etc.

Esses dados formam a característica daquela conta. 

Então, individualmente, todas as contas têm suas informações. Só que fica muito mais fácil realizar uma análise financeira do negócio se as contas estiverem agrupadas. E é nesse momento que entra o plano de contas.

No Monde você pode criar as categorias e as subcategorias para o plano. Por exemplo:  

Com essas categorias criadas e as contas agrupadas de acordo com as suas classificações, fica muito mais fácil, no final de um período, analisar o valor de cada grupo de despesas ou receitas.               

1- Categorias iguais?

O escritório de contabilidade cria um plano de contas (também chamado de elenco de contas) para fazer a gestão da agência. Mas se o gestor criar o seu próprio plano em um sistema de gestão ou planilhas, as categorias precisam ser iguais às criadas pelo escritório de contabilidade?          

Não, as categorias não precisam ser iguais. Isso porque o escritório de contabilidade precisa fazer todo o lançamento de contas em uma estruturação contábil, com questões complexas como a depreciação de equipamentos, por exemplo. 

Em uma agência de viagens as categorias serão muito mais simples, pois elas precisam apenas dar ao gestor uma visão administrativa do dia a dia do negócio.

O objetivo principal é ter um plano para criar um projeto de metas de despesas, analisando qual categoria traz mais gastos e como ela pode ser reduzida. Afinal, para alcançar o “lucrar mais” é preciso combinar vendas com a redução de despesas.

Dica: se você tiver um bom relacionamento com o seu contador, chame-o na agência um dia e apresente o plano de categorias que você configurou, assim você pode deixá-lo mais alinhado com a visão do escritório.

2- Uma vez criadas as categorias do plano, elas precisam ser as mesmas para sempre?

As categorias criadas no plano não precisam ser iguais para sempre. Afinal, elas devem evoluir de acordo com a visão do gestor e as mudanças do mercado. 

Sendo assim, o plano de contas permite que o gestor acompanhe a sua própria evolução.

PS: o Monde oferece uma grande ajuda nesse quesito, já que conforme você vai mudando sua visão estratégica é possível excluir, criar, modificar e migrar contas das categorias e subcategorias com muita facilidade.    

3- Quais são os erros mais comuns no momento de estruturar um plano de contas? 

Não existe muito segredo para criar o plano de contas, o mais importante é criá-lo. Além disso, como ele pode ser alterado, não tem problema criar categorias e mudar depois. Mas tem duas dicas importantes para que o plano seja bem feito:

Alguns agentes de viagens pensam que é necessário ter muitas categorias para analisar cada pequeno detalhe da empresa. Isso pode ser um erro, pois criando muitas categorias fica difícil estudar as contas com a rapidez que o agrupamento permite.

O gestor de uma agência de viagens que contratou o Monde, mostrou a planilha de plano de contas que ele tinha estruturado e queria passar para o sistema. Porém, durante a consultoria, nós percebemos que ele tinha criado muitas categorias, sem necessidade.

Por exemplo:

Ao invés de ter uma categoria com o nome “adiantamento de retirada”, agrupando todas as retiradas que ele fazia durante o mês (para subtrair do pró-labore depois), o agente criava uma categoria para cada situação: almoço, retirada para combustível, etc.

Com isso, ele não tinha uma visão de quanto retirava durante o mês para subtrair o valor do pró-labore. Esses nomes que ele usou são descrições da conta e não categorias. 

Então, a dica é começar com poucas categorias e depois de um período de 6 meses revisar o plano para ver se há necessidade de criar mais.     

A categoria precisa ser o nome de um grupo que se refere àquelas contas e não o nome do fornecedor. Isso é importante para dar uma visão clara do valor gasto em cada grupo.

Sendo assim, não crie uma categoria com o nome da Claro, por exemplo, mas com a denominação “despesas com telefonia”.

4- É realmente necessário montar esse plano de categorias para gerenciar a parte financeira da agência?

Não necessariamente. O plano mais básico terá uma categoria de receita e uma de despesas, porém, isso vai dar apenas uma visão geral de quanto a agência gasta e recebe ao todo. 

Se ele quiser reduzir despesas, por exemplo, vai precisar olhar conta por conta, entrando em cada uma e fazendo a soma de valores. Com o plano de categorias, basta olhar o grupo para saber o valor que cada um representa do todo.

5- E para finalizar, o Monde ajuda na gestão desse plano de contas?

Com certeza! O Monde facilita desde o processo de criação e evolução do plano, podendo alterá-lo de acordo com as mudanças de mercado e com a visão do gestor, até a análise através de relatórios que a ferramenta fornece. 

Neste Gif você pode ver como é fácil pesquisar e adicionar categorias ao seu plano.

Além disso, todos esses relatórios podem ser enviados para o escritório de contabilidade, facilitando o diálogo da agência com o contador.

Conclusão 

É muito importante que a área financeira da agência esteja organizada para que o gestor possa ter tempo para pensar em estratégias de vendas. 

No começo a parte financeira vai exigir mais esforço, mas com o tempo ela estará funcionando de forma segura e contínua. Com isso, o gestor e a equipe irão conseguir focar em ter resultados nas outras áreas.