Minha agência de viagens precisa de um sistema de gestão?

Nós escutamos vários agentes de viagens dizendo que não têm demanda suficiente para contratar um sistema de gestão para suas empresas. 

Também existem os donos de agências que acabaram de iniciar suas atividades e pensam que é cedo demais para contratar uma ferramenta que ajudará a controlar todas as áreas da empresa: clientes, vendas, financeiro, análise de relatórios, etc.  

E é por causa dessas situações que quero mostrar neste artigo a importância e os benefícios de controlar os processos da sua agência com um sistema de gestão, sem levar em conta seu tamanho ou tempo de abertura. Continue lendo para entender sobre:

• Investimento básico: itens que não podem faltar no planejamento inicial;
• Por que investir em um sistema de gestão? 
• Benefícios de usar um sistema. 

Então, vamos lá! 

Investimento básico: sistema de gestão no planejamento inicial

Durante a abertura de uma agência de viagens (loja física ou home office), algumas despesas são inevitáveis e já entram para a organização do investimento financeiro. 

Alguns exemplos mais comuns são: 

Neste item nós encaixamos tudo que se refere à burocracia para iniciar as atividades de uma agência de viagens. 

Neste item nós colocamos tudo que é necessário na parte de mobiliário para começar o trabalho: computadores, impressoras, mesas, cadeiras. Mesmo que a agência seja home office, muitas vezes é necessário investir em uma mesa, um computador melhor, etc. 

Uma agência de viagens nova no mercado, precisa investir um pouco mais pesado no marketing digital para ganhar espaço no meio online. Aqui também entram os custos com identidade visual: logo, website, cartão de visita, etc. 

Leia neste blog post os demais investimentos para abertura de uma agência de viagens: quanto devo investir para abrir minha agência de viagens?

Porém, além desses investimentos mais comuns, existe um outro item que precisa ser colocado no planejamento, mas que muitos gestores acabam deixando de lado: o sistema de gestão. 

Nenhuma empresa deve começar sua atuação no mercado sem uma ferramenta de gestão. 

Afinal, esse sistema irá fazer parte de todos os processos do negócio, desde o cadastro de clientes, até as análises financeiras. 

Por isso, é inevitável que esse item esteja presente no planejamento inicial, não é mesmo?

Agora, fique comigo e não desista da leitura! Citarei algumas situações positivas que ocorrem quando você planeja a gestão da sua agência de viagens desde o início.

Vantagens de ter um sistema de gestão desde o início das operações 

Informações financeiras

Analisar informações financeiras é essencial para que o gestor tome decisões que irão trazer resultados positivos para a empresa. É uma forma de não “ficar no escuro” e realmente ter controle do que acontece na agência. 

Alguns demonstrativos financeiros que um bom sistema de gestão oferece: 

→ Fluxo de caixa

O fluxo de caixa reúne informações de pagamento, ou seja, compromissos assumidos pela empresa e as perspectivas de recebimento. Essa projeção de entradas e saídas mostra o comportamento futuro do caixa da empresa.  

E quais perguntas o fluxo de caixa responde para manter a saúde financeira de uma empresa?

1-  Quanto você precisa vender para pagar as contas? 

Isso porque se você tem um controle organizado de fluxo de caixa, fica muito mais fácil analisar quanto sua agência precisa gerar de receita para cobrir as despesas e ter lucro. 

2- Você está conseguindo criar uma reserva financeira? 

Com o fluxo de caixa você consegue analisar os meses com mais receitas e menos despesas. Com isso é possível começar a criar uma reserva financeira com o valor que sobra em caixa. 

3- Tenho caixa para contratar funcionários, comprar equipamentos e/ou iniciar um projeto?

O fluxo de caixa mostra as entradas e saídas que já aconteceram e que irão acontecer na sua agência. Sendo assim, você pode saber o saldo acumulado do mês. 

E tendo um saldo extra, sua agência pode:

• Estudar a contratação de um novo funcionário;
•  Criar uma reserva de capital de giro;
• Pensar em alguma aplicação para que o dinheiro renda;
• Investir na própria agência.

E analisando esse demonstrativo financeiro com frequência,  você, gestor, poderá visualizar possíveis quedas nas receitas e/ou aumento nas despesas para se planejar com antecedência e não ficar com o saldo negativo em caixa. 

No vídeo abaixo você pode ver como fazer essas análises dentro do Monde: 

→ Plano de contas 

O plano de contas é a categorização das despesas e receitas que a empresa possui.

Quando você paga uma conta de energia, por exemplo, você anota em sua planilha, ou em qualquer outro local de controle, uma descrição que mostra o que é aquela saída de dinheiro.

Porém, para ficar mais fácil de analisar, existe a opção de agrupar despesas e receitas por categoria. Ou seja, você cria um grupo de “Despesas administrativas” e uma categoria de “Energia” dentro desse grupo. Com isso, todas as contas desse tipo estarão centralizadas em um só local e é muito mais fácil para ver o valor gasto no final do mês, semestre ou ano.

A imagem abaixo mostra as categorias de um plano de contas dentro do Monde. 

Lembrando que vale a pena conversar com um contador para entender quais itens você deve criar para a sua agência. 

Com esse plano de contas estruturado, é possível analisar a descrição das movimentações e saber exatamente de onde o dinheiro está vindo e para onde está indo. Ou seja, um controle mais simplificado do que acontece na empresa.

Além disso, esse demonstrativo financeiro ajuda a estudar pontos fora da curva. Por exemplo: 

Nos últimos 4 meses as despesas e receitas mantiveram um padrão, mas neste mês, especificamente, houve um aumento inesperado nas despesas. 

O que aconteceu? Qual categoria de despesa trouxe esse aumento? 

Fazendo esse estudo você vai descobrir os motivos para essa mudança e poderá evitá-los no futuro. 

Bom, além da parte financeira, uma ferramenta de gestão te ajuda em outras áreas da agência, como: 

• Diminuição do número de processos da agência;
• Organização de informações dos clientes;
• Possibilidade de criar ações para vender mais.

Vou falar de cada tópico agora!

Diminuição do número de processos da agência

Pense comigo: quanto menos tempo você gasta em processos trabalhosos que podem ser automatizados, mais tempo você tem para vender!

Esses processos envolvem coisas simples do dia a dia, como pesquisar dados dos clientes em cadernos e pastas. Montar relatórios para análise de vendas e finanças. Estruturar um plano de comissão em planilhas, etc.

Um sistema centraliza as informações, facilita o acesso a dados, organiza relatórios e, por isso, te faz ganhar tempo!

Não é possível se livrar de todos os processos, mas é possível torná-los mais simples e otimizados.

Organização de informações dos clientes 

Ter informações de quem já comprou (e também de quem não comprou) na sua agência de viagens é essencial. Quer saber por quê? Olhe as vantagens:

→ Imagine o cenário: um cliente que já fez uma viagem com a sua agência volta, pois gostou da experiência. Chegando para ver o próximo destino, seu vendedor pede a ele todas as informações novamente porque não consegue encontrar as anotações que fez no último atendimento. 

Isso não é nada profissional.

Com um bom sistema de gestão você tem as informações no cadastro e pode pesquisar com muita facilidade. 

Confira um exemplo desse processo no Monde: 

Importante: todos os dados que aparecem nos gifs são fictícios.

(Dentro do cadastro de pessoas do Monde há várias abas para colocar informações extras. Com isso, você pode adicionar os mais variados dados sobre o seu cliente: preferências, com quem viaja, se tem alguma restrição alimentar, alguma alergia, etc. Além disso, no cadastro ficam anexadas as tarefas relacionadas ao cliente. Ou seja, todo o histórico do contato dele com a sua empresa). 

No cadastro também é possível organizar anexos para não ter várias pastas espalhadas no computador. Tudo fica centralizado em um mesmo local.

Possibilidade de criar ações para vender mais 

Além de fornecer informações financeiras importantes e organizar o histórico de clientes, um sistema de gestão ajuda a vender mais. 

Como isso é possível? Utilizando dados! Segundo o Daniel Biancareli, proprietário da agência Sonho Real Turismo, a partir do 6º mês de uso do Monde já é possível extrair informações que ajudam a vender mais!

Separei para esse blog post uma dica de ação de prospecção que o Daniel realiza em sua agência.

Temporada de cruzeiros

As companhias marítimas lançam todos os anos temporadas de cruzeiros (normalmente entre dezembro e março). 

Nessa época, então, os funcionários da Sonho Real acessam o Monde para saber quem viajou de navio na temporada anterior e fazem uma ação de prospecção direcionada. 

(No Monde você pode colocar seus clientes em grupos. No caso do exemplo, eu criei um grupo “Cruzeiro 2018” e com poucos cliques encontrei todo mundo que fez essa viagem anteriormente. Com essa informação em mãos eu já posso começar a prospectar). 

Com esse tipo de estratégia a probabilidade de vender é muito maior. Afinal, a ligação não é para um desconhecido, pois você possui um histórico que serve para criar uma conexão com o cliente e também para ter argumentos nessa nova venda. 

Para te mostrar que é possível vender mais tendo uma ferramenta de gestão, assista ao vídeo com 3 ações de prospecção! 

Conclusão

Uma agência de viagens que já está em atividade tem muitos processos rodando e muitas coisas acontecendo. 

Implantar um sistema nessa correria é extremamente desafiador, pois a ferramenta não começa a funcionar da noite para o dia. É preciso tempo e dedicação para que os processos da agência sejam encaixados corretamente.

Por isso que nós recomendamos, de verdade, que uma agência de viagens abra as portas com um sistema de gestão instalado e pronto para receber informações! 

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