Nossa, preciso reduzir despesas da minha agência de viagens. O que eu faço?

Ter um bom controle financeiro é imprescindível para manter uma empresa viva e saudável. Segundo uma pesquisa divulgada pelo IBGE, quase metade das empresas encerram as atividades em 3 anos. Um dado alarmante, que requer muita atenção dos proprietários e gestores.

Por isso, ter o controle real das finanças da sua empresa é essencial, afinal, esse controle torna possível criar e colocar em prática estratégias de diminuição de custos e, consequentemente, aumento de lucro. Além de manter sua agência de viagens de portas abertas

Existem alguns fatores que podem fazer sua agência de viagens melhorar o faturamento:

• Vender mais;
• Parar de perder dinheiro;
• Reduzir custos.

Já temos no blog da Monde conteúdos que irão te ajudar a vender mais e parar de perder dinheiro. Então, hoje, iremos conversar sobre redução de despesas.

Projeto de redução de despesas

Como você gerencia a parte de redução de custos da sua agência de viagens? Você sabe quais são as categorias das suas despesas e como criar ações para reduzi-las?

Gerenciar despesas é uma tarefa importantíssima, que exige organização, estratégia e dados seguros.

Para iniciar esse projeto é necessário, em primeiro lugar, conseguir acompanhar de maneira prática e fácil, as despesas que a empresa produz. Isso significa conseguir comparar as despesas entre os meses e analisar quanto você gasta em cada departamento e/ou item que compra.

Além de visualizar as despesas variáveis, que são situações que não ocorrem todos os meses, como um almoço para funcionários ou a compra de um computador, é necessário estudar os custos fixos. Esses envolvem aluguel, energia, internet, etc.

Sem o controle dos custos que sua empresa gera, você pode estar pagando por serviços que não são importantes e que podem ser cortados. Aí já se inicia um projeto de redução. 

Como reduzir despesas

Se convenceu e quer reduzir as despesas da sua agência? Para isso, 3 passos precisam ser seguidos:

1: Analisar;

2: Definir;

3: Agir.

Analisar a situação financeira da agência

Analisar a situação financeira significa investigar a saúde e a estabilidade do seu negócio. Ou seja, investigar se as receitas são maiores que as despesas e em quais itens o dinheiro está sendo usado.

Para esse estudo financeiro, é necessário saber exatamente quais valores entram e saem do caixa da agência. Para isso, todas as despesas, mesmo as pequenas, precisam estar registradas de forma que você saiba o que elas são. Afinal, realizar uma análise por categoria de gastos permite que o gestor visualize quais atividades estão custando mais do que deveriam.

Se você não tem uma gestão financeira bem estruturada e mantém dados financeiros em planilhas ou no famoso caderninho, pode ser a hora para investir em um sistema de gestão para facilitar e otimizar seu trabalho.

Definir quais despesas serão reduzidas

Tendo em mãos as informações de receitas e despesas, é o momento de definir o que pode ser reduzido.

O primeiro passo desta etapa é fazer uma lista com os itens que você acredita que podem ser controlados. Por exemplo: você puxou em seu sistema de gestão as contas de energia dos últimos 3 meses e viu que o valor tem aumentado consideravelmente, apesar da agência não ter contratado novos funcionários. Coloque o valor da energia como uma despesa redutível (vou dar dicas de como fazer isso abaixo).

Outro exemplo é: as retiradas para pequenas compras estão acontecendo com muita frequência? Você pode analisar quais são essas saídas para tentar economizar.

Agir

Agora é hora de colocar a definição em prática. Além dos itens que você selecionou como despesas redutíveis, vou dar 4 dicas de pontos que não podem faltar nesse projeto.

1. Envolva sua equipe

Reduzir os custos da agência não deve ser uma preocupação apenas dos gestores, mas de todos os funcionários. Então, o primeiro item dessa lista é envolver toda a equipe. Crie metas de custo e conscientize o time a reduzir o consumo e economizar.

2. Economize energia

Reduzir o consumo de energia é a forma mais comum de diminuir despesas.  

Algumas ideias de redução são:

• Conscientize os funcionários com avisos nas paredes lembrando-os de desligar as luzes e computadores no final do expediente;
• Troque as lâmpadas para fluorescentes ou LED (lâmpadas de LED consomem de 6 a 8 watts, enquanto as comuns chegam 60 watts);
• Instale sensores de movimento em banheiros e outras áreas públicas;
• Não deixe aparelhos eletroeletrônicos em modo de hibernação (standy by). Desligue-os da tomada quando não estiver utilizando;
• Mantenha as fiações elétricas em bom estado e desligue o ar condicionado 1 hora antes do término do expediente.  

Essas são dicas simples que você pode colocar em prática hoje.

3. Acabe com os telefones

Hoje as operadoras têm investido mais em portabilidade e tecnologia, o que, consequentemente, está fazendo com que os preços dos planos de telefonia diminuam.

Por isso, faça uma análise do seu plano atual e compare com as demais operadoras. Veja se é possível diminuir o preço ou receber algum tipo de bônus. Faça essa comparação a cada 6 meses, pelo menos.

Você pode também explorar serviços de VOIP, como o Skype, que permitem falar de graça pela internet e que, muitas vezes, contam com ligações e planos mais baratos.

4. Elimine pilhas de papéis e entre na era digital

Em pleno século XXI, ainda encontramos agências imprimindo tudo o que veem pela frente. Essa prática traz mais gasto, pois é necessário estar sempre reabastecendo os materiais de escritório. E, ainda, algumas empresas alugam espaços para armazenar esses documentos físicos (mais custos).

A solução mais prática para evitar o cenário acima é DIGITALIZAR. Conte com uma ferramenta de gestão que permita armazenar e organizar esses documentos, de forma que você tenha fácil acesso e segurança.

Evite gastar materiais realizando impressões de RG, CNH e passaporte dos passageiros. Troque pelo arquivo digital que pode ser consultado a qualquer momento nos anexos do Monde, por exemplo.

Conclusão

Você pode criar ações para reduzir as despesas da sua agência de viagens hoje. Estude cada item de despesa da sua empresa e defina se ele pode ser reduzido e como fazer isso.

E claro, se você tem mais dicas ou alguma dúvida sobre o tema, deixe nos comentários.