Sistema de gestão para agências de viagens: custo ou investimento?

Nós sabemos que em tempos de crise a primeira atitude de um gestor é eliminar os custos considerados desnecessários. Porém, é preciso avaliar muito bem o que você considera como custo. Se o que você quer eliminar na verdade é um investimento, o corte trará consequências negativas para a sua agência.

Ao contrário do custo, o investimento é uma aplicação na qual existe expectativa de retorno financeiro. Mas como um Sistema de gestão pode trazer esse retorno? Trouxe neste artigo algumas questões importantíssimas que precisam estar bem definidas para que sua agência aumente a lucratividade e alcance estabilidade financeira. Acompanhe:

Sua agência gera um lucro sustentável?

Esse é o primeiro questionamento a se fazer. Sua agência gera um lucro que se sustenta e te dá segurança agora e nos meses futuros? Na teoria, obter esse resultado não é tão difícil: você pega o faturamento da agência e tira os gastos. Pronto, conseguimos saber o lucro.  

Mas te digo com toda a certeza que, na prática, o “buraco é mais embaixo”, pois o problema não está nessa conta de subtração, está na organização para obter informações confiáveis que te levarão a um resultado de lucro verdadeiro.

Como obter informações sobre o lucro da minha agência?

É aqui que a parte de organização começa: com o fluxo de caixa! Esse controle te garante segurança de todas as entradas e saídas do seu negócio, permitindo que você saiba exatamente para onde o dinheiro está indo. Se você não consegue visualizar essas saídas, fica muito difícil criar um planejamento financeiro, pois sua visão está “obscurecida” em relação às despesas da sua empresa.

Além disso, se torna uma tarefa complicada saber se todos os recebimentos estão entrando corretamente para o caixa. Chega uma hora que o descontrole fica tão grande, que você começa a perder quantidades significativas de dinheiro.

Você realiza ações de Marketing para gerar vendas?

Como proprietário da sua agência de viagens, com certeza um dos seus objetivos é vender e aumentar cada vez mais sua lucratividade! Mas você sabe que para alcançar esse resultado não adianta tentar vender no estilo “goela abaixo”, empurrando o produto ao cliente. Existem estratégias que levam sua agência a vender mais, sem perder a qualidade do atendimento. Elas estão ligadas com ações de marketing que, consequentemente, impulsionam as vendas.

Porém, para conseguir realizar essas estratégias de marketing é necessário ter informações confiáveis e unificadas, para que a extração de dados seja feita com agilidade e segurança. Se o seu controle é feito em planilhas, por exemplo, esses dados não são 100% confiáveis e estão fragmentados ou ainda redundantes. Seria inviável você pesquisar em planilhas quais são os clientes que mais compram, quando compram, o produto mais vendido, o produto que traz mais receita etc. E essas informações são valiosíssimas para criar campanhas de marketing que multiplicam a lucratividade do seu negócio. Em um sistema de gestão você conseguiria as respostas em questão de minutos.

Decisões baseadas no “achismo” ou em dados não confiáveis podem destruir o seu negócio

Você não pode gerenciar sua agência no estilo “as contas chegam e eu pago. Faço uma venda aqui outra ali e parece que minha agência está indo bem”. Há sempre a possibilidade de você estar enganado. Pode ser que você esteja tendo um lucro razoável ou pode ser que você esteja caminhando para fechar as portas da sua empresa em alguns meses. Todos os dias vemos agências de viagens encerrando as atividades. Isso porque elas estão trabalhando com achismos. Com o “acho que estou lucrando bem”. No final das contas, o prejuízo pode ser gigantesco.

Para que você não entre para o grupo de agências com status “encerrando as atividades” ou “apenas sobrevivendo”, a sua tomada de decisões precisa estar embasada em dados reais de vendas, clientes e financeiro.  Analisando essas informações você pode tomar decisões como: o momento ideal para investir em computadores melhores para sua agência, contratar um funcionário, começar a anunciar no Google etc. Tudo isso sem correr o risco de causar um “buraco” no seu caixa. Escutei muitas vezes donos de agências dizendo que tiveram uma despesa inesperada e acabaram entrando no vermelho. Isso não é incomum. Então, não administre sua agência pensando apenas no agora. Planeje-se sempre a longo prazo.

Como estruturar melhor minha agência

Se você está pensando em cuidar do fluxo financeiro, das vendas e do marketing da sua agência de forma manual, “na unha”, pense duas vezes. Um único número errado nos lançamentos pode prejudicar todo o seu negócio, pois o resultado apresentado será irreal. Além de que, sem uma ferramenta, dificilmente você conseguirá estruturar campanhas de marketing para alavancar as vendas. Um Sistema custa a partir de 4 reais por dia. Isso é uma xícara de café.

Por isso, invista em um Sistema de gestão sem medo, pois essa ferramenta te garante 100% de segurança. Assim, suas análises serão precisas e sua agência vai se destacar cada vez mais. Não se esqueça que os recursos oferecidos por um sistema diminuem em até 60% os processos manuais da empresa, o que pode representar um ganho de até 10 horas semanais para você investir no que interessa: aumentar a lucratividade.

Viu como o Sistema não é um custo? Espero que vocês tenham gostado da leitura! Se ficou alguma dúvida, podem deixar nos comentários : )