Como criar um plano de metas de despesas na sua agência de viagens

Se você ainda não criou o plano de metas de despesas da sua agência de viagens, este blog post vai te ajudar!

Eu sei que as pessoas costumam não gostar de consumir conteúdos sobre financeiro. Principalmente os gestores, pois eles preferem os materiais sobre vendas e marketing, coisas que envolvem o lucro diretamente. 

Pode confessar aqui, você prefere os conteúdos de vendas, né?

Tudo bem, eu entendo! Porém, é necessário pensar na gestão financeira e separar um tempo para cuidar dessa área da empresa, pois só assim é possível ter resultados e uma agência de viagens saudável. 

Vender é maravilhoso e essencial, mas fazer o controle de todas as movimentações (entradas e saídas de dinheiro) é o alicerce que vai manter a sua empresa aberta. Não existe negócio sem controle financeiro.

Por isso, hoje eu vou falar sobre o plano de metas de despesas. Você sabe o que é isso? Como criar? E por que é importante?

Continue lendo para entender tudo agora!

O que é o plano de metas de despesas?

Você já deve ter lido na internet o termo “metas financeiras”, que é mais utilizado em cursos e conteúdos da área de finanças. O plano de metas de despesas tem a mesma ideia, que é: colocar um teto nas categorias de despesa para que elas não sejam muito altas. 

No artigo a respeito do plano de contas (você pode ler clicando aqui), eu falei sobre a criação das categorias de contas. Elas servem para que o gestor entenda o valor de cada grupo (de despesa e receita). 

Você pode ler para entender melhor. Mas para este conteúdo é preciso ficar claro que:

A meta de despesa é o ato de determinar o valor máximo que será utilizado em cada categoria de despesa.

Ou seja, quanto você vai gastar por mês com:

• Verba de marketing;
• Manutenção de equipamentos;
• Reformas e troca de equipamentos antigos, etc.

E se você não está convencido da importância de ter um plano de metas de despesa na sua agência de viagens, vou fazer uma analogia bem legal. 

Vamos pensar em uma horta. Isso mesmo, uma horta (eu não estou doida, vai fazer sentido, prometo).

Os legumes que você planta são suas receitas e as ervas daninhas são as despesas. 

Para que você tenha uma horta saudável é necessário controlar o aumento das ervas daninhas, já que sem esse controle elas irão cobrir os legumes. E é fato que uma plantação com daninhas fica prejudicada, pois elas roubam os nutrientes do solo, deixando os legumes fracos. 

Ou seja, trazendo esse cenário para a sua agência, se você não organizar e analisar suas despesas, elas podem sobrepor as receitas. E isso é um problemão, não é mesmo? Afinal, como a sua empresa vai se manter no mercado tendo mais despesas do que receitas?

Por isso, continue lendo para nos aprofundarmos no tema financeiro.

Como criar o plano de metas de despesas?

Bom, para poder criar esse plano, primeiro você precisa conhecer as despesas da sua agência de viagens. 

1°passo: então, o primeiro passo é ter as contas da sua empresa cadastradas e organizadas 

Nossa indicação é que você cadastre tudo no sistema Monde, pois é muito mais prático do que montar planilhas. E ainda, após 3 meses de uso você já vai ter um histórico seguro para criar suas metas de despesas. 

Isso porque a partir do histórico gerado em relatórios pelo Monde, você terá a média dos gastos em cada categoria de conta. Por exemplo:

Verba de marketing: média de mil reais por mês. 

Com essa informação você pode definir que o gasto com marketing será de mil reais, exceto em junho/julho e novembro/dezembro. Nesses meses o orçamento irá dobrar, pois é esperado um aumento nas vendas (situação e valores hipotéticos). 

Dica: entenda como o mercado utiliza o plano de metas de despesas. Você, agente de viagens, está sempre nos eventos e famtours em contato com pessoas do mercado turístico. Aproveite essas oportunidades para conversar sobre estratégias que estão funcionando e sobre o valor gasto em determinadas categorias de conta. Dessa forma é possível ter uma visão mais clara para criar um plano que faça sentido dentro do contexto do seu negócio. 

2° passo: o segundo passo é fazer a gestão das despesas 

Essa é a hora de analisar as despesas que sua agência de viagens está contraindo mensalmente. É importante entender se elas estão se mantendo ou se há alguma categoria fora do planejado.

“Isabela, eu tive um aumento no grupo de despesas administrativas. O que eu faço?” Bom, é super importante que você mantenha esse olhar estratégico e analítico, pois só assim cria-se um entendimento sobre o que acontece no negócio. No cenário em que você analisou e descobriu um aumento nas despesas fora do esperado, é o momento de tomar ações práticas para reduzir esse valor. 

Faça as seguintes perguntas:

• O que fizemos de diferente nesse mês que trouxe esse aumento como consequência? Sabendo esse ponto, você e sua equipe poderão evitar nos próximos meses;
• Eu consigo diminuir o valor dessa categoria?

Nunca deixa o seu plano de metas de despesas de lado!

A meta de despesas é responsabilidade apenas do departamento financeiro ou do dono da agência?

O maior resultado nessa questão da meta de despesas vem do empenho do proprietário ou da pessoa (departamento) que cuida da parte financeira da agência, já que eles lidam com as contas de maior volume. 

Porém, é importante envolver toda a equipe, até porque, economia faz parte de um contexto em que todos podem ajudar. 

Vou citar algumas ações:

• Desligar o ar condicionado em salas vazias. Também é interessante desligar 1 hora antes do expediente acabar, pois a sala continuará geladinha; 
• Não deixar luzes acesas sem necessidade;
• Ter copos de vidro para que a equipe não utilize vários copos descartáveis durante o dia.

Esses pontos vão gerar uma economia pequena, claro, mas que a longo prazo pode fazer diferença. Além disso, é uma ajuda para meio ambiente e é importante pensarmos sempre em sustentabilidade. 

Leia o blog post “como reduzir despesas e melhorar a saúde financeira da sua agência” para conhecer mais estratégias. 

Dicas extras para as metas de despesas: 

Estamos falando nesse blog post sobre gastos e despesas, mas é importante pensar a longo prazo, visto que às vezes ficamos focados em reduzir a despesa o mais rápido possível e nos esquecemos de questões como evolução e performance.  

Em alguns casos a despesa pode ser um investimento. Veja só:

Se a sua agência tem uma cozinha com uma geladeira antiga, trocar esse eletrodoméstico será uma despesa agora, mas irá reduzir os gastos com energia a longo prazo. Ou seja, é um investimento!

Outro exemplo: vamos imaginar que o computador de um dos seus funcionários está muito lento, fazendo com que os atendimentos demorem mais do que deveriam. Trocando esse computador o seu funcionário poderá ter uma performance melhor e até atender mais pessoas. 

Tempo é dinheiro!

Essa frase é bem conhecida e se aplica muito bem ao mundo do turismo. O tempo da equipe é valioso. Então, se os funcionários tiverem um trabalho mais organizado, com: 

• Dados centralizados para encontrar documentações com alguns cliques; 
• Facilidade para cadastrar as vendas;
• Organização dos lançamentos e análises financeiras; 
• Um processo de pós-venda que ocorre em fluxo, sem complicações.

E se o gestor tiver relatórios de todas as áreas também com muita rapidez, podendo estudar o que acontece em seu negócio de forma simplificada, sobra tempo para pensar de forma estratégica em ações de marketing e vendas (+ lucro). A equipe de vendas pode produzir mais (ou seja, + lucro) e o financeiro pode trabalhar com menos erros em processos que envolvem dinheiro, tendo, também, a chance de aumentar o lucro.

Por isso, a recomendação final é ter um sistema de gestão para o controle total da agência. Ele será de grande ajuda para todos os processos e facilitará o trabalho de todo mundo, aumentando a performance e otimizando o que antes era complexo. 

Dito isso, eu vou recomendar o blog post “sistema de gestão: custo ou investimento” para que você entenda que o Monde não é uma despesa, mas um investimento que traz excelentes retornos. 

Conclusão 

Nesse conteúdo você entendeu que não é difícil montar um plano de metas de despesas, só é necessário ter o histórico das suas contas.

Para entender sobre organização e categorias de despesas, leia o blog post “como montar um plano de contas”. Nesse material eu escrevi um passo a passo para que sua agência tenha um controle simplificado de cada grupo de contas. 

E não vá embora com dúvidas. Pode deixar nos comentários!