Como organizar a mesa do financeiro em uma agência de viagens

organização de documentos de um jeito fácil

Escute o blog post abaixo:

Organização é um dos assuntos do momento. Por isso, vamos entender juntos como descomplicar o arquivamento de documentos financeiros para otimizar o trabalho de todos na agência.

O tema desse conteúdo é “como organizar a mesa do financeiro em uma agência de viagens”. E você pode ficar com a dúvida:

“Isabela, por que raios você escreveu um conteúdo sobre organização em meio físico se estamos vivendo na era da tecnologia? Não deveríamos focar apenas no meio digital?”

E aí eu te respondo: não!

Nós estamos mesmo na era da tecnologia. Esse é um fato inegável, afinal, esse pequeno aparelho que temos nas mãos nos permite acessar informações, conversar com pessoas do mundo todo, comprar, vender, enfim. 

Mas apesar de estarmos em uma época com muitas tecnologias e facilidades, ainda é necessário ter muitos papéis impressos, especialmente no financeiro, não é verdade? E é importante ter organização dessa papelada para que todo o trabalho seja otimizado. 

E eu vou explicar como fazer isso agora mesmo. Continue lendo!

Organização de uma maneira geral 

Nesse conteúdo eu quero falar com você da organização de uma maneira geral, ou seja, abrangendo mundo físico e digital. Afinal, a organização faz com que processos, de fato, funcionem. 

Me conta, você que está inserido nesse meio turístico viaja bastante, certo? Então, conhece vários lugares e entende a complexidade dos processos para que uma viagem aconteça. 

Vamos pensar nos procedimentos que envolvem a decolagem do novo A380, por exemplo, que tem capacidade para mais de 500 passageiros. Imagine:

  • Embarcar refeições para 500 pessoas; 
  • Embarcar a mala e todos os passageiros no horário;
  • Abastecer o avião;
  • Trocar a tripulação; 
  • Checar as portas;
  • E diversos outros processos que acontecem sem a gente saber 

Enfim, são muitas etapas que precisam ser seguidas para que o avião possa decolar no horário certo. Por isso é importante que exista muita disciplina e organização para que tudo funcione! 

No cenário da gestão financeira é a mesma coisa, pois a desorganização pode resultar em erros. Quando as mesas no ambiente de trabalho estão bagunçadas, cheias de folhas e documentações espalhadas, e os computadores cheios de pastas com diversos arquivos, os processos sofrem problemas. 

Vamos ver quais são esses possíveis problemas?

Erros que podem ocorrer por falta de organização 

A baixa performance e a lentidão em processos são fatores que não conseguimos medir. Porém, é fato que a falta de organização prejudica a agência e torna-a menos competitiva. Afinal, os consumidores querem agilidade.  

Mas para exemplificar melhor, o Daniel Biancareli, agente de viagens que está sempre me ajudando a entender melhor o mundo das agências, me contou alguns casos que ele já viu acontecer nesses 20 anos de caminhada no turismo:

1- Pagamento de contas duplicadas;

2- Corte de energia na agência. Não por falta de dinheiro, mas por falta de organização para pagar tudo em dia; 

3- Atraso de pagamento para o fornecedor, fazendo com que a imagem da agência fique “queimada”;

4- Pagamento de juros em contas;

5- E o pior cenário, problemas com o passageiro. 

O Daniel me contou que já ouviu histórias de clientes irem liberar vouchers e suas reservas estarem canceladas por falta de pagamento. Você já viveu ou presenciou uma situação parecida? Imagina gerar esse transtorno para o passageiro por falta de organização da agência. Isso pode fazer com que o viajante fique muito decepcionado com a empresa. 

Bom, falei dos problemas, agora vou trazer soluções. Vamos às dicas de organização. 

Dicas de organização: arquivamento de documentos físicos e digitais

Uma agência de viagens precisa guardar documentos referentes às vendas, os comprovantes de contas pagas, entre outras “papeladas” que irão servir de comprovação caso, no futuro, a empresa tenha algum problema jurídico. Muitos documentos precisam ficar guardados por cerca de 4-5 anos.

Portanto, apesar do investimento em digitalização de informações, como a nota fiscal eletrônica, por exemplo, ainda existe muita transação de papéis físicos. 

E por essa razão, os documentos físicos muitas vezes se acumulam em uma bagunça que não tem fim. Mas não são só eles.

Eu já vi muitas agências criando subpastas no e-mail para organizar documentos digitalizados e várias pastas no computador de cada funcionário. 

Com isso, as informações da agência ficam espalhadas tanto no mundo físico, como no digital. 

É uma desorganização que causa lentidão no trabalho, mas além disso, deixa os documentos vulneráveis, e isso prejudica a segurança. 

Mas calma. Se você se identificou com esses cenários que eu citei, vou te ajudar com 3 dicas de organização bem práticas. 

Dica 1: anexos do Monde 

O sistema Monde tem o recurso de anexos. Com isso, você pode guardar informações dentro das vendas, do cadastro do seu cliente, da tarefa (controle de atendimento da ferramenta) e até dentro das contas pagas e recebidas.

Assim, as informações do passageiro que você precisa guardar podem ficar salvas no cadastro dele, facilitando muito o processo de pesquisa e aumentando a segurança. 

Veja como é fácil anexar e pesquisar informações no sistema:

gif de anexos no Monde para ter uma boa organização de documentos

Também é possível anexar contratos de venda, que irão ficar vinculados ao passageiro e às informações sobre a compra dele. 

Transferências que você fez para um hotel, receptivo ou operadora também podem ser anexadas diretamente na conta cadastrada no Monde. 

Dica 2: sistemas de digitalização de documentos 

Existem programas para que você consiga enviar as documentações digitalizadas para o cliente assinar no próprio celular, sem sair de casa. Essa informação, então, retorna para você, facilitando o arquivamento de maneira digital no Monde. 

Um exemplo é a empresa D4Sign. Entenda como eles trabalham clicando aqui. 

Dica 3: arquivamento de documentos físicos 

Quando você utiliza o sistema Monde, todas as vendas e contas têm um número específico. 

Eu já vi muitas agências de viagens com dificuldade para arquivar os dados físicos. Arquivam aéreo e terrestre, tentam organizar por data de embarque, ordem alfabética de contratante… E no fim, não conseguem encontrar o que precisam. 

A dica aqui é arquivar pelo número gerado pelo Monde. Assim, você tem o auxílio dos meios de pesquisa do sistema para encontrar a informação e buscar no mundo físico o documento com muita rapidez. 

Para ficar mais claro, pedi para que o Daniel me mandasse fotos dos armários da Sonho Real Turismo:

organização: armário com documentação de vendas
organização: armário com documentação de vendas

Backup

Agora vamos falar do terceiro problema da desorganização de documentos. Para relembrar:

1° problemão: lentidão nos processos;

2° problemão: falta de segurança;

E o terceiro grande problema é o backup, pois com informações espalhadas você irá precisar fazer esse trabalho em diversos computadores. Já com o Monde, esse processo ocorre diariamente sem que você precise fazer nada. É muita praticidade, né? 

Como aumentar a segurança do departamento financeiro e das informações dos clientes? 

Você que é proprietário ou trabalha com a parte financeira da agência e tem acesso ao banco e aos sistemas das operadoras regularmente, redobre a atenção. 

Isso significa ter um programa de antivírus seguro. Utilizar sistema operacional original. Manter senhas fortes para acessar bancos e sistemas (nada de 123456, hein). E, muito importante, não reconfirme senhas por e-mail ou telefone. 

Dica: use um gerador de senhas. 

Enfim, todos esses procedimentos aumentam a segurança das informações dos seus clientes e da sua agência. Por isso, fale com a sua equipe sobre isso para que todos sigam essas dicas. 

E vale lembrar que em 2020 passa a valer a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que vai aumentar a rigidez no que diz respeito ao arquivamento e transação de informações dos clientes. Então, as empresas precisam estar atentas para que não tenham problemas legais. 

E como eu sou gente boa, vou deixar aqui um webinar completo com o Emerson Beneton, que é especialista em gestão de segurança e informação. Assistam, pois é extremamente importante estar por dentro desse assunto. 

Bônus: como facilitar o cadastro de informações que são recorrentes? 

Bom, nós sabemos que muitas atividades do financeiro são recorrentes. E para não precisar cadastrar todos os meses a mesma conta, eu trouxe uma dica. 

O Monde tem a opção de contas recorrentes. Esse recurso irá te poupar tempo e garantirá que todas as suas contas estejam cadastradas para um controle completo. 

Conclusão 

Organização é importante, seja no meio físico ou digital.

A boa notícia é que existem ferramentas, como o Monde, que podem facilitar a organização dos procedimentos para que a sua agência de viagens se mantenha competitiva e ofereça aos clientes uma experiência incrível. 

Então, não fique para trás. Acompanhe a evolução! 

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