Conciliação bancária em agências de viagens: conheça os riscos de não fazer

Vender é importante, eu sei (até porque não existe agência sem vendas). Mas faturamento alto não garante, sozinho, um caixa saudável.

Para entender se você está realmente no controle do dinheiro da sua empresa, você vai precisar olhar para o números com frequência. Gostando ou não!

Por isso, hoje eu escolhi falar sobre um tema que pode evitar muitos sustos no financeiro: a conciliação bancária.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária é a comparação entre o que a sua agência registrou no controle interno e o que realmente apareceu no extrato bancário. À primeira vista, pode parecer retrabalho fazer essa conciliação.

Porém, esse cuidado faz muita diferença na gestão financeira, já que a agência de viagens lida com muitas movimentações ao mesmo tempo.

Tem pagamento de cliente, repasse para fornecedor, taxa de cartão, comissão, parcelamento, reembolso, sinal de reserva, boleto, PIX e por aí vai. A conferência é o que vai garantir segurança para as informações que estão registradas no seu sistema de gestão, fazendo com que esses dados tenham valor para qualquer tomada de decisão.

Por que a conciliação bancária é importante para agências de viagens?

Ajuda a identificar falhas internas

Nem toda diferença no banco significa fraude ou algo grave. Muitas vezes, ela mostra uma falha no processo.

Por exemplo, um vendedor pode esquecer de registrar uma venda. O financeiro pode esquecer de dar baixa em um pagamento. Um comprovante pode ficar perdido no WhatsApp. Uma despesa recorrente pode ser cobrada sem estar lançada no controle interno.

Essas falhas acontecem, principalmente, quando a agência depende de processos manuais ou de informações espalhadas em vários lugares.

É por isso que a conciliação bancária é tão importante, pois ela ajuda a identificar e corrigir esses erros.

Se todo mês aparecem valores sem identificação, talvez a agência precise melhorar o padrão de registro dos recebimentos. Se os pagamentos a fornecedores vivem sem baixa, talvez falte uma rotina mais clara entre vendas e financeiro. E se as taxas não estão sendo consideradas, talvez o controle precise de categorias mais detalhadas.

Ou seja, a conciliação não serve apenas para corrigir números. Ela também mostra onde o processo está falhando.

E é óbvio que, quanto mais manual o controle, mais difícil fica evitar esses erros. Portanto, é sempre bom considerar o uso de tecnologias como o Monde para facilitar a gestão financeira.

Melhora a previsão de caixa

Uma agência de viagens precisa olhar para o dinheiro de hoje, mas também para o dinheiro dos próximos dias e meses.

Afinal, nem tudo que foi vendido entra na conta imediatamente.

Uma venda no cartão pode cair depois. Um parcelamento pode entrar em várias datas. Um cliente pode atrasar o pagamento. Uma fatura de fornecedor pode ter vencimento antes do recebimento do cliente.

Esse desencontro entre entradas e saídas é um dos maiores desafios da gestão financeira.

A conciliação bancária é útil porque ela mostra o que realmente entrou no banco e o que ainda está pendente. Com isso, o gestor consegue fazer uma previsão de caixa mais realista.

Isso ajuda a responder perguntas como:

• Tenho dinheiro suficiente para pagar os fornecedores esta semana?
• Quais recebimentos ainda não caíram?
• Quais pagamentos já saíram da conta?
• Existe algum valor previsto que não entrou?
• O saldo disponível é suficiente para cobrir as despesas fixas?
• Preciso reorganizar algum pagamento?

Em resumo, sem conciliação, a previsão de caixa fica frágil. Com conciliação, a agência consegue se preparar melhor, inclusive para imprevistos.

4 grandes riscos de não fazer conciliação bancária

1. Gastar um dinheiro que já tem destino

O saldo positivo no banco pode dar uma falsa sensação de segurança.

Às vezes, parece que tem dinheiro sobrando, mas uma parte desse valor já está comprometido com hotéis, operadoras, consolidadoras, impostos ou outras despesas da agência.

Se o gestor depender só de olhar o saldo, facilmente ele pode confundir dinheiro em conta com lucro. E aí existe o risco de retirar um valor do caixa que, na verdade, não pertence à agência.

2. Não perceber a inadimplência

Nem todo pagamento previsto entra como deveria, infelizmente.

Uma parcela pode atrasar, um boleto pode vencer, um PIX pode cair com valor errado. Sem conferência, esses problemas passam despercebidos.

Imagine que um cliente precisa pagar três parcelas de R$ 500, mas a última não cai. Se ninguém confere, a venda continua aparecendo como recebida no controle da agência, mesmo sem o dinheiro na conta.

Com a conciliação, você identifica o que ainda está em aberto e consegue cobrar com mais segurança.

3. Tomar decisões com relatórios errados

Relatório financeiro só ajuda quando os dados estão corretos.

Sem dados reais e de qualidade, você pode contratar alguém, investir em marketing ou assumir novos custos com base em números que não existem no caixa.

A conciliação confirma o que entrou e saiu de verdade. Dessa forma, seus relatórios ficam mais confiáveis.

4. Perder tempo corrigindo problemas antigos

Quando os erros não são acompanhados de perto, eles costumam aparecer no pior momento.

O fornecedor cobra uma dívida. Falta dinheiro para pagar uma conta. A equipe precisa parar tudo para procurar comprovantes, extratos antigos e mensagens perdidas no WhatsApp.

No fim das contas, esse retrabalho consome tempo e energia.

Identificar um PIX que caiu ontem é simples. Agora, descobrir a origem de um depósito feito há 40 dias é bem mais difícil.

Como fazer a conciliação bancária na prática?

Vamos para a parte mais prática do conteúdo.

Defina uma frequência para a conciliação bancária

O primeiro passo é definir de quanto em quanto tempo a conciliação será feita.

A dica do Vinicius Torres, analista de implantação na Monde, é: 

Em outras palavras, é muito mais rápido entender um valor que entrou ontem do que tentar descobrir, no fim do mês, a origem de uma movimentação feita há uma ou mais semanas.

Mantenha o fluxo de caixa atualizado

A conciliação bancária depende de um bom controle interno.

Isso significa que todas as entradas e saídas precisam estar registradas no fluxo de caixa, seja em uma planilha, seja no sistema Monde (mas de preferência no sistema, tá).

Você precisa registrar, por exemplo:

• vendas realizadas;
• recebimentos de clientes;
• pagamentos a fornecedores;
• despesas fixas;
• despesas variáveis;
• comissões;
• taxas de cartão;
• impostos;
• reembolsos;
• valores parcelados;
• descontos ou ajustes.

O ideal é que esses registros sejam feitos da maneira mais automatizada possível, para evitar erros e perda de tempo. No Monde, as vendas são importadas, e essa importação já gera as informações financeiras de pagamento e recebimento.

A integração com o PJBank automatiza todo o processo de emissão do boleto e também de baixa após o pagamento. Em outras palavras, um processo financeiro inteiro é feito de maneira automática.

Além disso, o sistema tem controle do plano de comissão, conferência automática de fatura de fornecedor e muito mais. O que quero deixar claro é que a tecnologia é o melhor caminho para ter um controle real e rápido.

Separe os documentos de apoio

Antes de começar a conferência, organize os documentos que comprovam cada movimentação.

Separe documentos como:

• notas fiscais;
• recibos;
• boletos pagos;
• comprovantes de PIX;
• comprovantes de transferência;
• faturas de cartão;
• faturas de fornecedores;
• comprovantes de pagamento de clientes;
• contratos ou registros de venda;
• relatórios de vendas.

Na rotina de uma agência, muitos comprovantes acabam ficando espalhados em conversas de WhatsApp, e-mails, pastas no computador ou mensagens com fornecedores.

Quanto mais organizados estiverem esses documentos, menos tempo você perde. Portanto, a minha dica é registrar tudo no Monde, que tem o recurso de gestão de anexos, para tornar a organização e o acesso a documentos mais rápidos e fáceis.

Compare entrada por entrada

Com o extrato e o controle interno em mãos, comece pelas entradas.

Confira se cada recebimento registrado no controle apareceu no banco.

Observe:

• valor recebido;
• data do recebimento;
• cliente relacionado;
• forma de pagamento;
• taxas descontadas;
• parcelas;
• descrição no extrato.

Aqui, vale lembrar de um ponto importante: o valor registrado na venda pode ser diferente do valor que entrou no banco.

Isso acontece, por exemplo, quando existe taxa de cartão, antecipação de recebíveis ou desconto de alguma tarifa. Por isso, a diferença precisa ser explicada e registrada corretamente.

Se um cliente pagou R$ 3.000 no cartão, mas entraram R$ 2.910 na conta, você precisa saber que os R$ 90 de diferença correspondem à taxa. Caso contrário, pode parecer que houve erro no recebimento.

Compare saída por saída

Depois, faça a mesma conferência com as saídas.

Veja se todos os pagamentos registrados no controle interno realmente saíram da conta.

Confira:

• pagamentos a fornecedores;
• contas fixas;
• impostos;
• salários ou pró-labore;
• comissões;
• ferramentas contratadas;
• tarifas bancárias;
• reembolsos;
• despesas eventuais.

Nesse ponto, também é importante verificar se algum pagamento foi feito em duplicidade, se algum boleto foi pago com atraso ou se existe uma cobrança que não deveria estar ali.

Às vezes, a agência não percebe uma tarifa bancária, uma assinatura renovada automaticamente ou uma cobrança recorrente. A conciliação ajuda a encontrar esses valores.

Corrija os registros internos

Depois de identificar possíveis divergências, ajuste o controle financeiro.

Se uma taxa não foi registrada, lance a taxa. Uma despesa apareceu no extrato e não estava no controle, inclua essa despesa. Se um pagamento foi registrado com valor errado, corrija o lançamento.

O objetivo é fazer com que o controle interno reflita a realidade da conta bancária.

O que eu quero dizer é que não adianta apenas encontrar o erro, você tem que corrigir o registro para que os relatórios financeiros também fiquem certos.

Faça o fechamento da conciliação

Depois de conferir entradas, saídas e corrigir as diferenças, verifique se o saldo final do controle interno bate com o saldo do extrato bancário.

Quando os saldos batem, significa que a conciliação daquele período está fechada.

Quando não batem, ainda existe alguma diferença que precisa ser encontrada.

Esse fechamento é importante porque mostra que os registros estão coerentes e que a agência pode confiar nos dados financeiros daquele período. 

No Monde, você pode usar o fechamento de caixa, recurso que serve para garantir que as informações financeiras foram conferidas e estão corretas. 

E mais, sobre o fechamento de extrato bancário, também é importante informar a segurança de que, uma vez fechado, o Monde bloqueia qualquer movimentação anterior àquela data.

Registre observações importantes

Além de corrigir os números, registre observações sobre o que foi encontrado.

Por exemplo:

• taxa de cartão maior do que o esperado;
• cliente que atrasou pagamento;
• fornecedor pago fora do prazo;
• cobrança duplicada;
• despesa não prevista;
• recebimento sem identificação;
• erro recorrente de lançamento.

Essas observações ajudam o gestor a melhorar a rotina financeira.

Até porque, se o mesmo problema aparece várias vezes, ele não é só uma divergência, ele é um sinal de que o processo precisa ser ajustado.

Transforme a conciliação em rotina

A conciliação bancária só funciona bem quando vira hábito.

Por isso, não adianta fazer uma vez, organizar tudo e depois passar meses sem conferir. O ideal é criar uma rotina clara, com responsável, frequência e processo definido.

O mais importante é não deixar acumular. Quanto mais frequente for a conciliação, mais simples ela fica.

Conclusão

Percebeu como a conciliação bancária precisa fazer parte da rotina financeira da sua agência?

Afinal, ela que mostra se os recebimentos entraram corretamente, se os pagamentos foram feitos, se existem valores pendentes e se o saldo disponível realmente representa a realidade do negócio.

Sem essa conferência, a agência corre o risco de tomar decisões com base em números incompletos. Com ela, o gestor ganha mais confiança para organizar o caixa, evitar prejuízos e planejar os próximos passos com segurança.