8 dicas de como ter um banco de dados seguro e organizado no Monde

E aí, como está o banco de dados da sua agência de viagens, hein?

Se você acompanha o blog da Monde, sabe que eu escrevi um artigo sobre BI (inteligência empresarial). Caso ainda não tenha visto, clique aqui para ler. 

Nesse blog post eu dei dicas práticas de ferramentas que a sua agência de viagens pode utilizar para ter conhecimento de negócio. Além disso, mostrei algumas ações que podem ser realizadas a partir de dados. 

Aqui, porém, eu quero falar de um assunto importante que se relaciona com o tema BI: organização e atualização de dados. 

Então, se você quer entender mais sobre isso, continue comigo. Vamos lá!

O “bando” de dados (que deveria ser um banco de dados)

Não é possível ter inteligência de negócio, ou seja, histórico e conhecimento para tomar decisões, sem organização. 

O nosso diretor, Daniel Biancareli, usa um termo interessante quando estamos falando sobre esse assunto: bando de dados. 

Mas o que isso significa? Um “bando” de dados representa desorganização e desatualização, duas coisas que atrapalham o trabalho de um gestor e também dos seus funcionários. Já ter um banco de dados (arrumadinho) é a solução para criar ações e tomar decisões de melhoria. 

E eu vou falar sério aqui: muitos empreendedores não conseguem o poder do BI quando fazem registros apenas em planilhas, por exemplo, pois elas aceitam o preenchimento de qualquer forma. Com isso, erros podem ser cometidos nos relatórios, prejudicando a veracidade das análises. 

Além disso, a falta de cuidado com os dados que a sua agência armazena pode acarretar em problemas legais. Isso porque todas as empresas precisam se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados.

Então, o que fazer para ter um banco de dados seguro? Continue lendo para descobrir as dicas que eu separei para você.

Criar um fluxo de trabalho regular é essencial 

Para ter o poder do BI, o agente precisa, primeiramente, criar um fluxo regular de trabalho. 

E isso significa treinar os funcionários para que eles criem o hábito de preencher e atualizar informações. 

Sendo assim, se você é gestor, comece a pensar em contratar um sistema de gestão. Isso porque ele vai facilitar muito a criação desse fluxo de trabalho.

Mas é muito importante que o dono se envolva com o uso da ferramenta. Entenda no vídeo abaixo:

Vale reforçar que os primeiros meses com uma nova rotina precisam ser acompanhados de perto. E, ainda, é imprescindível documentar os processos do dia a dia. Dessa forma, toda a equipe pode ter acesso às etapas de trabalho. 

Uma regra que precisa estar documentada, por exemplo, é a de manter dados de contato atualizados no sistema, como: 

• Nome completo;
• E-mail;
• WhatsApp;
• Data de nascimento. 

Assim, com a base que a agência já tem, torna-se possível criar campanhas de relacionamento e prospecção. 

Dicas de como o Monde pode ajudar a sua agência a ter um banco dados organizado, seguro e atualizado

1- Configure o recurso de “integrações”

O sistema Monde está integrado a mais de 60 fornecedores do trade. Isso quer dizer que o cadastro da venda pode ser realizado sem a necessidade de retrabalho. 

O vendedor só precisa preencher os dados referentes ao produto vendido uma vez, lá no portal do fornecedor. Depois basta importar para o Monde com alguns cliques. 

Além desse recurso poupar tempo da equipe, ele evita erro humano no processo de recadastro. Veja quais são os nossos fornecedores integrados. 

2- Imprima o recibo Monde

No mercado de viagens a lazer, fazer uso do recibo que o Monde oferece para impressão é uma grande vantagem. Isso porque ele é um documento que garante que as informações da venda estão corretas. E isso é muito importante, visto que não é impossível que o vendedor preencha algo errado no portal do fornecedor e importe para o Monde.

Então, no fluxo de trabalho, garanta que os vendedores seguirão os seguintes passos:

• Importar a venda do portal dos fornecedores ou preencher manualmente (caso o fornecedor ainda não esteja integrado ao Monde);
• Imprimir o recibo da venda;
• Encaminhar ao cliente através de um programa de assinatura digital. No caso de vendas presenciais, o cliente pode assinar na hora, antes de ir embora;
• O vendedor também deve assinar;
• Anexar o recibo na venda correspondente. 

Com todas essas etapas, o vendedor precisará ficar mais atento ao preenchimento de informações de pagamento e produto.

Além disso, tendo o recibo assinado e anexado no sistema, a agência tem uma documentação válida no caso de algum problema com o pax. 

(Recibo anexado à venda. Com essa prática tudo fica centralizado e organizado).

3- Ative o recurso de validação do cadastro do pagante

Como eu já disse, algumas informações são essenciais para manter o contato com clientes (e até possíveis clientes). Por isso, vale a pena ativar o recurso de validação do cadastro no sistema Monde. 

Dessa forma, o gestor tem a garantia de que os vendedores estão preenchendo o essencial, já que, sem o preenchimento total, o Monde não deixa o usuário prosseguir com o cadastro da venda. A seguinte mensagem irá aparecer:

E após a ativação desse recurso, os campos obrigatórios são: 

Nome, endereço, número, bairro, cidade, CEP, telefone, nascimento (fundação, no caso de um cadastro corporativo), CPF e RG.

Você pode aprender a habilitar clicando aqui. 

4- Regra importante: o financeiro só paga fornecedor com a venda cadastrada no Monde

Criando essa regra de:

• “O financeiro só paga fornecedor com a venda cadastrada no Monde”, o vendedor precisará cadastrar todas as suas vendas no sistema para que o financeiro dê seguimento no processo. Logo, o banco de dados ficará mais completo.

No momento de analisar relatórios de vendas e finanças, essa regra vai fazer a diferença!

5- Regra importante 2: o financeiro só paga faturas dos fornecedores que estiverem corretas de acordo com o Monde

Com o Monde, o agente cadastra (ou importa) uma venda com os valores e formas de pagamento. Depois desse passo, o saldo a pagar ou receber do fornecedor compõem a fatura no relatório de “Contas a pagar e Receber” de forma automática. 

Logo, para garantir que a sua agência está recebendo os valores corretos de comissão, o ideal é não pagar a fatura antes de conferir os valores no Monde. 

Assim, se o financeiro encontrar alguma divergência, poderá entrar em contato com o fornecedor antes de realizar o pagamento.

Veja como conferir itens da fatura no Monde clicando aqui.

6- Controle as contas a pagar da agência no Monde

O cenário ideal de uma empresa é ter o maior número possível de informações centralizadas. Afinal, assim fica muito mais fácil controlar, atualizar e extrair inteligência para decisões empresariais. 

Por isso, minha dica é que você, cliente Monde, controle as suas contas a pagar no painel financeiro do sistema e não em uma pasta física. 

Então, quando uma conta chegar na agência (referente ao negócio, claro) você deve cadastrá-la na mesma hora, alimentando o seu sistema de gestão e evitando acúmulo de papelada. 

Saiba como cadastrar uma conta a pagar no Monde clicando aqui. 

Dica extra: você pode habilitar o recebimento do resumo semanal. Esse relatório é enviado por e-mail para o administrador do Monde, contendo as principais informações financeiras do negócio.

Clicando aqui você pode entender mais sobre esse recurso. 

7- Crie a rotina de fechar todas as vendas cadastradas no Monde

Fechar a venda no Monde sinaliza que ela foi lançada e conferida. Ou seja, o fechamento é a confirmação de que tudo conversado entre vendedor e cliente, no momento do atendimento, foi lançado corretamente na ferramenta.

Sendo assim, a recomendação dos nossos consultores, que acompanham agências nos primeiros meses com o sistema, é a seguinte:

• O gerente, financeiro ou proprietário da empresa deve fechar a venda após se assegurar de que os valores batem com a reserva. 

Uma venda fechada não pode sofrer alterações, somente se ela for reaberta pelo administrador do sistema. Isso significa mais segurança, já que ninguém poderá mudar uma informação depois da conferência.

Além disso, para que os valores das vendas apareçam nos demonstrativos financeiros, elas precisam estar fechadas. Por esses motivos, se você é gestor, crie uma rotina de analisar e fechar as vendas da sua equipe!  

8- Feche os extratos de conta no Monde 

O fechamento de extrato de conta é muito importante, visto que oferece segurança para as informações financeiras do sistema já conferidas. 

Em outras palavras, ele é a confirmação de que o valor que está no Monde é o que realmente está na conta.

Isto é, uma garantia de que todas as movimentações foram lançadas e que os relatórios financeiros terão dados seguros. 

Nenhuma movimentação anterior a data do fechamento pode ser alterada ou excluída. Bem como, nenhuma conta a pagar ou receber pode ser liquidada na conta com o extrato já fechado. 

Portanto, esse recurso permite que o gestor delegue tarefas do financeiro com 100% de segurança.

Conclusão  

Agente, acabou 🙁

Mas não fique triste, afinal, temos muito conteúdo aqui no blog para você.

Para concluir, deixe suas dúvidas nos comentários e compartilhe o blog post com colegas do turismo!