10 ferramentas essenciais para a sua agência de viagens

Você sabe quais são as ferramentas essenciais para o seu negócio?

Todo gestor precisa conhecer os recursos disponíveis no mercado que podem fazer com que sua empresa tenha os melhores resultados. 

Afinal, o objetivo final é lucrar e ganhar visibilidade nesse universo empresarial competitivo, certo? Mas você terá que investir em melhorias se quiser alcançar essas metas. 

Pensando nisso, neste artigo eu vou falar sobre ferramentas essenciais para o seu negócio e algumas que são importantes para a sua vida pessoal. 

Elas irão te ajudar nas áreas de gestão, análise de relatórios, criação de estratégias de marketing, organização de tarefas e estudo de resultados. São elas:

• Sistema de gestão para agências de viagens;
• Ferramenta de e-mail marketing;
• CRM;
• Linktree;
• Google Analytics;
• Ferramenta de assinatura digital;
• Canva;
• Organizador de links;
• Gestão de tarefas;
• Controle de contas físicas.

Continue lendo para entender como utilizar esses sistemas para melhorar as principais áreas da sua empresa e da sua vida. 

Ferramenta 1: sistema de gestão para agências de viagens

Antes de começarmos a falar sobre essa primeira ferramenta essencial, gostaria que você respondesse às perguntas abaixo. 

1- Você sabe exatamente quais clientes estão embarcando e retornando nos próximos 7 dias?

2- Você sabe quais contas a pagar vencem nos próximos 7 dias e qual o valor de cada uma?

3- Você sabe quais serão as receitas e despesas dos próximos 3 meses?

4- Você sabe qual o resultado da sua agência nos últimos 3 meses?

E aí, conseguiu encontrar as respostas com facilidade?

Bom, saber quando seus clientes estão indo viajar e conhecer os resultados do seu negócio são pontos que fazem parte de um cenário básico de gestão. 

Ainda assim, muitos gestores não têm conhecimento sobre o que acontece em suas agências. Em outras palavas, estão no escuro!

Sei disso, pois essas perguntas fizeram parte de um quiz criado pela Monde e as respostas foram um pouco assustadoras.

Resultado do quiz:

Os pontos citados nesse questionário são essenciais para manter uma empresa saudável.

Mas eu sei que realizar todos os processos de cadastro de clientes, vendas e financeiro manualmente é complicado. Mais complicado ainda é manter as informações atualizadas e encontrá-las quando é necessário.

Por isso, uma ferramenta de gestão voltada para agências de viagens é a melhor escolha para o gestor que quer parar de perder tempo e otimizar os resultados!

O Monde, por exemplo, oferece relatórios que agrupam informações para uma análise completa do negócio. Além disso, a integração com mais de 60 fornecedores agiliza muito o cadastro das vendas, evitando retrabalho.

Com ele também é possível acessar o histórico de clientes e não clientes, visualizando dados essenciais para ações de prospecção, pós-venda e até para oferecer um atendimento diferenciado.

Então, se você está se sentindo sobrecarregado e não consegue ter uma visão geral da agência, investir em um ferramenta de gestão é a sua prioridade no momento. 

Só com ela será possível criar processos mais simples e analisar dados de verdade.

Ferramenta 2: e-mail marketing

O disparador de e-mail marketing é outra ferramenta essencial para a sua agência. 

Isso porque ele é utilizado para criar uma estratégia de relacionamento com uma lista de contatos (clientes e possíveis clientes). Dentro dela você pode trabalhar ações de venda, pós-venda e prospecção. 

Aqui vale citar a nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrará em vigor em agosto deste ano. Essa Lei reúne diretrizes para o uso e compartilhamento de dados pessoais. Para realizar qualquer ação que envolva nome, e-mail, telefone (ou qualquer informação considerada pessoal), você precisa seguir as bases da LGPD. 

Para entender mais sobre esse tema, assista: o que é a Lei Geral de Proteção de Dados e seus impactos para as agências.

E por que devo começar a utilizar o e-mail marketing?

O primeiro ponto é o baixo custo. Com o e-mail marketing você pode manter a visibilidade da sua marca e o relacionamento com clientes por um custo relativamente baixo (em alguns casos, sem custo nenhum). 

Isso se compararmos o e-mail com ações nos meios digitais, como anúncios em sites, Google Ads e impulsionamento em redes sociais, e também em canais tradicionais, como outdoors e panfletos.

E como eu disse acima, você pode utilizar o e-mail marketing para criar estratégias e vender mais! Veja alguns exemplos.

Estratégias de prospecção

Para essa estratégia nós vamos unir o sistema de gestão, citado anteriormente, e a ferramenta de e-mail marketing. Isso porque o sistema entrega as informações e o disparador vai nos ajudar a mandar e-mails de forma simples e rápida.

1° Passo: reunir todas as informações de pessoas que tiveram contato com a sua agência, mas não fecharam uma venda.

2° Passo: analisar o interesse. Sempre que uma pessoa entra em contato com a sua agência, ela precisa ser registrada no sistema (mesmo que não compre nada). No cadastro você deve colocar informações como nome, e-mail, telefone e interesses. Dessa forma você pode engajar esse consumidor mantendo contato relevante por e-mail.

3° Passo: agora você irá filtrar as pessoas por seus interesses. Usaremos o interesse em viajar para Portugal como exemplo.

4° Passo: exportar os contatos filtrados para Excel e depois para a ferramenta de e-mail marketing.

No Monde é possível criar esses grupos de interesse dentro do cadastro de pessoas. Assim você pode, com apenas um clique, exportar os e-mails para montar uma campanha no seu disparador de e-mail marketing ou enviar os e-mails de dentro do próprio Monde.

Importante: todos os dados da imagem são fictícios e gerados apenas para ilustrar exemplos.

O mesmo vale para uma campanha de aniversariantes. Veja como:

1° Passo: puxe em seu sistema de gestão os aniversariantes do mês.

2° Passo: exporte os dados para o Excel e depois para a ferramenta de disparo de e-mail.

Importante: todos os dados da imagem são fictícios e gerados apenas para ilustrar exemplos.

Pronto! Você tem mais uma lista para uma ação de prospecção com aniversariantes, que podem comprar uma viagem para comemorar.

Quer vender mais? Assista ao vídeo que mostra essas e mais estratégias de prospecção! É gratuito. 

Recomendações: ferramentas de e-mail marketing

1 – Benchmark 

Com a versão gratuita do Benchmark você pode cadastrar uma base de até 2 mil contatos e enviar até 14.000 e-mails por mês.

Essa ferramenta traz muitas vantagens: templates prontos, facilitando a edição do seu e-mail. Relatórios (número de envios, abertura, cliques, etc). Possibilidade de realizar testes A/B. Integração com aplicativos e plugins, entre outras funções.

Além disso, a plataforma está toda em português, o que facilita muitos as coisas, não é mesmo?

2- Mailchimp

Na versão gratuita do Mailchimp é possível cadastrar uma base de até 2 mil e-mails e realizar 12.000 disparos por mês.

Essa ferramenta é bem intuitiva e o recurso “arrasta e solta” facilita muito os processos.

Também possui templates, relatório de envio, criação de formulários, testes A/B, integração com WordPress, Facebook, Instagram, Magento, Twitter, etc.

Porém, a ferramenta e o suporte estão em inglês, o que pode ser um ponto negativo em relação ao Benchmark.

3- Monde

E claro, vale a pena lembrar que é possível disparar e-mails direto do Monde, entretanto, a campanha precisa estar dentro do limite de envios do seu próprio serviço de e-mail. O Gmail, por exemplo, permite até 500 envios por dia.

Ferramenta 3: CRM

Antes de mais nada, você sabe o que significa CRM?

Precisamos pensar que essa sigla não se refere apenas ao software que ajuda no gerenciamento de tarefas, mas a uma estratégia que coloca o cliente como centro da negociação.

CRM: Customer Relationship Management. Gestão do relacionamento com o cliente, em português.

Em resumo, essa estratégia é importantíssima para qualquer empresa, afinal, todas as etapas do atendimento devem estar voltadas para oferecer a melhor experiência ao cliente.

E por que utilizar um CRM?

Pense em quantas pessoas sua agência de viagens atende por mês. Agora me responda:

Nome, data de contato, que produtos cada cliente está orçando, se já recebeu o orçamento ou ainda não, quando ficou de dar uma resposta, entre tantas outras informações que você precisa ter no momento de cada negociação.

Você tem acesso fácil a tudo isso? Provavelmente não! 

Ter organização e certeza nas informações durante o atendimento é essencial para que você crie um bom relacionamento e consiga melhores resultados.

Sem contar que criar uma conexão mais personalizada e passar segurança são os grandes diferenciais das agências de viagens em relação às OTAs.

 O CRM pode te ajudar com isso! Portanto, veja algumas recomendações.

Recomendações de CRM

1- Bitrix24

O Bitrix24 é um CRM bem completo, simples e didático. Além da facilidade de uso, ele apresenta relatórios de desempenho dos funcionários e conclusão de atividades.

A versão gratuita é limitada a 12 usuários e 5GB de armazenamento de dados.

2- Trello

O Trello também é uma excelente ferramenta para organização de atividades, por isso não posso deixá-lo de fora!

Com ele você pode criar quadros e editar as colunas para reunir informações importantes do seu negócio.

Por exemplo: se a sua agência quiser organizar o planejamento anual e as ações que serão realizadas, basta criar um quadro e organizar por card.

Assim fica mais fácil analisar o andamento de cada atividade.

A versão gratuita do Trello oferece muitos recursos:

• Quadros pessoais ilimitados;
• Cartões ilimitados;
• Listas ilimitadas;
• 10 MB por anexo de arquivo.

Entre outras funções que você pode conferir neste link.

Além dos recursos gratuitos, a equipe do Trello disponibiliza em um blog muitos conteúdos sobre como utilizar os recursos da ferramenta, táticas de produtividade, como reduzir estresse no trabalho, entre outros diversos temas relevantes. 

3- Clientes Monde: recurso de tarefas

Para clientes Monde é ainda mais fácil, pois o sistema conta com o recurso de tarefas que facilita o agendamento de compromissos, já que utiliza as informações do próprio sistema.

Ou seja, você terá dados centralizados, como o e-mail, telefone, preferência e histórico de atendimentos, podendo, com alguns cliques, criar atividades de follow up e até ações marketing e vendas.

Quer saber como? Assista ao vídeo abaixo, com a Diana Carvalho, proprietária da Mundo 4 Estações. Ela é cliente Monde e contou como conseguiu criar um projeto de pós-venda com o Tarefas.

Ferramenta 4: Linktree

Como disponibilizar vários conteúdos externos para os seus seguidores do Instagram?

Bom, no Instagram só é possível adicionar uma URL por perfil. Além disso, o recurso de “arrastar para cima” só está disponível para contas com mais de 10 mil seguidores, e na legenda das postagens não é possível adicionar um link clicável.

Assim fica difícil entregar aos seguidores informações como blog posts e vídeos, né?

Mas há uma maneira de colocar vários links em um só local, que é utilizando o Linktree.

Nós usamos no Instagram da Monde para agrupar os conteúdos do blog, central de materiais educativos e até vídeos do Youtube. Funciona super bem!

O serviço possui uma versão gratuita e uma paga. Para usar, basta acessar e conectar com a sua conta do Instagram.

Ferramenta 5: Google Analytics

Não posso falar sobre ferramentas essenciais para uma empresa, sem falar sobre métricas! Por isso, trouxe o Google Analytics, sistema gratuito para análise de resultados.

Quando falamos de ações de marketing digital, não tem como tomar uma decisão estratégica e definir investimentos sem saber o que funciona melhor de acordo com o seu público-alvo e o seu negócio.

Em outras palavras, para não ficar no escuro, você precisa analisar cada ação!

E o que analisar nessa ferramenta?

São muitas informações, por isso vou passar apenas as principais.

Você pode analisar o fluxo de comportamento dos usuários para saber o caminho que eles têm feito no seu site/blog, quais páginas eles mais acessam, além de informações demográficas (idade e sexo).

Lembre-se que conhecer o perfil e o comportamento de quem interage com a sua marca é essencial para direcionar toda a estratégia de marketing digital da sua empresa.

E tem mais! Você pode:

• Analisar quanto tempo as pessoas passam no seu site e blog;
• Mensurar se campanhas estão funcionando (e-mail marketing, Facebook Ads e Google Ads);
• Saber o horário com maior índice de acessos;
• Os canais que estão trazendo mais visitantes para o site/blog;
• Entre outras informações.

Neste artigo da Resultados Digitais você vai aprender a instalar e ativar o Google Analytics.

Ferramenta 6: assinatura digital 

Não é novidade para ninguém que estamos vivendo em um tempo muito tecnológico e acelerado, não é verdade?

E na correria do dia a dia, os consumidores buscam agilidade e facilidade. Por isso, trouxe nesse conteúdo a ferramenta de assinatura digital. 

Afinal, é muito mais simples e rápido enviar para o cliente os contratos para que ele assine de qualquer lugar, sem precisar ir até a agência. 

A minha recomendação é a D4Sign, uma das plataformas de assinatura eletrônica mais conhecida no Brasil. 

Analise se isso irá facilitar os processos na sua agência de viagens, se sim, invista na ferramenta.

Ferramenta 7: design gráfico 

Me responda: qual das imagens abaixo chama mais atenção e parece mais profissional?

A primeira imagem tem informações dispostas de um jeito confuso. Está difícil de ler e não é agradável aos olhos. 

Se pensarmos que as redes sociais, como o Instagram e o Facebook, têm bilhões de usuários interagindo todos os dias, uma imagem mal feita não vai fazer com que as pessoas prestem atenção na sua postagem. 

Dito isso, trouxe duas dicas: uma ferramenta de design gratuita e um checklist para te ajudar a criar boas imagens. 

O Canva é um sistema de design fácil de usar e que vai te ajudar a criar artes profissionais para as redes sociais e e-mails. 

Assista ao vídeo: como criar imagens de qualidade para divulgar sua agência de viagens sem gastar nada e descubra dicas para usar o Canva. 

Acesse também o nosso checklist para ler dicas práticas sobre esse tema. 

Ferramenta 8: organizador de links para estudo 

Às vezes nós estamos navegando na internet, estudando sobre um tema e acabamos encontrando diversos outros conteúdos interessantes. Porém, não dá tempo de ler tudo de uma vez.

Para salvar essas páginas de um jeito organizado para acessar depois, você pode usar um app que salva links, como o Pocket. 

Olha como é fácil e intuitivo:

Para adicionar páginas basta clicar no botão com símbolo de “mais”. 

Dentre as opções no menu, é possível adicionar “tags” para separar seus conteúdos por tema. Assim fica mais fácil encontrar o que você precisa. 

Ferramenta 9: organizador de tarefas 

Quando a nossa vida pessoal está uma bagunça, geralmente a gente não entrega a nossa melhor performance no trabalho. Por mais que a gente tente separar as coisas, se deixamos as tarefas pessoais acumulando, sem nenhuma organização, o profissional pode ser afetado. 

Por isso, essa dica é mais para a organização das suas tarefas de casa: utilize um gerenciador de atividades. 

Minhas recomendações de organizador de tarefas são:

• Remember the milk (disponível para Android/iOS e online, para ser usado no computador). 
• Todoist (pode ser instalado como extensão no Chrome e também está disponível para Android/iOS). 

Aproveite! As duas ferramentas são gratuitas. 

Ferramenta 10: controle de contas físicas 

E a minha última dica também está relacionada ao pessoal. É muito importante que a gente tenha um bom controle das contas pessoais, pois isso vai ajudar no profissional. 

Afinal, como vamos nos concentrar no trabalho pensando nas contas e nos boletos atrasados?

Minha dica de controlador de contas é o Organizze.

A ferramenta possui uma versão gratuita e está disponível para Android e iOS.

Conclusão

E então, gostou das dicas de ferramentas essenciais para sua agência? Espero que tenham sido úteis para a sua empresa e para a sua vida pessoal!

Dúvidas? Deixe nos comentários!