Como criar o hábito de fazer gestão financeira na sua agência de viagens

Agente, criar um hábito pode ser algo bem difícil, não é mesmo? 

Nem sempre nós conseguimos dar o pontapé inicial nas metas que estabelecemos, e já ficamos frustrados antes mesmo de começarmos a trabalhar nelas. 

Mas eu quero te ajudar. Neste artigo eu vou escrever sobre como hábitos positivos podem ser implantados para ajudar a sua agência de viagens. 

Vamos lá? 

O poder do hábito

Começo este conteúdo explicando que o hábito é um padrão que internalizamos através da repetição. Se pararmos para pensar, nossas vidas estão cercadas por hábitos que seguimos sem nos darmos conta: escovar os dentes, vestir roupa, sair com o carro da garagem.

Mas no começo, todas essas atividades exigiam um pouco de esforço do cérebro. Pense em quando você estava aprendendo a dirigir e precisava tirar o carro da garagem. Essa tarefa era super simples? Aposto que não. 

Mas depois de um tempo ela se tornou automática, não é mesmo? Você nem pensa em todos os passos que segue para cumprir essa atividade. Você só faz!

E isso acontece porque o processo virou um hábito identificado pelo nosso cérebro. 

Isso quer dizer que ações rotineiras, sejam elas positivas ou não, eventualmente se transformam em um hábito. 

Ou seja, se você tem comportamentos rotineiros ruins (que podem ser definidos como padrões que caminham no sentido contrário de suas metas a longo prazo), eles irão se tornar um hábito.

A notícia boa é que você pode assumir o controle dos comportamentos e colocar em ação práticas saudáveis para criar novas rotinas na sua vida pessoal e profissional.

O loop da rotina

Para que as dicas que irei te apresentar façam sentido, você precisa entender que em nosso cérebro o processo de formação dos hábitos funciona através de três componentes em loop: deixa → rotina → recompensa. 

A “deixa”, segundo Charles Duhigg, autor de “O poder do hábito” é: 

“um estímulo que manda seu cérebro entrar em modo automático, e indica qual hábito ele deve usar”.

A “deixa” para sair com o carro seria pegar a chave, por exemplo. O cérebro irá acionar o hábito para que você siga todos os passos sem ficar calculando cada um deles. Isso acontece para poupar energia.

A rotina é a forma como nós desempenhamos a deixa. Por fim, temos a recompensa, “que ajuda seu cérebro a saber se vale a pena memorizar este loop específico para o futuro”. 

Com o tempo, o loop — deixa, rotina, recompensa — se torna automático. Então, vemos o nascimento de um hábito.

Hábitos que comprometem o financeiro da sua agência! 

Mas eu não estou aqui apenas para incentivar que você, agente, leia “O poder do hábito”. Eu vou te ajudar a criar um hábito que irá gerar resultados positivos para a sua agência de viagens. 

Primeiro eu quero deixar uma lição de casa que não será tão simples: você deve analisar o que impede que você, gestor, se comprometa com a gestão financeira da sua empresa. 

Pode ser: a falta de conhecimento sobre finanças. A falta de ferramentas de análise. Enfim, isso é você quem precisa me dizer!

E eu sei que como empreendedor, você compreende a importância da gestão financeira. Essa área, como eu já disse antes, é o pilar que pode levar a sua agência ao sucesso, ou ao fracasso total. Então, aqui eu não quero te convencer da importância de nada, pois isso já está aí, internalizado. 

O problema é que muitos proprietários de agências ainda não conseguiram transformar a análise de finanças em um hábito positivo. E é aí que mora o perigo!

O ciclo perigoso de abandonar o financeiro da empresa

Conversando com o diretor da Monde e proprietário de agências de viagens, Daniel Biancareli, para escrever este conteúdo, ele me contou um cenário que era frequente antes dele adotar um comprometimento real com o financeiro de sua empresa. 

Quando as coisas não estavam indo muito bem em termos de dinheiro, isto é, caixa no vermelho, falta de capital de giro e reservas, ele começava um processo de analisar os números e realmente cuidar dessa área. 

É aquele famoso ditado “quando a água bate na bunda é que se aprende a nadar”. As coisas estavam dando errado e ele precisava agir. 

Ok! Depois do esforço em se comprometer com os números, as coisas melhoravam. 

Porém, com o caixa no azul, dinheiro entrando e a correria do dia a dia, essa parte “chata” era abandonada novamente. 

E é justamente esse o problema, pois “abandonar” a área significa que você deixa de analisar os dados da sua própria empresa, ficando no escuro, sem direcionamento e sem o conhecimento da verdadeira situação financeira da agência. 

Mas como se comprometer com essa área o ano todo? Como criar o hábito de realizar a gestão financeira? Vou falar disso agora. 

Criando o hábito de analisar as finanças da sua agência de viagens 

1° Criar uma “Deixa”

Você precisa ter uma “deixa” que te lembre de sempre dedicar, pelo menos, duas horas do dia para as atividades financeiras da empresa. Essa deixa pode ser um alarme pronto para disparar às 14h, com o lembrete “financeiro”. 

2° Pense em uma recompensa

Bom, estudar números, fazer projeções e análises do histórico financeiro de uma empresa pode ser uma tarefa cansativa. Não vou negar. Por isso, pense em uma recompensa para todas as vezes em que você cumprir as suas atividades da área. Essa recompensa pode ser 10 minutos de pausa para tomar um café e relaxar, por exemplo. 

3° Se comprometa e mude a sua rotina

Essa é, sem sombra de dúvidas, a parte mais difícil do processo. Aqui você vai precisar abandonar distrações e outros “gatilhos” que podem mudar o seu foco. Pense nos resultados positivos que a sua empresa terá a partir do seu esforço:

• Reserva financeira;
• Capital de giro em dia;
• Despesas pagas sem atrasos;
• Projeções de fluxo de caixa que irão evitar desfalques financeiros. 

Enfim. Você sabe da importância de tudo isso que eu estou falando. Por isso, não leia e deixe de lado. Tente, de verdade, colocar as dicas em prática. Você vai sentir grandes diferenças. 

4° Facilite a sua vida

Esse fator é algo que eu estou trazendo para você como um lembrete: busque caminhos mais fáceis para realizar a gestão financeira do seu negócio. Todo esse processo de criar um comprometimento vai se tornar mais fácil se você tiver ajuda. 

Não trabalhe com processos arcaicos. Invista em tecnologia e saia na frente!

O sistema Monde já está presente em mais de 2 mil agências por todo o Brasil, ajudando centenas de agentes na gestão financeira de seus negócios. Quer saber como? Visite nosso site e converse com um de nossos consultores. 

Para os clientes Monde 

E para os lindos e maravilhosos clientes Monde, aqui vão algumas dicas de como o nosso sistema pode te ajudar a criar comprometimento com a área financeira. 

Feche os extratos de conta toda semana

Esse processo é muito importante, pois oferece segurança para as informações financeiras do sistema conferidas até a data do último fechamento. Criando a rotina de conferir e fechar os extratos, você terá certeza de que os dados da sua empresa estão corretos.

Nunca pague uma fatura sem antes conferir e fechar no Monde

Isso irá garantir que os valores de comissionamento que a agência deve receber estão corretos. Ou seja, você não perde dinheiro! 

Imprima o recibo da venda antes do cliente ir embora

Aqui, irei explicar por qual motivo o processo de imprimir o recibo (ou nota de débito) no Monde é importante na área de agências de lazer e corporativas. 

No lazer 

Se você, gestor, orienta o vendedor a gerar o recibo da venda, esse hábito irá ajudar em dois pontos: 

• O vendedor vai pensar com calma e realizar todo o processo burocrático da venda corretamente. Afinal, o agente terá que assinar esse recibo, bem como o cliente, fornecendo a garantia de que os dados foram analisados e lançados sem erros. O processo causa um comprometimento em não deixar informações incompletas. Além disso, tudo fica documentado e existe um acordo entre o cliente e agência, o que evita desentendimentos futuros. 

• Garantia de que a venda foi lançada no sistema. Isso é importante, pois o financeiro terá que processar as vendas e fazer o controle das finanças geradas. Se os dados forem preenchidos completamente e corretamente, a informação financeira também estará correta.

No corporativo

A recomendação é que ao fazer uma venda, o agente complete as informações no Monde e encaminhe ao cliente, junto com o recibo do produto, uma nota de débito gerada pelo sistema. Isso ajuda agências de viagens corporativas em duas coisas: 

1- Reunir as notas de débito para fazer uma conferência junto com a fatura do fornecedor. Assim a agência terá o seu controle para acompanhar e apontar possíveis divergências.

2- E também ajuda na rotina da empresa, garantindo que as vendas sejam cadastradas corretamente. Isso evita o acúmulo de trabalho para o vendedor, pois ele não terá que importar ou cadastrar diversas vendas de uma vez. 

Além disso, o financeiro também é beneficiado, pois o trabalho de conferir os dados da fatura fica menos complexo. 

E nas vendas realizadas não presencialmente, a dica é: 

• Envie o contrato gerado no Monde e utilize um programa de assinatura digital, como o D4Sign, para facilitar a vida do cliente. Com essa prática, ele poderá conferir os dados da compra e assinar a documentação sem sair de casa. 

Ps: Quando esses documentos retornarem para a agência, depois de assinados pelo cliente, baixe-os em PDF e coloque-os na venda referente dentro do Monde. 

Conclusão 

E aí, curtiu o conteúdo? 

Espero que ele te ajude a criar hábitos profissionais positivos! Deixe suas dúvidas e sugestões de conteúdo nos comentários.