Como não misturar contas físicas e jurídicas

Escute o blog post abaixo:

Financeiro de novo? SIMMM! Mas hoje vou falar dos prejuízos de misturar contas físicas e jurídicas.

Começo este conteúdo com um dado alarmante para quem é empreendedor no Brasil. Segundo o Sebrae, a cada 4 empresas abertas, 1 fecha antes dos 2 anos de existência no mercado. 

Essa informação levanta dúvidas: por que essas empresas não estão prosperando? O que elas estão fazendo de errado? 

Quando uma pessoa decide abrir um CNPJ, ela precisa se comprometer a ter uma personalidade jurídica. Ou seja, ter visão de empresário e saber distanciar a vida pessoal da profissional. 

Então você, dono de agência que não conseguiu organizar a parte financeira da sua empresa, continue lendo pois eu vou falar sobre:

• Por que é prejudicial misturar contas físicas e jurídicas?
• O que o seu negócio ganha com esse distanciamento do pessoal e profissional?
• Dicas para não misturar despesas físicas e jurídicas.

Aproveite o conteúdo!

“Preciso de ajuda para não misturar contas físicas e jurídicas”

Antes de falar sobre os problemas que misturar contas podem trazer para o seu negócio, gostaria de passar um recado do Daniel Biancareli, proprietário de agência de viagens há mais de 20 anos:

“Gostaria de tranquilizar a todos que ainda têm as contas pessoais misturadas com as contas da empresa, porque quando eu comecei, há 20 anos, eu fazia a mesma coisa. Era um empresário novo, minha mãe ajudava no financeiro e realmente nós passamos um tempinho com as contas bagunçadas. Depois, quando começamos a ganhar conhecimento, vimos que essa prática não trazia benefícios para a agência e começamos a mudar”.

Então, se você está vivendo no cenário de ter as contas misturadas, o primeiro passo é reconhecer que isso é prejudicial para o seu negócio e ir em busca de melhoria. 

Esse conteúdo vai te ajudar com isso, eu garanto. 

Por que é prejudicial misturar contas físicas e jurídicas?

Bom, acho importante que esse blog post traga alguns dos pontos problemáticos de se misturar contas físicas e jurídicas, pois eu quero que você fique motivado a mudar. Veja quais são os principais problemas abaixo:

1- A mistura de contas prejudica a contabilidade da agência e o imposto de renda pessoal 

Os dados precisam estar corretos para que o escritório de contabilidade possa montar relatórios que irão mostrar resultados seguros a respeito das movimentações da agência.

E além da contabilidade com informações seguras, fica muito mais fácil realizar a sua contabilidade pessoal, ou seja, o imposto de renda, tendo as contas separadas. 

Além disso, existe um problema legal em misturar as contas. A advogada tributarista Ana Cláudia Utumi diz que: 

“O fisco pode entender que a empresa deixou de pagar imposto sobre dinheiro que foi direto para a pessoa física, ou que a empresa está fazendo pagamentos sem causa para a pessoa física”.

Logo, a separação é necessária para não ter problemas fiscais!

2- Perda do controle financeiro 

Misturando as suas contas físicas e jurídicas você perde o controle financeiro do seu negócio.

E a primeira prova disso é não conseguir analisar os resultados reais da sua empresa, o que pode dificultar a tomada de decisões importantes, como o melhor momento para realizar investimentos. 

Antes de mais nada, você já pensou nos investimentos que precisam ser realizados na sua agência? Alguns exemplos são: 

• Investimentos no espaço físico: pintura e troca de móveis antigos, por exemplo;
• Em ferramentas que irão automatizar e facilitar o trabalho de todos, como um sistema de gestão e um CRM;
• Em equipamentos: computadores atualizados, impressoras melhores, etc;
• Contratação de novos funcionários.

Porém, para investir sem prejudicar o caixa da sua empresa é necessário ter controle das informações financeiras: entradas e saídas, lucro real, reserva financeira, pró-labore, etc.

Investir a partir de dados confusos pode causar grandes problemas para o seu negócio.

Conheci o caso de um dono de agência de viagens que estava com um saldo de 50 mil no banco e sem analisar quais despesas iriam entrar nas próximas semanas usou o dinheiro para realizar algumas reformas. Quatro dias depois veio o problema: a agência precisava realizar um repasse no valor de 42 mil, mas não tinha o dinheiro. Imagina a confusão! 

Esses cenários não são incomuns no meio do turismo, mas revelam um total descontrole financeiro que é agravado pela falta de organização das contas da empresa e da vida pessoal. 

3- Não saber exatamente quais são os gastos da empresa

Uma das tarefas que um empresário precisa realizar é a de controlar os gastos da empresa. Porém, muitos gestores fazem esse processo de redução de custos sem nenhuma estratégia. 

Eu já vi casos de agências que estavam reduzindo custos e decidiram cortar o sistema de gestão. 

Mas vamos analisar com cuidado: essa ferramenta fornece informações e relatórios para um controle real e mais simplificado da área financeira, além de outros recursos que envolvem a organização de cadastros, vendas, otimização de planos de comissão, histórico de atendimento, etc.

Ou seja, deixar de investir no sistema significa perder um pouco em cada âmbito da agência.  

Então, para reduzir despesas é essencial fazer uma análise das categorias que podem ser eliminadas ou diminuídas sem interferir na qualidade dos outros processos. Isso é importantíssimo!

Quer entender mais sobre o projeto de redução de despesas? Leia o blog post: como reduzir despesas e melhorar a saúde financeira da sua agência.

Resumindo: o que o meu negócio ganha com essa separação de despesas e esse distanciamento do pessoal e profissional?

1° – Você vai ter o controle financeiro da sua empresa e da sua vida pessoal. Ou seja, os dois cenários poderão ser analisados corretamente. Todas as ações serão tomadas com base em informações seguras.

Um alívio, não é mesmo?

2° – Analisando corretamente o financeiro do seu negócio, você poderá ver quais pontos precisam de melhoria para fazer com que sua agência realmente tenha resultados. 

3° – Você conseguirá criar planos de redução de despesas, pois tendo informações “limpas”, ou seja, sem interferência de transações pessoais, fazer a análise dos gastos excessivos de verdade e diminuí-los sem prejudicar o seu negócio fica muito mais fácil. 

4° – Você conseguirá ter uma folga maior no seu caixa. Afinal, com a separação dos custos pessoais e jurídicos é possível encaixar no planejamento a famosa “reserva financeira”. 

E ter esse montante é essencial! Pense na hipótese da sua agência não gerar receita pelos próximos 2 meses. Você conseguiria mantê-la aberta? 

Se a resposta for “não”, comece a se mover. A análise e o planejamento financeiro com base em informações concretas permitem que você, como empresário, crie essa sustentabilidade a longo prazo. 

Dicas para não misturar despesas físicas e jurídicas 

Utilize duas contas bancárias distintas

A separação de contas ajuda em diversos pontos:

• Na administração de tudo que é pago e recebido;
• Na visualização de despesas esporádicas: se em um determinado mês foi necessário comprar um computador para a agência, por exemplo, fica fácil identificar essa despesa;
• Com essas duas contas, o gestor visualiza quais os valores de cada investimento feito na empresa. Isso possibilita a criação de um plano para redução de despesas, como dito anteriormente;
• A separação também simplifica a comprovação do faturamento, tornando mais simples a declaração do Imposto de Renda. 

Tenha dois cartões de crédito

Além de ter duas contas bancárias é importante que você tenha um cartão de crédito pessoal e um corporativo. Assim, sempre que for necessário comprar algo para a agência (materiais de escritório, computadores, pagar manutenção, etc), você usará o cartão corporativo para analisar a fatura depois. 

Determine o seu salário e o dos sócios

Grande parte dos empresários vê a definição do seu salário como um grande desafio. Muitos até retiram a sua remuneração conforme às suas necessidades. 

Mas se todo o lucro for parar no bolso do dono, a empresa fica sem verba para investimentos (e reinvestimentos), o que prejudica o crescimento e até a permanência da agência no mercado. Por isso é tão importante calcular o pró-labore. 

É fundamental lembrar que o pró-labore é o valor pago de acordo com o trabalho e não com quanto o gestor gostaria de ganhar.

Então, o dono precisa adaptar a sua vida financeira conforme a realidade da sua agência de viagens. 

Bento Costa, coordenador do MBA Marketing de Varejo do Ibmec/DF, afirma que definir o pagamento do dono da empresa de acordo com suas despesas pessoais, sem analisar as necessidades do negócio é “um crime contra a empresa”. 

Cadastre todas as suas retiradas além do seu pró-labore

Bom, às vezes o gestor precisa tirar um dinheiro do caixa para pagar alguma coisa no âmbito pessoal. Porém, é essencial que essas retiradas sejam cadastradas no sistema de gestão. 

Pois com isso, o relatório gerado pela ferramenta irá mostrar essas retiradas e será fácil saber para onde o dinheiro da agência está indo exatamente. 

Além disso, se o gestor souber quanto retirou durante o mês, ele poderá subtrair do valor definido de pró-labore mais rapidamente. 

Mas o cenário ideal não é o de fazer retiradas durante o mês, porque o correto seria ter uma reserva financeira na conta pessoal para ter dinheiro em casos de emergência e não precisar pegar do caixa da empresa. Essa é uma dica importante: cuide da sua conta pessoal para não influenciar negativamente a conta jurídica. 

Conte com o auxílio de um sistema de gestão para não misturar contas físicas e jurídicas

Separar as finanças pessoais das contas da empresa não é uma tarefa muito fácil, principalmente para quem não conta com muitas informações sobre o setor financeiro do seu negócio.

Por isso, é importante que o gestor tenha um sistema de gestão (de preferência um exclusivo para agências de viagens). 

Essa ferramenta dá todo apoio, desde o lançamento de cada conta de acordo com sua categoria (investimento em computadores, gasto com papel para impressora, pagamento de salário, pró-labore, etc.), até o fluxo de caixa completo.

Essa organização é essencial, afinal, nenhuma empresa prospera sem visualizar as finanças e os investimentos que podem ser feitos para melhorar o negócio.

O sistema Monde foi desenvolvido dentro de uma agência de viagens e vai te ajudar a controlar o financeiro da sua empresa de forma segura e profissional. Entenda como falando com um consultor. 

Conclusão

E você, já está com suas despesas pessoais e empresariais totalmente organizadas? 

Vale lembrar que cuidar da área financeira pessoal influenciará a agência de viagens. Sendo assim, procure um aplicativo para controlar suas contas pessoais e passe a se organizar. 

Dicas extras de conteúdo: 

Livro: os segredos da mente milionária; 

Canal do Youtube: Me poupe 

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