Quando a rotina aperta, o cansaço bate e as tarefas parecem não ter fim, é comum que a primeira ideia do dono da empresa seja contratar alguém.
Mas… esse é mesmo o próximo passo ideal e lógico?
Antes de abrir uma vaga, eu quero te convidar a refletir comigo: será que você está mesmo no momento certo para contratar ou só está precisando organizar os seus processos e usar melhor a tecnologia para ganhar produtividade?
Pois bem. Vamos caminhar juntos por essa análise!
Como está a estrutura da sua agência hoje?
Primeiro, respire fundo e responda com sinceridade.
Qual sistema você usa para gerenciar sua agência?
Se a resposta for “nenhum” ou “só umas planilhas que eu criei”, talvez o problema não seja falta de equipe, e sim a ausência de ferramentas adequadas.
Seu fluxo de vendas está mapeado?
Você registra o histórico de conversas com os clientes? Além disso, consegue encontrar facilmente documentos e orçamentos enviados?
Como você organiza suas tarefas diárias?
Se ainda está no caderno ou tentando lembrar de tudo de cabeça, a sobrecarga, inevitavelmente, vai chegar.
E o financeiro?
Você tem controle sobre pagamentos e recebimentos? Usa alguma tecnologia para automatizar esse processo?
Respondeu as perguntas percebeu que a sua rotina está bagunçada? Então, você provavelmente não precisa contratar agora. O que precisa, antes de mais nada, é arrumar a casa. Aliás, começar por essa etapa é o que permitirá que sua agência cresça de forma estruturada e sustentável.
Sem essa organização, você continuará preso a uma rotina lenta e manual, o que impede sua atuação como gestor e estrategista.
E se a sua agência já estiver bem estruturada, com processos definidos, boas ferramentas e tudo funcionando em harmonia, ótimo! Nesse caso, podemos avançar para o próximo nível.
Gatilhos que indicam que está na hora de contratar:
1. A demanda está crescendo de forma consistente
Ou seja: o volume de trabalho vem aumentando mês após mês, não só em picos esporádicos. Janeiro foi excelente, mas fevereiro e março voltaram ao normal? Pode ser só sazonalidade.
Agora, se o ritmo segue acelerado por vários meses, isso pode indicar um novo patamar do negócio.
2. Você (ou sua equipe) não está dando conta de tudo
- Você sente que está deixando passar atendimentos?
- Não consegue fazer pós-venda, retrabalhar sua base ou revisar campanhas porque o tempo não dá?
- Fica sempre apagando incêndio e deixando tarefas importantes, principalmente financeiras, para depois?
Esse é um sinal claro de que o time precisa de reforços.
3. Existe um gargalo operacional que não pode ser resolvido com tecnologia?
Ou com a estruturação e reorganização do trabalho?
Você já utiliza o sistema Monde, importa vendas, faz conferência automática de faturas dos fornecedores, conta com relatórios gerenciais completos, organiza o histórico dos atendimentos, cria orçamentos pelo sistema e tem tudo isso bem organizado — mas ainda assim enfrenta falhas operacionais que impactam a qualidade da entrega ou te fazem perder oportunidades?
Isso significa que a demanda cresceu muito.
4. A sua equipe está sobrecarregada?
Ou a qualidade do atendimento começou a cair?
Um colaborador comprometido, só que sobrecarregado, pode não entregar o seu melhor.
E se você trabalha sozinho, sabe o quanto é difícil manter a excelência quando não se tem tempo nem para respirar.
Reclamações por demora, orçamentos cobrados e insatisfação crescente podem gerar detratores, e não apenas perda de vendas.
5. Existem oportunidades de crescimento?
Ou de venda de novos serviços que estão sendo deixadas de lado por falta de equipe?
Por exemplo: talvez você tenha vontade de criar uma campanha de marketing para divulgar um novo destino, porém, deixa a ideia de lado porque sabe que, se os pedidos começarem a chegar, não vai dar conta de atender.
E aí, por receio, você acaba se limitando a trabalhar só com o que já tem — mesmo sabendo que poderia expandir suas vendas criando páginas, campanhas ou divulgando grupos.
Uma empresa só cresce com pessoas. Pense nisso!
O que fazer antes de contratar?
Agora que você já entendeu os sinais, vem a parte estratégica. Veja o que o gestor deve analisar antes de começar o processo de contratação.
2. Identifique a função prioritária
Qual profissional faria mais diferença agora?
Pode ser um vendedor, um SDR (profissional que faz a qualificação de leads e prepara o terreno para a venda), alguém para o financeiro ou até uma pessoa focada em conteúdo. Tudo depende do seu momento e da sua estratégia.
3. Avalie a saúde financeira do negócio
Aqui é pé no chão, pois a sua agência precisa ter caixa para contratar.
E mais, precisa ter caixa estável.
Contratar alguém envolve treinamento, adaptação, o que significa que o retorno não é imediato. Em vendas, por exemplo, pode levar meses até que a nova pessoa comece a gerar resultados.
Dica prática:
Analise o seu plano de contas, entenda seus custos fixos, variáveis e receitas. A contratação não pode comprometer a saúde do negócio.
4. Escolha o tipo de contratação mais viável
Você pode optar por:
- CLT, se busca estabilidade e presença integral;
- Estágio ou Trainee, para apoio com custo mais baixo (mas alto investimento em treinamento e capacitação);
- Freelancer ou PJ, para demandas específicas ou menos contínuas.
E se ainda não for o momento de contratar?
Isso não é um problema, é só um sinal de que ainda dá pra melhorar com o que você já tem.
Nesse caso, foque em:
- Otimizar processos,
- Delegar com mais estratégia,
- Automatizar tarefas repetitivas,
- E documentar tudo para, quando for contratar, o onboarding (treinamento inicial) ser mais rápido e eficiente.
Inclusive, recomendo fortemente que você leia:
Eles vão te dar clareza e preparo para a próxima fase do seu crescimento.
Dica final de agente de viagens: a diferença entre a primeira e a segunda contratação
Conversei com a Diana Carvalho, proprietária da agência Mundo4e. Ela tem considerações interessantes sobre o tema contratação:
A primeira contratação
A primeira contratação acontece quando a agência ainda é, basicamente, você em versão exausta: tudo depende da sua cabeça, não há processos claros, cada dia funciona de um jeito e a rotina muda conforme o humor (e o volume de “pepinos” da semana).
Não é apenas uma questão de aliviar a carga, pois essa pessoa chega para ajudar a decifrar o caos de uma agência que começou a crescer e já não dá mais conta sozinha.
Normalmente, ela vê a bagunça de perto, aprende com você, que também ainda está aprendendo, e ocupa um espaço meio instável, misturando confiança com tentativa e erro. Quase sempre faz um pouco de tudo, porque você ainda nem sabe direito o que precisa delegar.
Quando chega a segunda contratação, o jogo vira. Você já experimentou ter alguém ao lado, precisou ensinar, organizar-se e respirar fundo para não explodir com erros bobos, e isso te obriga a crescer.
A segunda contratação
A segunda pessoa entra em um cenário com mais clareza, estrutura e consciência: você deixa de contratar só para “ajudar” e começa a montar um time de verdade. A primeira contratação é mais emocional; a segunda já é (ou deveria ser) estratégica. É nesse momento que o negócio começa a ganhar forma.
Para quem já tem uma equipe maior e está acostumado a um time minimamente organizado, o desafio muda.
O problema deixa de ser apenas “como contratar” e passa a incluir “como manter a cultura viva, distribuir bem as funções e evitar que você, o dono, vire gerente de incêndio.
Aliás, é fácil cair na armadilha de ter um monte de gente e continuar centralizando tudo, ou pior, formar um time que não caminha sozinho porque depende de você para tudo. Nesse estágio, a contratação precisa ser ainda mais cirúrgica.
Conclusão: contratar ou não contratar?
Contratar é uma decisão importante e que, por isso, não pode ser feita só na emoção do cansaço.
Se, depois dessa análise, todos os sinais apontarem para o “sim”, vá em frente com planejamento e segurança.
Mas se ainda não for a hora, tudo bem também. Organizar a casa agora vai te poupar dores de cabeça lá na frente e vai preparar tudo para a pessoa certa entrar na hora certa.
E você? Como está a situação na sua agência?
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