Criando o processo de vendas da sua agência de viagens

Ter um processo de vendas bem estruturado é o que diferencia uma agência de viagens com ótimos resultados daquela que está sempre correndo atrás do prejuízo.

Afinal, um processo nada mais é que uma sequência de tarefas organizadas. Por isso, quando você sabe o que precisa ser feito e de que forma executar, os resultados aparecem.

Embora muitos gestores reclamem da falta de tempo e da sobrecarga, na maioria dos casos isso ocorre devido a ausência de processos claros.

Sem um processo bem definido:

• Em primeiro lugar, o gestor perde autonomia e passa o dia apenas “apagando incêndios”;
• Além disso, nada é estratégico: tudo acontece de forma desorganizada e no improviso;
• O medo de delegar tarefas aumenta, porque as informações não estão documentadas de forma segura;
• Como consequência, o gestor acumula mais responsabilidades do que deveria, o que impacta diretamente as estratégias de negócio e a qualidade de vida.

Agora, imagine se a sua agência tivesse um fluxo de vendas e pós-venda em que cada etapa estivesse mapeada, tornando o atendimento muito mais ágil.

Pois bem, é exatamente isso que eu quero construir com você aqui.

Como criar um processo de vendas eficiente para a sua agência

A gente está acostumado a olhar para as áreas de uma empresa de forma isolada, mas a verdade é que tudo está interligado. O que quero dizer é que a ação de vender, por exemplo, só acontece porque houve um esforço anterior de marketing.

O papel do marketing é:

• Definir o público-alvo;
• Atrair esses potenciais clientes para a agência;
• Aquecê-los com conteúdos relevantes até que demonstrem interesse em uma compra.

Desse modo, o objetivo final do marketing é transformar esse contato “aquecido”, que recebeu conteúdos úteis, viu a sua marca várias vezes e interagiu por e-mails, Instagram e outros canais, em um lead ativo.

E quando ele se torna esse lead ativo? Quando ele “levanta a mão”, solicitando um orçamento.

Ou seja, ele deixou de ser um desconhecido para se tornar alguém que acompanha a sua agência e demonstra interesse real no que você oferece.

Beleza! O lead sinalizou interesse em um dos seus produtos. O que fazer em seguida?

Etapas do processo de vendas

Novo atendimento

Verifique o histórico do cliente: procure pelo nome ou e-mail no Tarefas do Monde e veja se ele já foi atendido antes. Se sim, analise as interações para entender o perfil e comportamentos.

Se for um novo contato: registre as informações pessoais no cadastro de pessoas do Monde e indique a origem do lead (Instagram, site, e-mail marketing, indicação etc.).

Diagnóstico: fase de pré-venda 

Entender a necessidade do consumidor

o que ele espera, do que precisa?

Entender a urgência: ele pode comprar agora?

O objetivo de identificar esse aspecto é priorizar os atendimentos.

Assim, você conseguirá separar os leads que realmente têm interesse em comprar agora daqueles que ainda estão na fase de pesquisa e precisam de mais aquecimento do marketing.

Por exemplo, você percebe que a viagem não ocorrerá imediatamente porque as férias do casal ainda não foram marcadas. Nesse caso, pergunte:

“Quando vocês terão essa definição sobre as férias?”. Registre a resposta no módulo Tarefas do Monde para retomar o contato quando houver intenção real de compra.

Ele pode pagar?

Também é importante entender se o orçamento dele cabe na viagem pretendida, já que isso evita perda de tempo.

Ele é o decisor?

Saber quem toma a decisão de compra vai direcionar a conversa.

Mas e se a pessoa que fez o primeiro contato não for a decisora? Nesse caso, uma alternativa eficiente é sugerir a criação de um grupo temporário no WhatsApp que inclua quem realmente decide.

Logo, você se comunica diretamente com quem pode fechar a compra, sem excluir o lead que iniciou o contato com a agência.

Você pode dizer algo como:
“Para facilitar o planejamento da viagem, tudo bem se eu criar um grupo temporário com você e (acompanhante)? Isso vai tornar a comunicação muito mais rápida.”

Cotação e envio da proposta

Crie uma proposta visualmente atraente, que seja clara e fácil de acessar. Para isso, o recurso de Orçamentos do Monde é excelente.

Acompanhamento e fechamento da venda

Faça follow-ups estratégicos, sanando as dúvidas do cliente e ajustando a proposta conforme necessário.

A partir daí, documente tudo:

• Quando chega um novo atendimento, quais são os passos?

• Na fase de diagnóstico, existe um script?
  
• Onde as informações são registradas?

Todas as fases precisam ter perguntas bem definidas e um local específico para armazenar as respostas. Dessa forma, você garante um banco de dados organizado.

Venda feita? Hora de importar para o Monde. Lembrando que o sistema tem integração com mais de 90 fornecedores, o que economiza tempo e esforço do agente.

Pós-venda: a estrutura ideal 

Vendeu? Então é hora de estruturar o pós-venda!

Etapa 1: pós-venda imediato

• Registrar no sistema (como o Monde) que o atendimento está na fase de pós-venda.
  
• Enviar um e-mail parabenizando pela compra da viagem e agradecendo pela confiança.
  
• Enviar a documentação da viagem.
  
• Reforçar a disponibilidade da agência para suporte. Como funciona o suporte? Há atendimento 24h? Qual o melhor canal para contato? Essas informações devem ser bem claras para o cliente.
  
• Pedir uma avaliação do atendimento via WhatsApp, e-mail ou formulário com perguntas rápidas. Essa avaliação não é sobre a viagem, mas sobre a experiência com a agência. Se houver críticas, o gestor deve entrar em contato para entender e tentar reverter a situação. Se for positiva, pedir um depoimento para as redes sociais sobre a agência ou um colaborador específico.

Etapa 2: 10 dias depois da compra

Objetivo: oferecer produtos complementares para melhorar a experiência do cliente.

• Enviar um e-book com dicas de passeios e atrações no destino.
• Explicar a importância de comprar ingressos antecipadamente para atrações concorridas. Exemplo: “Sabia que os ingressos para espetáculos em Gramado esgotam rápido? Vale a pena garantir antes!” Essa abordagem pode ser feita via WhatsApp.
• Criar uma tarefa no Monde para lembrar de enviar essa mensagem.

Etapa 3: 15 dias depois da compra

Objetivo: personalizar a experiência.

• Pesquisar restaurantes e eventos no destino na data da viagem e enviar sugestões ao cliente.
• Oferecer upgrades, como passeios privados, ingressos exclusivos ou transfers diferenciados.

Etapa 4: 30 dias antes da viagem

Etapa 5: brinde personalizado

Objetivo: fortalecer a relação com o cliente.

• Preparar um brinde personalizado da agência (como nécessaire, tag de mala, etc.).
• Se possível, entrar em contato com o hotel para solicitar um mimo especial (bolo de aniversário, flores, espumante).
• Enviar uma carta de boas-vindas no destino, via hotel ou WhatsApp.

Etapa 6: 7 dias antes da viagem

Objetivo: última checagem antes do embarque.

• Confirmar novamente horários de voo e transfer.
• Enviar um checklist com os últimos preparativos (documentos, vacinas, itens incluídos e não incluídos).
• Verificar a previsão do tempo no destino e sugerir roupas adequadas.
• Caso haja alguma alteração (como um passeio cancelado devido ao clima), avisar o cliente imediatamente e oferecer uma alternativa.

Etapa 7: pré-embarque

Objetivo: garantir um embarque tranquilo.

• Realizar o check-in do cliente ou orientá-lo a fazer.
• Enviar um lembrete com horário do voo, horário de chegada ao aeroporto, documentos necessários e informações de seguro viagem.

Etapa 8: cliente embarcou

Objetivo: manter o contato ativo.

• Enviar uma mensagem desejando boa viagem.
• Reforçar que a agência está disponível para suporte.
• Pedir ao cliente para compartilhar fotos e vídeos durante a viagem, visto que você pode usar no marketing e redes sociais.

Etapa 9: retorno da viagem

Objetivo: encerrar o atendimento e sondar um novo interesse.

• Confirmar horários de transfer e voo de volta, reforçando a necessidade de chegar cedo ao aeroporto.
• Após o retorno, pedir um feedback. 

As perguntas que você faz durante o feedback são essenciais para obter respostas completas e autênticas, que podem se transformar em grandes provas sociais para as redes sociais e o site da agência.

Ou seja, queremos ir além da resposta padrão: “A viagem foi ótima. Obrigado!”. Nosso objetivo é capturar detalhes e emoções, certo?

Processo de vendas no CRM: o que não pode faltar para ter recorrência 

Se você não está familiarizado com essa sigla, CRM (Customer Relationship Management) é um sistema ou estratégia usada para gerenciar o relacionamento com clientes. 

Ele centraliza dados e interações em um único lugar, facilitando o acompanhamento e a personalização do atendimento.

1. Perguntas de segmentação 

No seu CRM, crie perguntas para segmentar os clientes. Isso faz toda a diferença, pois permite manter um relacionamento contínuo e personalizado, aumentando as chances de recorrência.

Quais perguntas te guiam nessa segmentação?

2. Como usar os dados do CRM na prática

Conforme você for alimentando o CRM com essas informações, vai ficar mais fácil cruzar dados para campanhas direcionadas. Veja alguns exemplos:

• Quero encontrar clientes que embarcam em São Paulo e viajam em casal.
• Quero contatos que embarcam em Natal e têm interesse em viagens LGBTQIA+.
• Preciso saber quem prefere viajar em dezembro, com a família, e tem visto americano.

Percebe como os dados tornam suas ações mais estratégicas? Com o CRM bem alimentado, você descobre oportunidades que não enxergaria de outra forma.

3. Registrando o motivo da perda

O CRM não deve registrar apenas as vendas fechadas, mas todas as interações, incluindo os motivos pelos quais um cliente não comprou.

Exemplos de motivos de perda:

• Preço alto;
• Comprou com outra agência;
• Disse que vai fechar no futuro.

Se esses dados forem bem registrados, no futuro você poderá recuperar leads e tentar fazer a venda novamente.

Como fazer no Monde? Crie um campo personalizado com o nome “motivo de perda”.

Conclusão: o seu processo de vendas completo

Portanto, organizar cada etapa do funil de vendas — do primeiro contato ao pós-viagem — não é mero detalhe, é a base que sustenta um crescimento saudável e previsível.

Afinal, quando você documenta tarefas, utiliza o Monde para automatizar rotinas e alimenta o CRM com informações estratégicas, seus atendimentos ficam mais ágeis, suas ofertas melhores e seus clientes, naturalmente, voltam a comprar.

Além disso, esse cuidado libera tempo para o que realmente importa: pensar em novas experiências e fortalecer relacionamentos.

Enfim! Espero que eu tenha te ajudado. Deixe o seu comentários e até a próxima.