Olá, agente! Tudo bem por aí? Se você acompanha este blog (e a gente espera que sim!), sabe que sempre compartilhamos conteúdos sobre vendas, marketing e finanças. Hoje, porém, o papo é sobre um processo interno da nossa empresa: a implantação do sistema Monde.
→ O que acontece depois que você contrata o sistema? Vem comigo que eu te explico!
A implantação de um sistema exige parceria
É importante dizer logo de cara que para implantar um sistema de gestão, você precisa do acompanhamento de um consultor que entenda da ferramenta e do mercado. Mas, para além desse aspecto, o projeto também depende do seu comprometimento.
E vamos ser honestos aqui e confessar que a gestão não é a parte mais glamourosa do negócio. Ninguém acorda pensando: “Oba, hoje vou passar o dia analisando relatórios!”. Ainda assim, a gente sabe que não tem como fugir e que o dono de uma agência precisa ter as áreas do negócio sob controle.
A boa notícia é que a tecnologia está aí para facilitar (e muito!) essa jornada.
Então, se você está na fase de pesquisar por sistemas de gestão, minha recomendação é ficar de olho em dois pontos:
1. O sistema que você está pensando em contratar é voltado 100% para agências de viagens?
Não adianta pagar por uma ferramenta que não foi feita para o seu negócio. Se você for por esse caminho, vai precisar adaptar muitas coisas, não será atendido em várias outras e, no fim, o investimento de tempo e dinheiro não vai dar o resultado esperado.
Nas palavras do nosso cliente, Mauricio Bonazzi, da Travel W:
2. Existe consultoria de implantação nos primeiros meses?
Implantar um sistema não é que nem fazer um miojo, que fica pronto em três minutos. Se você está com a ideia de que vai ser a coisa mais fácil do mundo, pode dar uns passos para trás.
Afinal, pense em tudo que você faz hoje em termos de gestão: atendimento, gestão das vendas, financeiro, anexos… Você vai modificar e centralizar tudo isso na ferramenta, o que gera demandas complexas.
Por isso, ter apoio em todas as etapas é indispensável. Em outras palavras, não contrate uma empresa que deixa você sozinho depois do pagamento.
A Monde, por exemplo, é reconhecida no mercado não apenas pela qualidade do produto, mas também pelo atendimento. Combinamos um sistema desenvolvido dentro de uma agência de viagens com uma equipe de consultores qualificada para guiar você durante todo o processo.
“Mas, Isabela, como funciona essa consultoria inicial?” Fica aqui comigo, porque eu vou explicar todas as etapas agora.
Por que a Monde trabalha com consultoria inicial de implantação?
Um dos valores inegociáveis da Monde é: “os clientes realmente importam”. Esse pilar orienta todas as nossas decisões, desde a contratação do time até o desenvolvimento de novos recursos.
Só que para que esse valor não fique só no discurso, nós temos que criar meios concretos para que você trilhe um caminho de sucesso, concorda?
Por isso que a consultoria de implantação existe. Ela é o nosso jeito de colocar o agente de viagens no caminho mais simples e eficiente da gestão.
Hoje, nosso time de atendimento tem cerca de 20 pessoas, quase metade da empresa. Mantemos essa equipe robusta para que nossos clientes recebam suporte rápido e relevante.
Além disso, parte do time está 100% dedicado a acompanhar quem está começando no sistema, esses são os nossos consultores de implantação.
Na prática, essa equipe entende as necessidades de cada negócio e traduz os processos da agência para dentro do Monde, sempre com foco em automatizar o que for possível, evitar falhas e reduzir retrabalho.
O consultor é, de forma resumida, quem aponta a “estrada de tijolos amarelos” que leva os agentes ao sucesso na gestão.
O que é a consultoria e como ela acontece?
Nas palavras do próprio time de implantação da Monde:
“A implantação é um conjunto de práticas essenciais que auxilia os clientes a dominar o uso do nosso produto, extraindo o máximo de suas vantagens e benefícios, além das configurações técnicas fundamentais para seu funcionamento”.
O processo da consultoria acontece depois da contratação do Monde, em encontros remotos por cerca de 90 dias.
O objetivo, após os 90 dias, é que o cliente use o Monde com independência e autonomia, contando com o suporte sempre que precisar esclarecer dúvidas ou resolver problemas.
As fases da implantação
1. Gestão de clientes, atendimento e vendas
Para muitos agentes que ainda não usam um sistema, o relacionamento com o cliente acaba no final da folha do caderninho de anotações. As informações de perfil, necessidades e histórico de compra ficam perdidas em planilhas, abas e pastas nos computadores, o que impede uma boa experiência em todos os pontos de contato e dificulta o relacionamento a médio e longo prazo.
Nesta fase, portanto, o consultor te ajuda a criar processos dentro do Monde para:
- Estruturar uma base de oportunidades (para ações de relacionamento e prospecção).
- Definir um processo de atendimento com etapas replicáveis, garantindo relevância e consistência para todos os clientes.
- Gerenciar vendas realizadas e enxergar resultados reais. Por exemplo:
- Qual foi a sua receita e o total vendido no período?
- Quais produtos trouxeram maior receita?
- Qual foi a sua receita e o total vendido no período?
- Delegar o atendimento com segurança e organização.
Objetivos principais desta etapa: dar autonomia à equipe e facilitar o repasse do atendimento, para que o gestor tenha mais tempo para a estratégia do negócio e não precise ficar microgerenciando.
Além disso, buscamos aumentar a maturidade da operação e reduzir o tempo com conferências, já que, com uma visão centralizada de informações, a necessidade de cruzar dados em várias planilhas desaparece.
Ao final, você deve conseguir responder com rapidez e confiança:
- Qual vendedor realizou mais atendimentos?
- Qual vendedor teve menor conversão de atendimentos em vendas? E quem mais converteu? O que fez diferente?
- Quantos atendimentos foram convertidos em vendas?
- Quais são os principais motivos de perda?
- Qual fornecedor foi o mais vendido e qual gerou mais receita?
2. Gestão financeira
Infelizmente, a área financeira de muitas agências é negligenciada. As vendas se tornam protagonistas e o resto fica para “quando sobrar tempo”, só que quase nunca sobra, não é?
Como eu sempre digo, vender muito nem sempre significa lucrar. O lucro real vem do equilíbrio entre vendas e uma gestão financeira organizada.
Nesta fase, o consultor vai mostrar como:
- Organizar e programar os custos fixos, dando uma visão completa e mais automática das despesas da agência.
- Definir metas de gastos, garantindo equilíbrio entre receitas e despesas.
- Estruturar projeções financeiras, para saber como estará o caixa no futuro e não ser pego de surpresa.
- Monitorar a performance do negócio, analisando e medindo resultados com base em dados.
3. Gestão completa
Chegamos ao final do processo de implantação do sistema Monde. Aqui, a ideia é ter todas as áreas da agência conectadas.
Nesta fase, o consultor ajuda você a criar uma rotina de gestor, pois é muito comum o dono ficar preso no operacional e nas vendas, sem tempo e energia para atuar de forma estratégica.
Quando o gestor chega à fase de gestão completa, ele está preparado para adotar uma rotina de análises e tomadas de decisão que torna os próximos passos de melhoria mais claros.
Objetivos principais:
- Consolidar relatórios e resultados.
- Mostrar a visão global, com as vendas e as finanças integradas.
Vale lembrar: com os relatórios gerenciais do Monde, você acompanha tudo em tempo real e toma decisões baseadas em dados. Ter previsibilidade é o que traz tranquilidade para planejar o futuro da sua empresa.
Conclusão
Como você viu, nosso processo é pensado para guiar o agente em uma jornada de três fases bem definidas:
- Organização das vendas e do atendimento, para entender seus resultados e otimizar o relacionamento com o cliente.
- Controle total do financeiro, para que você saiba exatamente para onde seu dinheiro está indo e possa planejar o futuro com segurança.
- Gestão completa e estratégica, unindo todas as áreas para que você deixe de “apagar incêndios” e passe a tomar decisões baseadas em dados.
A implantação acabou, mas você continua tendo apoio do time de atendimento para esclarecer suas dúvidas. Nosso suporte opera através de chat, telefone e e-mail, além de contar com uma Central de Ajuda completa.
Ainda não é cliente e ficou interessado em contratar? Fale com um consultor comercial clicando aqui.
Deixe um comentário