Fatura fornecedor: como conferir de forma automática com o Monde

Conferência Automática de Fatura Fornecedor

Você já perdeu dinheiro na rua e só percebeu quando chegou em casa? Eu já, a sensação não é boa (rs). Eu fiquei assim: 

Mas e se eu te disser que sua agência de viagens pode estar perdendo muito em receita anual e você nem sabe? 

É verdade. Mas fique calmo, pois neste artigo eu vou mostrar como resolver esse problema com uma solução incrível do mercado. 

E já que dinheiro não dá em árvore, continue lendo e compartilhe com outros agentes! 

O que é a fatura fornecedor? 

Sabemos que toda agência de turismo possui os seus fornecedores de produtos e serviços, certo? E eles estão ligados diretamente às movimentações financeiras da agência, uma vez que a empresa realiza o pagamento pelos produtos e serviços contratados. 

O dinheiro sai da conta, mas ele também entra (felizmente), visto que os fornecedores fazem o pagamento de comissões e incentivos, que compõem a receita da agência. 

Sendo assim, a fatura fornecedor funciona como um documento comercial para cobranças e pagamentos. 

Só com essa explicação já fica bem claro que é MUITO importante para a saúde financeira da sua agência manter a organização dessas faturas. 

Essa organização evita qualquer movimentação financeira errada entre agência e fornecedor! 

Bom, mas se isso não te convenceu, eu trouxe alguns erros comuns em faturas que fazem as agências perderem dinheiro (de verdade)!

Por que conferir as faturas dos fornecedores é essencial?

A conferência de fatura fornecedor, como eu já disse, é muito importante, pois ela garante que a sua agência receberá:

  • Os incentivos que foram combinados;
  • As comissões que só serão pagas após o check-out;
  • As RAVs, DUs.

Enfim, essa análise, então, confirma que toda a receita da venda será paga para a sua agência. 

E claro, ter todas as informações registradas é essencial para não deixar nada passar. 

Over a menos

Imagine que você combinou com o fornecedor um incentivo (over) de 3% em uma venda específica, mas não anotou em nenhum lugar. Se esse valor não entrar como receita para a agência, você vai perder dinheiro sem nem saber. 

No Monde, na tela de cadastro da venda, você encontra campos para anotar informações de comissionamento.

Tela do Monde com os campos de receita da agência, que compõem a fatura fornecedor da empresa

Conforme você lança as informações, o sistema gera automaticamente a sua fatura no “Contas a pagar e receber”, seguindo as regras de faturamento do seu fornecedor. 

Dessa forma, fica fácil saber quais serão as saídas e entradas referentes a cada venda. 

tela do Monde com as movimentações financeiras da agência. Entradas e saídas

Confira o vídeo abaixo para entender mais sobre o recurso. 

Forma de pagamento trocada 

Agentes já me contaram que pode acontecer da fatura do fornecedor chegar com a forma de pagamento errada, fazendo com que a agência devolva dinheiro ao invés de receber. 

Um exemplo: o vendedor fez a venda cadastrando a forma de pagamento “cartão de crédito fornecedor”. Isso significa que o pagamento já está retido e a agência deveria receber o valor de comissionamento. 

Porém, por algum erro, a fatura chega com a forma de pagamento “depósito em conta”, como se o cliente tivesse deixado o dinheiro na agência, e, portanto, ela deveria reter a comissão e devolver o restante do valor ao fornecedor. 

Se a agência tem o hábito de pagar faturas sem conferir, essa falha pode custar caro no final de um período. 

E olha, não sou só eu que falo sobre como o Monde pode evitar perda de dinheiro. Os clientes também falam: 

depoimento do cliente Monde sobre como o sistema ajuda a agência a não perder dinheiro

Ainda não é cliente Monde? Clique aqui para falar com um de nossos consultores. 

Como conferir faturas sem perder tempo?

É, agente, eu sei que gerenciar uma empresa não é fácil. São muitos detalhes e tarefas diárias que demandam tempo e paciência. 

Mas você sabia que muitos processos burocráticos podem ser automatizados? Esse é o caso da conferência de fatura de fornecedores. 

Como mostrei nesse conteúdo, não conferir essas faturas é o mesmo que perder dinheiro. Porém, muitas agências deixam esse trabalho de lado, pois ele acaba tomando um tempo precioso que poderia ser investido em ações de vendas. 

Pensando em ajudar o mercado, a Monde investiu em automatizar o processo de conferência de fatura de fornecedores. Isso mesmo, chega de trabalho repetitivo e braçal. 

Então, além do sistema compor a fatura automaticamente a partir do cadastro (ou importação) da venda, você nem precisa se preocupar em analisar as informações de forma manual.

Um verdadeiro alívio, não é mesmo?

Veja algumas telas do recurso para entender como ficou fácil conferir as faturas. 

tela do recurso de conferência de fatura fornecedor automática

No módulo de “Contas a pagar e receber”, você vai selecionar no campo de pesquisa a opção “Faturas fornecedores”. 

Entrando na opção “Itens” e clicando em “conferência via arquivo”, você poderá abrir o arquivo enviado pelo fornecedor com os dados da fatura. 

tela do recurso de conferência de fatura fornecedor automática

E essa é a tela que o Monde vai apresentar. Ela mostra os itens que foram conferidos com sucesso.

Também é possível visualizar os itens com divergência. O que isso significa? Se o Monde indicou algum erro na fatura, essa é a sua chance de entrar em contato com o fornecedor para esclarecer a falha e não perder dinheiro.  

Por exemplo: olhando a imagem que eu trouxe acima, podemos ver que o item MZY1301 está apresentando uma diferença de 180 reais. Essa diferença pode ser um incentivo ou uma comissão não paga. 

Pois bem, 180 reais é dinheiro. Vale a pena perder essa receita por falta de conferência? Tenho certeza que não!

Então, a recomendação aqui é: não abra a venda no Monde e ajuste o valores em cada campo para baterem com a fatura do seu fornecedor. Investigue o problema! Se necessário, corrija os processos com os seus vendedores e aponte as falhas dos fornecedores. 

Bom, a fatura apresentou um erro. Você conferiu com o vendedor e com o fornecedor e chegou à conclusão de que precisará alterar o valor no Monde para ter relatórios financeiros corretos. 

Basta clicar no item da fatura com o botão direito do mouse e acessar “Alterar taxas CC e comissões”. 

tela do recurso de conferência de fatura fornecedor automática

Fácil, não é?

Se quiser entender mais sobre esse recurso, assista ao vídeo abaixo e deixe suas dúvidas nos comentários. 

Conclusão 

Bom, chegamos ao final do conteúdo! Espero que você tenha entendido a importância de conferir as faturas dos fornecedores antes de realizar pagamentos. 

Gostou do recurso do Monde de “Conferência automática de fatura”? Deixe suas respostas nos comentários. 

2 Comentários

  • Olá boa tarde!!!
    Estou querendo saber mas detalhes sobre o sistema. para minha agência.
    Como valore, informação do sistema lançamento, boletos e faturas.

    Resposta

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