Agente, a sua vida é corrida? Você está conseguindo equilibrar o descanso e lazer com a rotina profissional? Neste material, vamos falar sobre como sistematizar a rotina de trabalho pode te ajudar a ter mais tempo.
Spoiler: o Monde tem função essencial nessa missão. Vem ver!
Organização é a base para ter uma vida profissional de sucesso
Muito se fala sobre planejamento de rotina, hábitos saudáveis, equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Mas, na prática, sabemos que é muito difícil dar conta de todas as tarefas do dia a dia.
Eu sei que falar é fácil, e aplicar é o verdadeiro desafio. No entanto, o que posso fazer por você é mostrar o caminho; o resto é contigo.
Dito isso, eu tenho um primeiro passo para te ensinar: sistematize o seu trabalho.
Eu garanto que a base para você chegar a um ponto de harmonia em todas as áreas da sua vida é a organização e a postura de criar hábitos que vão tornar processos mais enraizados na sua rotina.
Aliás, a organização é um dos pilares que o Monde se propõe a implantar nas agências de viagens, o que afeta diretamente a qualidade de vida dos agentes.
Leia: os 3 pilares que o sistema Monde resolve
Isso porque, com processos sistematizados no Monde, o agente ganha mais tempo livre.
E o tempo é um recurso muito valioso nas nossas vidas, concorda comigo? Por isso, nós não queremos que você tenha que trabalhar até tarde montando planilhas e relatórios.
O que a gente quer é te ajudar a ter dados reais, atualizados e uma gestão eficiente, sem que você tenha que perder noites, finais de semana e momentos de descanso.
Vamos ver como o Monde faz isso?
Sistematizar a sua agência de viagens vai te trazer sucesso
Um papel em branco ou uma planilha com linhas e colunas infinitas dão aquela liberdade para você fazer as coisas do seu jeito.
Isso talvez torne os processos flexíveis demais, abrindo espaço para que você e sua equipe trabalhem de diversas formas.
Essa atitude é um problema porque desorganiza, no sentido de que a revisão e o controle ficam de lado. Você vai só alimentando um banco de dados que se torna, na verdade, um “bando de dados”.
Por outro lado, ao adotar um sistema e alinhar os processos a ele, você é capaz de sistematizar o trabalho e a rotina.
Essa abordagem:
→ Cria hábitos, aumenta a eficiência, reduz erros e simplifica o treinamento de novos colaboradores.
Esses treinamentos serão baseados em processos já estabelecidos, facilitando a assimilação e integração dos membros da equipe.
Agora que isso está claro, eu vou mostrar funções do Monde que vão sistematizar o seu trabalho!
Realize esses processos no Monde e aumente a organização da sua agência
1- Fechamento da venda
Na prática, para executar essa ação de fechamento, basta clicar no botão “Fechar” da venda.
Porém, a ideia aqui é que o funcionário responsável por essa tarefa revise as informações cadastradas, os anexos, faça o pagamento ao fornecedor e garanta que a receita da venda está correta.
Em outras palavras, o ato de fechar a venda no Monde tem o objetivo de revisão.
Quando tudo estiver em ordem com a venda, aí sim, basta clicar no botão “Fechar” e pronto!
Se quiser entender como realizar o fechamento de vendas no Monde, leia o artigo na nossa Central de Ajuda clicando aqui.
2- Só pague uma fatura fornecedor após conferi-la no Monde
A ação de conferir as faturas do fornecedor antes de efetuar o pagamento é algo que comentamos em muitos artigos.
Isso porque a conferência ajuda a evitar erros e perdas financeiras.
Portanto, o processo que você deve implantar na sua agência para sistematizar o ato de conferir faturas é o seguinte:
- A fatura chegou. O primeiro passo é conferir no Monde (alguns fornecedores estão disponíveis para conferência automática). Nesse momento, o sistema vai apontar (ou você vai encontrar, se estiver analisando manualmente), erros e divergências que podem ocorrer por diversos motivos: vendedor que preencheu informações incorretas, over acordado e não recebido, falha no sistema dos fornecedores, enfim.
- Viu os erros? O segundo passo é corrigi-los. Se foi uma falha do vendedor, converse e treine-o para melhorar o processo e evitar que o problema se repita. Agora, se o erro foi do fornecedor, entre em contato para informar e receber a sua receita correta.
- Terceiro passo: pagar e liquidar a conta no Monde.
- Por fim, anexe a fatura na conta correspondente para ter o histórico de pagamentos centralizado e organizado. Pronto, processo fechado e redondinho!
Acesse o artigo: conferência automática de fatura fornecedor para entender mais.
3- Pagar comissão dos vendedores usando o fechar comissões do Monde
Ao realizar o processo de fechar comissões usando o recurso do Monde, o sistema vai indicar se há vendas em aberto. Assim, você tem a oportunidade de corrigir essa falha, fazendo a revisão de informações da venda (como eu mostrei na dica 1).
Percebe como tudo no Monde está conectado? Dessa maneira, você não deixa pontas soltas nos seus processos.
4- Fechar as contas caixa e banco semanalmente
Incluir na rotina a prática de fechar as contas caixa e banco semanalmente é muito importante para manter tudo organizado.
Pensando nisso, o gestor só deve fazer esse fechamento depois de se certificar que as informações estão corretas e batendo certinho com o saldo da conta. Se tiver diferença, é preciso ajustar antes de fechar.
Assim, o gestor garante dados reais para usar estrategicamente. Afinal, não adianta nada ter um monte de dados se eles não têm qualidade (não são completos nem verdadeiros).
5- Feedback com o pax que voltou de viagem
Por último, mas não menos importante, vamos falar um pouquinho sobre o feedback.
Todo mundo sabe que a estratégia de conversar com o cliente depois da viagem é essencial porque faz o agente entender se as expectativas do pax foram atendidas, quais foram os problemas e desafios que ele enfrentou na viagem e se ele tem pontos de melhoria para destacar (bem como pontos positivos).
No momento do feedback, você tem a chance de adquirir conhecimentos para evitar falhas futuras e estudar questões mais técnicas, como a qualidade da hospedagem e atrações turísticas do local.
Mas essa conversa não precisa se resumir ao feedback, pois ela pode dar início aos planos de uma nova viagem. Esse é o momento do vendedor falar “esse destino você já pode dar um check, e agora, qual o próximo da lista? Para qual mês/ano?”.
Com isso, o vendedor cria uma Tarefa no Monde, definindo a melhor data para retomar o contato e discutir as possibilidades futuras com o cliente.
Construa uma relação mais próxima e personalizada com cada passageiro. Com essa ação, você fideliza, melhora serviços e ainda prospecta!
Conclusão: sistematizar é essencial!
Em resumo, sabemos que a vida do agente de viagens pode ser bem corrida. Mas para equilibrar trabalho e lazer, a organização é essencial. É aí que entra a Monde, com soluções para simplificar suas tarefas.
Ao usar o sistema, fechar vendas, conferir faturas e pagar comissões são tarefas que ficam mais fáceis. Isso não só economiza tempo, mas também mantém tudo certinho e sem erros.
Manter as contas caixa e banco em dia é outra dica importante. Fechar essas contas toda semana garante dados reais e estratégicos. E não podemos esquecer do feedback pós-viagem! Conversar com os passageiros te ajuda a melhorar os serviços e abre portas para novas vendas.
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