5 formas de melhorar a gestão da sua agência de viagens

Pensar em melhorar a gestão do seu negócio parece algo muito complicado para ser trabalhado com ações práticas e eficazes, não é mesmo?

Porém, existem estratégias que podem ser aplicadas com pouco esforço e que começam a trazer resultados a curto prazo. Você não vai precisar colocar a sua agência de “pernas para o ar”, prometo. Mas iniciar um planejamento de como agir para organizar a gestão geral da sua empresa é essencial!

Por isso, neste blog post eu vou mostrar 5 formas práticas de melhorar essa área da sua agência de viagens. Vamos lá!

1ª forma de melhorar a gestão da agência: 4 + 1 > 5

Vamos começar com um exercício (mental, viu? Não precisa levantar, rs).

Eu quero que você pense: quantas horas da semana você reserva para estudar sobre conceitos que podem melhorar a sua performance profissional?

Ihhh, você nem se lembra quando foi a última vez que assistiu a uma palestra sobre gestão ou que leu sobre novidades do turismo? Então está na hora de mudar.

Dê uma olhada na seguinte fórmula: 4 + 1 > 5. Parece que a conta está errada, né? Como a soma de 4+1 pode ser maior que 5? Vou explicar agora e vai fazer sentido!

Jacco VanderKooji, fundador da Winning by Design, empresa especializada em construir organizações de vendas modernas, trouxe esse conceito para um evento aqui no Brasil. E a ideia de Jacco vem revolucionando a forma como os empreendedores enxergam a produtividade. Isso porque muitas pessoas ainda acreditam que para ter resultados positivos é necessário trabalhar de forma constante. Quanto mais trabalho, mais resultado. Bom, parece que não é bem assim.

A ideia do 4 + 1 > 5 é que uma pessoa que trabalha 4 dias por semana e dedica 1 a treinamento, produz mais do que outra que trabalha os 5 dias corridos.

Aposto que você pensou: “é impossível parar 1 dia inteiro só para estudar”. E eu concordo que isso é meio inviável. Porém, nós não vamos levar o conceito ao pé da letra. O que você vai fazer, de imediato, é organizar os cursos que quer realizar e as palestras que quer assistir.

Tenha organização para estudar

Eu utilizo o Trello para planejar meus estudos há algum tempo. Por isso, posso te dizer que é muito prático.

Essa é a minha board de estudos. Eu recomendo que você tente tirar, pelo menos, 2 horas por semana para se atualizar. Mas não deixe de se organizar, pois se você não criar o hábito, vai acabar se esquecendo. Então:

• Use alguma ferramenta para reunir os cursos que você está realizando (ou que quer começar em breve);
• Separe um momento do dia para estudar e coloque na sua agenda.

Dessa forma você vai conseguir criar uma rotina positiva de capacitação!

2ª forma: documente os seus processos

Você já sentiu que algum processo não estava funcionando como deveria, mas não conseguiu encontrar a raiz do problema? 

Esse sentimento não é incomum. E documentar os seus processos é uma sugestão que pode te ajudar a organizar ideias e fluxos de trabalho. Assim, você se torna capaz de entender quais pontos precisam de melhoria!

Agente, nós não somos computadores. E por melhor que seja a sua memória, não é possível arquivar todas as informações importantes sobre o seu negócio na cabeça. 

Mas fique tranquilo. Pois nós vamos começar a documentar coisas simples para você pegar o ritmo da coisa. Por exemplo: 

Processo de retorno das solicitações de orçamento

Você pode começar por essa área. Responda:

• Quanto tempo leva para o cliente receber o retorno?
• Quais os canais mais utilizados para pedidos de orçamento? (Instagram, telefone, WhatsApp);
• Onde os vendedores anotam essas solicitações e como fazem para acompanhar? 

Você precisa ter documentado quais os passos seguidos atualmente. Quais as ferramentas utilizadas. E como é possível melhorar.

Depois de responder às questões que eu apresentei, você pode perceber que:

• A agência precisa investir em uma ferramenta para criação e envio de orçamentos e em um sistema para ter o histórico de atendimento. E chegar a essa conclusão representa um cenário de evolução, o que é positivo. 

Na Monde, nós anotamos os processos de todas as áreas da empresa em documentos chamados “playbooks”.

Esse é o sumário do Playbook de marketing. Nele nós anotamos todas as reuniões, ferramentas e processos que o departamento segue para alcançar os objetivos. Sempre que algo da rotina de trabalho muda, nós atualizamos o documento. 

Em resumo, a prática de documentar processos dá ao gestor:

• O benefício de conseguir analisar resultados para aplicar melhorias. Isso pode garantir um aumento na performance da equipe e na satisfação dos clientes.

Mas além disso, você pode aproveitar os processos documentados para a área de treinamento.

Tendo esse documento completo, quando um novo colaborador entrar para a equipe, ele pode conhecer o dia a dia de trabalho através do playbook. Isso irá tornar a adaptação mais rápida! 

3ª forma: delegue tarefas

Muitos empreendedores ainda acreditam que para o negócio caminhar, eles precisam fazer tudo. Cada tarefa e encargo precisa estar sob responsabilidade deles. Isso é loucura!

Se você é gestor e conta com funcionários, precisa delegar atividades e acompanhar o andamento delas. Isso te dará uma visão mais ampla do negócio. Ou seja, será possível descobrir os pontos fracos dos seus processos e planejar soluções. 

Embora isso pareça simples, muitos gestores caem na armadilha de pensar: “eu vou perder muito tempo ensinando alguém a fazer algo. Se eu fizer sozinho é mais rápido”. Ou ainda pior: “ninguém faz melhor do que eu”. Nunca pense dessa forma!

Realmente é um pouco demorado ensinar uma pessoa, porém, isso faz parte do processo de evolução profissional. Depois que o colaborador aprender, ele não vai mais precisar de ajuda constante e o fluxo de trabalho irá fluir. Isso significa tempo extra para você focar em pontos que são responsabilidade de um gestor.

No entanto, se você acredita que mesmo com treinamento ninguém realiza uma tarefa como você, fique atento. Isso porque a contratação pode estar errada. Uma qualidade dos gestores de sucesso é conseguir contratar pessoas que se encaixam na equipe e entregam bons resultados.

Quer aprender mais sobre contratação? Então leia: como contratar funcionários capacitados para sua agência de viagens.

Algumas dicas para delegar com excelência

Seja claro: eu sempre falo que comunicação corporativa é essencial. O gestor precisa ser claro ao delegar, já que isso é o básico para que a tarefa seja cumprida conforme o esperado. Além disso, é importante ter certeza que as ideias (do funcionário e gestor) estão alinhadas. Por isso, não custa perguntar: “ficou alguma dúvida?”. “Você precisa que eu repasse alguma etapa?”.

A responsabilidade é do gestor: delegar não é abandonar. O gestor precisa acompanhar e estar presente para tirar dúvidas que podem surgir durante o processo.

Não delegue só o trabalho desagradável ou “fácil”: muitos gestores se apegam às tarefas e não conseguem delegar. Mas quando ficam sobrecarregados, escolhem atividades desagradáveis ou fáceis para o colaborador realizar. Delegar exige planejamento. Isso significa pensar, de fato, no que precisa ser delegado.

Documente as tarefas em andamento: tenha um local para anotar e seguir o processo de realização das atividades. Se você é cliente Monde, pode usar o “Tarefas” para essa finalidade. Entenda mais sobre o recurso clicando aqui.

4ª forma: invista em tecnologia

Calma, não pule esse item! Eu sei que quando falamos de tecnologia nosso cérebro já pensa em coisas financeiramente inviáveis (dói até o bolso). A verdade é que precisamos alinhar nosso entendimento. Um investimento em tecnologia não é uma ação esporádica e não está associado, necessariamente, a gastar centenas de reais em computadores de última geração.

Aumentar a velocidade da internet. Aposentar aquela impressora tartaruga. Trocar aquele telefone que chia mais do que passageiro com mala extraviada, são ações importantíssimas para que você mantenha a sua agência competitiva. Analise o que pode ser feito agora e invista!

Conte com o auxílio de um sistema de gestão para agências de viagens

E claro, não posso deixar de citar que investir em um sistema de gestão é essencial. 

Contratando o Monde, você tem ajuda desde a fase inicial do atendimento (a criação de orçamentos) até as análises financeiras. O sistema facilita o seu trabalho, oferece relatórios práticos e, ainda, organiza os dados dos seus clientes de forma segura. Isso significa ter uma base de oportunidade para campanhas de marketing segmentadas.

Além do sistema de gestão, existem outras ferramentas que podem otimizar a rotina da agência. Leia: 10 ferramentas essenciais para a sua agência de viagens e invista em tecnologias para estar atualizado. 

5ª forma: tenha controle financeiro

Controle financeiro não é apenas colocar em uma planilha o que você tem a pagar no mês. Para ter um controle real da sua agência, você precisa estar atento aos seguintes temas:

• Fluxo de caixa;

• Conferência do pagamento e recebimento das faturas dos fornecedores;

• Plano comparativo de receitas;

• Plano de comissão por rentabilidade;

Entre outras coisas.

Pode ter certeza que um financeiro desorganizado prejudica o crescimento do seu negócio e te faz perder dinheiro!

Temos um outro ponto muito importante. É necessário ter os dados financeiros registrados de maneira organizada e prática para que você consiga analisar sempre que necessário. Ter aquela infinidade de planilhas e papeladas e não conseguir analisar nada, é a mesma coisa de nunca ter registrado.

Tenho algumas dicas de conteúdos que podem te ajudar nessa área:

8 dicas de gestão financeira para a sua agência de viagens

Aprenda a manter um fluxo de caixa saudável mesmo em tempos de crise

Espero que você termine de ler esse artigo com muitas ideias de como tornar a sua agência de viagens ainda melhor! Não fique estagnado, pequenas mudanças trazem grandes resultados.