Home office: dicas para aumentar a produtividade em casa

O home office chegou para ficar. Esse modelo de negócio ganhou força como alternativa durante a pandemia, mas muitas empresas perceberam as vantagens em termos de economia e produtividade. 

Por isso, neste artigo, eu vou dar dicas de ferramentas e processos que podem ser colocados em prática para que o home office gere resultados positivos. 

Ferramentas que podem facilitar o home office

O trabalho diário envolve diversas tarefas que exigem comunicação interna, externa e organização, não é mesmo?

O home office foi uma alternativa encontrada por muitas empresas para diminuir as despesas durante a crise e manter as atividades. Porém, para que o trabalho seja tão produtivo quanto era presencialmente, os gestores precisam investir em integrar processos. 

Então, continue lendo e me conta nos comentários se você já utiliza alguma das ferramentas que eu vou citar agora.

Slack

O Slack é um aplicativo que permite que equipes se comuniquem de forma rápida e simples, através de texto ou ligação. 

A vantagem da ferramenta é que ela ajuda a manter a comunicação centralizada. Isso porque você pode criar salas de bate-papo com diferentes temas e objetivos.

Por exemplo: na Monde nós utilizamos o Slack e temos canais para cada equipe e também para comunicados gerais. Dessa forma, todos da empresa sabem que devem ficar atentos às mensagens enviadas no “Comunicados”, pois é ali recebemos informações importantes. 

Além dos canais, é possível mandar mensagens individuais.

A boa notícia é que existe uma versão gratuita do Slack (ebaaaa). E para empresas com poucos funcionários essa opção pode ser válida!

Você pode conferir os planos e preços clicando aqui. Veja também os recursos disponíveis em cada plano aqui.

Outra opção de ferramenta para comunicação interna é o HipChat. Ele possui uma versão gratuita para equipes de até cinco funcionários e tem uma tela bem intuitiva.

Telefonia em nuvem (VoIP)

Eu sei que agências de viagens precisam se comunicar com clientes de diversos lugares. Afinal, nem todas as vendas acontecem “cara a cara”, principalmente com o modelo home office de trabalho. 

Por isso, a telefonia em nuvem (Voice Over Internet Protocol, ou VoIP) pode ser uma boa opção, já que o serviço só necessita da internet que você já tem. 

Isso quer dizer que toda a sua telefonia passa para a internet, sem a necessidade de aparelhos. 

Com isso, a sua agência pode reduzir custos, utilizando um serviço de qualidade. Clique aqui e veja um comparativo de custos entre ligações convencionais e feitas pelo VoIP.  

Mas além da redução de custos, existem outras vantagens, como:

• Mobilidade: você pode acessar a telefonia em nuvem através de qualquer dispositivo com internet;
• Fácil instalação: você só precisa entrar em contato com uma plataforma VoIP para decidir qual plano faz mais sentido para a sua empresa. 

Na Monde nós utilizamos a plataforma 55pbx. Você pode conhecer as funcionalidades e vantagens clicando aqui.

O sistema de gestão Monde ajuda o trabalho home office

E claro que eu não vou deixar o sistema Monde de fora deste conteúdo. Afinal, nossa ferramenta não só automatiza o trabalho diário de centenas de agentes, como facilita o home office. 

Então, conheça agora os recursos que vão contribuir para o trabalho de todos aí na agência.

Tarefas 

Com esse recurso o gestor pode delegar atividades e acompanhar o histórico de andamento com muita facilidade. Além disso, é possível receber notificações no e-mail quando as tarefas estão atrasadas. 

Entenda mais clicando aqui. 

Anexos 

Para não manter documentos importantes dos clientes espalhados pelos computadores dos funcionários, você deve utilizar o recurso de “anexos” do Monde. Com ele é possível manter contratos de venda, documentos pessoais e outros dados em um só lugar, aumentando a segurança e organização.

E vale reforçar que isso é ainda mais importante no trabalho home office, visto que os colaboradores precisam ter acesso à documentos com agilidade.

Restringir acesso a recursos do sistema

Com a equipe trabalhando de longe, o gestor pode ter certo receio em delegar tarefas que envolvem a parte financeira da agência. Mas eu vou ate ajudar a dormir tranquilo com as dicas abaixo.. Olha só!

Permissões de acesso

O recurso de “permissões de acesso” possibilita que o administrador do Monde crie restrições de ações dos funcionários nos diferentes módulos do sistema. Isso é muito importante, principalmente na área financeira, pois uma alteração ou exclusão pode mudar todo o resultado final da empresa. 

Veja como é simples utilizar o recurso: 

Bloqueios financeiros

Bom, além das diversas possibilidades de configurações no “permissões de acesso”, ainda é possível definir alguns bloqueios referente às atividades financeiras no Monde. 

É isso, agente. Delegue de longe sem medo!!

Ferramentas do Google 

O Google vai muito além do Gmail, você sabia? Isso porque ele integra diversas ferramentas gratuitas que podem facilitar muito o seu trabalho, te ajudando a se organizar e compartilhar informações. 

Google Agenda: você pode agendar reuniões e enviar convites para a equipe e pessoas de fora também. E para não perder nada, o Google Agenda emite uma notificação no e-mail ou no celular.

Dica: se você tiver uma reunião online, coloque o link da sala na própria configuração da Agenda. Dessa forma, seu convidado poderá acessar com mais facilidade. 

Google Docs: com essa ferramenta é possível compartilhar informações em texto com a equipe e pessoas de fora. Assim, todos podem dar sugestões e deixar comentários.

Isso facilita a interação para criação de um conteúdo, por exemplo. 

Aliás, os conteúdos da Monde são escritos no Google Docs. Desse modo, nós podemos compartilhá-los entre os membros do time de marketing (e outros times) para revisões. No modelo home office essa comunicação rápida e organizada é essencial. 

Google Hangouts: realize reuniões com até 25 pessoas. Faça ligações ou utilize o Hangouts como ferramenta de bate-papo.

Whatsapp/ Telegram 

Muitas empresas utilizam os aplicativos WhatsApp e Telegram para criar grupos de comunicação entre os colaboradores. Essa é uma boa opção, já que todos estão familiarizados com essas ferramentas. 

Trello 

O Trello é uma ferramenta que eu já recomendei em outros artigos. E olha ele aqui de novo!

Mas dessa vez a recomendação é a Ana Virginia, CEO e Co-fundadora da Clube Turismo. 

“Ferramenta utilizada pela equipe de comunicação para registro das demandas a serem executadas, demandas em andamento, em atraso e finalizadas”.

O Trello possui uma versão gratuita bem completa, que pode suprir a necessidade da sua empresa. Veja os planos clicando aqui. 

Assinatura digital

Eu também sempre recomendo ferramentas de assinatura digital aqui no blog, mesmo em empresas que fazem vendas presenciais com mais frequência. No modelo home office, porém, esse uso é fundamental. 

Não só para encaminhar documentos digitalizados aos clientes, mas também aos funcionários. Quando o RH da Monde precisa da minha assinatura em um documento de férias, por exemplo, eu o recebo pelo e-mail. 

Isso facilita muito as coisas. 

Minha recomendação de plataforma para essa ação é o D4sign. 

Zoom 

Outra opção de ferramenta para reuniões online é o Zoom. Nós o utilizamos na Monde e a Ana também o recomenda. No plano gratuito, você pode criar reuniões ilimitadas com até 100 pessoas, com duração máxima de 40 minutos. 

Mas caso precise de mais funcionalidades, veja os planos e preço aqui. 

Dicas para um home office de resultados

Bom, terminei de dar as dicas sobre as ferramentas,.

Porém, eu quero falar agora sobre algumas atitudes que podem potencializar os resultados no modelo home office. Vamos lá!

Dê treinamento

O treinamento é essencial dentro de qualquer empresa. Se pensarmos bem, não há como evoluir e acompanhar as novas demandas do mercado sem capacitar o time. E claro que no home office isso não é diferente! 

Por isso, utilize uma ferramenta de reuniões online (como as que eu mostrei acima) e organize momentos de treinamento sobre destinos e questões técnicas que estão envolvidas no trabalho do agente de viagens.

Vale dizer também: gestor, mantenha contato com os seus funcionários. Ou seja, marque conversas para entender como está a rotina de cada colaborador.

Em outras palavras: demonstre interesse pelo trabalho que a equipe está executando. 

Separei alguns conteúdos complementares sobre esse tema. Aproveite:

• Agente: a sua capacitação não é opcional | com Rafael Santos

• Cuide do seu time e ele cuidará dos seus clientes! Com Marcela Candioto e Raquel Biancareli

• Blog post: capacite sua equipe sem gastar nada

Padronize a comunicação

Os colaboradores precisam saber quais canais serão utilizados para cada tipo de comunicação.  

A minha dica nesse sentido é manter um canal para assuntos sérios e um para temas descontraídos. Com isso, todos ficam alinhados a respeito do que deve ser encaminhado em cada canal.

Por exemplo:

• Slack para dúvidas e informações importantes.
• Grupo no WhatsApp para assuntos leves. 

Ajude o seu funcionário a organizar um espaço de trabalho em casa

Essa é uma dica importante que acaba sendo deixada de lado. O modelo home office foi uma alternativa encontrada para reduzir gastos e manter as atividades das empresas em meio à crise. 

Porém, com a mudança, muitos funcionários encontraram dificuldades em adaptar um espaço em suas casas para o trabalho. 

Mas pense comigo: se o colaborador não tem um espaço confortável que lembre o escritório, fica mais difícil realizar as tarefas com eficiência. Sendo assim, é importante oferecer ao seu time toda a ajuda possível no quesito “escritório em casa”. 

E sim, eu quero dizer ajuda financeira!

A Monde criou um projeto incrível que eu gostaria de compartilhar para inspirar donos de agências. 

Nós, como muitas outras empresas, adotamos o modelo home office de forma permanente. E para que a equipe consiga criar um local de trabalho legal, a Monde oferece pagar 70% dos custos com materiais de escritório. Isso significa ajudar a comprar uma mesa nova, ar condicionado, uma cadeira mais confortável, etc.

Esse caixa destinado aos colaboradores com certeza gera frutos de produtividade. Afinal, quanto mais confortável o local, melhor é o trabalho!

Dito isso, estude uma maneira de implementar alguma forma de contribuição na sua agência. Isso pode fazer toda a diferença!

Crie um ambiente remoto com liberdade e responsabilidade

Bom, não é nenhuma grande revelação, mas vou dizer mesmo assim: funcionários felizes são mais produtivos. 

Apenas para provar em números, eu trouxe uma informação do blog Itforum:

“De acordo com a Universidade de Warwick, no Reino Unido, os funcionários felizes são 12% mais produtivos que os demais. Já segundo a Universidade da Califórnia, nos Estados Unidos, funcionários satisfeitos apresentam alta de 37% nas vendas – além de três vezes mais criatividade do que os que estão insatisfeitos”

Para que o home office seja gratificante e gere resultados, os colaboradores não podem se sentir vigiados e pressionados o tempo todo. Ou seja, o gestor precisa aprender a confiar no time e basear suas análises nos resultados apresentados. 

Em um treinamento sobre gestão home office, eu ouvi um palestrante falar sobre o “gerente e aí”. Conhece esse tipo?

Esse é o gestor que fica o tempo todo no pé do funcionário perguntando:

“E aí, fulano, terminou aquela atividade?”. 

Daqui a pouco ele volta.

“E aí, fulano, terminou agora. Como que tá?”.

Esse é o gerente e aí, que na prática não ajuda os colaboradores a evoluírem, interrompe e quebra o fluxo das atividades. No trabalho em casa isso pode se intensificar. Isso porque muitos gestores não conseguiram organizar métodos de acompanhamento de tarefas sem incomodar toda hora. 

Para ajudar, quero deixar aqui a dica de um canal do Youtube sensacional, o Officeless. Nele você vai encontrar diversos conteúdos sobre como melhorar a gestão de equipes no modelo home office.

Dicas para ser produtivo no home office

Para fechar o blog post, trouxe as dicas da Ana Virginia, CEO da Clube turismo. 

Lembrando que a Clube oferece modalidades de franquia que incluem o home office. Por isso, as dicas são práticas e aplicáveis. 

1- Estabeleça uma rotina de trabalho

É fundamental criar uma rotina de trabalho e segui-la. O trabalho em casa aumenta distrações e, por isso, é preciso disciplina para seguir a rotina estabelecida. 

Tenha seu horário de início do expediente, pausa e término.

2- Espaço e relacionamento com outros moradores

Defina o seu ambiente de trabalho em sua casa. Em seu lar é importante fixar um espaço como “espaço de trabalho”, onde você poderá se concentrar.

E se outras pessoas moram com você, conquiste o entendimento delas. Explique que o seu trabalho é home office e que sempre que você estiver no local que definiu como espaço para trabalhar, você não pode se distrair. 

3- Se arrume para trabalhar

Mesmo em casa, se arrume para trabalhar. Além desse ato contribuir para confiança e autoestima, ajuda o funcionário a estar sempre pronto para uma chamada de vídeo não programada

4- Dicas para vendedores

No nosso negócio (agenciamento de viagens), muitos clientes são “captados” via rede social. Por isso, é importante fazermos uso de multicanais de atendimento. 

Iniciar e finalizar um atendimento via rede social pode tornar a relação fria. E no final das contas, o interesse não está unicamente naquela oportunidade de venda, mas em conquistar um novo cliente. 

Sendo assim, é importante iniciar o atendimento via rede social, obtendo as informações básicas necessárias para o atendimento. Porém, em seguida, utilize outros canais de comunicação, como ligação e whatsapp, se o cliente demonstrar disponibilidade para conversar através dessas ferramentas. 

É válido destacar que o home office vende comodidade. Até porque é o vendedor que “vai” até o cliente e não o cliente que vai até ele. Tirei proveito disso!

Conclusão

Espero que o conteúdo te ajude a colocar ações diferentes em prática. 

Dúvidas e sugestões, deixe nos comentários.