Para gestores de agência: as vantagens do sistema de gestão ideal

proprietário de agência de viagens? Esse conteúdo é para você

Esse conteúdo foi escrito especialmente para você, proprietário ou proprietária de agência de viagens! 

E eu já vou começar sendo bem sincera. O que me levou a escrever esse blog post foi: ver casos reais de gestores que não se envolvem com o uso da ferramenta de gestão, que tem o potencial de melhorar os resultados da agência, e acabam perdidos em seus próprios controles. 

Imagine estar tão por fora dos processos da sua própria agência, que se um funcionário inteirado se desligar, a casa cai e você precisa buscar respostas para tudo.

A ideia aqui é reforçar a importância do sistema de gestão ideal para sua agência e, além disso, te lembrar que delegar é bem diferente de não se envolver, viu?

proprietário, tem que delegar e acompanhar, viu

Sendo assim, com essa leitura eu quero que você entenda os benefícios de uma ferramenta e escolha a que se adapta melhor a necessidade do seu negócio.

“Sei não, Isabela. Acho muito complexo implantar e alimentar um sistema. Quebra a rotina de trabalho que a gente já tem com planilhas e os meus funcionários não gostam”.

Eu já ouvi essa história, mas isso não cola. Realmente a rotina muda, mas para melhor! E eu vou provar mostrando vantagens e estratégias que podem ser colocadas em prática com uma ferramenta de gestão. 

Então, vamos fazer um acordo. Você lê o conteúdo completo e depois me conta se quer continuar sofrendo sem um sistema ou se vai se esforçar para que ele rode direito na agência. 

Vamos lá!

Primeira coisa: nem tudo são flores

Eu não gosto de empresas de sistema que vendem uma ideia simplista da implantação da ferramenta. 

“Olha, vai ser super fácil, rápido e sem complicações”. 

Agente, não é assim que acontece. Eu adoro uma expressão que uma das vendedoras aqui da Monde usa: “implantar o Monde na agência não é que nem fazer miojo, que fica pronto em 3 minutos”. 

Isso significa que colocar o sistema pra rodar requer, sim, uma mudança de rotina, dedicação e estudo. Afinal, nós estamos falando da gestão de clientes, vendas e finanças de uma empresa. São muitas informações e novos processos, o que realmente muda as coisas. 

Não é uma receita de bolo, sendo assim, eu não posso falar que a mudança é fácil e rápida, pois cada agência tem um nível de maturidade e vive um tipo de cenário.

Mas tem como tornar as coisas menos complexas!

E é exatamente por isso que nós temos um time de consultores. Essas pessoas conhecem o sistema de “cabo a rabo” e estão preparadas para ouvir e entender como sua agência funciona, conseguindo implantar o Monde pelo caminho mais simples. 

Peguei duas fotos do Instagram da Monde para mostrar alguns dos nossos consultores: 

vitor, consultor de sucesso do cliente, preparado para ajudar o proprietário a implantar o monde

Esse é o Vitor (com nossas clientes da The Collection), que trabalha dando o treinamento inicial para a implantação do sistema. Algumas agências nos visitam para ter esse treinamento presencial, mas geralmente ele acontece via remoto. 

consultores de sucesso do cliente, preparado para ajudar o proprietário a implantar o monde

Da esquerda para a direita: Renan, Arthur, William, Tamiris e Bruna. Eles são parte da equipe de Sucesso do Cliente. 

Então, a dica que eu deixo é: ao contratar um sistema, se informe a respeito do treinamento para implantação. O começo não é fácil e é importante que sua agência tenha apoio! 

E para complementar essa parte do blog post, leia depois: Quer implantar o Monde? Conheça dicas para facilitar esse processo.

O proprietário precisa utilizar o sistema?

Acredite se quiser, já tivemos caso de proprietário de agência abrindo mão do Monde, dizendo que os funcionários não conseguiram sair da rotina de planilhas.

Esse cenário geralmente acontece quando o dono não utiliza o Monde, e por isso não entendeu, na prática, os benefícios que ele traz para a empresa. 

Falando muito sério agora: você, como proprietário, precisa saber quais são as vantagens da ferramenta e utilizar junto com a equipe.

Não adianta obrigar que todos utilizem se você não está engajado em melhorar os processos do seu negócio. Juntos as coisas irão caminhar mais tranquilamente. 

Quando o proprietário passa pelo treinamento com os nossos consultores e utiliza o sistema todos os dias, os funcionários têm alguém dentro da empresa para tirar dúvidas. Apesar de termos o nosso suporte, às vezes o que falta é a animação e o engajamento do dono para mostrar que vale a pena! 

E mesmo que exista um pouco de resistência no começo, os bons resultados vão chegar! Inovar nem sempre é fácil, mas é preciso. 

Mas será que minha agência precisa de um sistema de gestão?

Agora entramos na segunda parte do conteúdo: um sistema de gestão é realmente necessário? 

Olha, o meu trabalho aqui não é empurrar o Monde para você. Essa não é a filosofia da nossa empresa, já que nós vendemos a ferramenta apenas para as agências que sabem da importância de fazer gestão e querem fazer isso agora. 

Mas eu estou inserida no meio turístico, eu tenho contato com agentes, eu escuto histórias, problemas e dificuldades. 

E tudo isso faz com que eu entenda que uma empresa sem gestão (em todas as áreas) está fadada ao fracasso. 

Eu sou apaixonada pelo mercado turístico e não quero ver os proprietários de agências de viagens, que são tão importantes nesse meio, sofrendo com coisas que podem ser resolvidas. 

Dito isso, eu quero que você reflita: 

O que a sua agência de viagens perde utilizando um sistema de gestão?

A pergunta parece estranha, visto que nós sempre estamos focados em mostrar o benefício das coisas primeiro. Mas eu quero fazer o caminho inverso. Quero que você pense no que a sua empresa vai perder utilizando uma ferramenta de gestão. 

proprietário, pense nas desvantagens de um sistema de gestão

Chegou a uma resposta? Porque eu não consegui pensar em nada. 

Eu só consigo responder o que a sua empresa perde não utilizando um sistema:

Ou seja, você não perde nada utilizando um sistema de gestão, só ganha. E eu posso provar.

Continue lendo! 

Como um sistema de gestão pode fazer o proprietário ganhar tempo

Tempo é dinheiro! Quem nunca ouviu essa frase, né?

Eu poderia ir para o caminho comum e dizer que otimizando os processos da sua agência, você ganha a oportunidade de aumentar os lucros focando em estratégias de prospecção, por exemplo (o que é verdade). 

Mas tem um outro ponto que não podemos deixar de fora: é preciso ter tempo livre para ter qualidade de vida!

Como empresário e proprietário de agência de viagens, eu sei que você tem diversas obrigações. O dia a dia é uma correria e por isso muitas coisas importantes, como o lazer e tempo com a família, acabam ficando de lado. 

Se você está se sentindo cansado e sobrecarregado, esperando ansiosamente para tirar alguns dias de férias desde 2015, alguma coisa está errada. 

Saber como usar bem o seu tempo é essencial para equilibrar o profissional e o pessoal, mas o que acontece na prática é que muitos empresários se atolam no trabalho, e mesmo quando estão em um momento de lazer, não param de pensar nas pendências. 

Como nós podemos resolver isso?

A solução está em facilitar os processos da agência e delegar tarefas com segurança, para equilibrar o trabalho entre todos. 

Um proprietário que passa a semana montando relatórios e o final de semana conferindo/atualizando dados, está perdendo tempo. 

Pegando os relatórios como exemplo. Eles servem para agrupar e estudar informações de forma simples e estratégica, certo? 

Mas nas planilhas você tem que montá-los manualmente, afinal, elas são uma folha em branco. 

O sistema, por outro lado, reúne as informações que já foram inseridas em diversos cadastros, te poupando de ter que procurar e juntar esses dados.

Além do tema “relatórios”, outras ações podem ser demoradas e complicadas nas planilhas. Por exemplo: o cadastro das vendas!

Afinal, o vendedor faz a venda através do portal dos fornecedores e precisa colocar as mesmas informações nas planilhas, ou seja, tem retrabalho. 

Falando do Monde, seu vendedor tem como importar as vendas dos portais de mais de 60 fornecedores para dentro do sistema com alguns cliques. Essas informações irão alimentar o financeiro da venda e relatórios, como:

  • Receita e faturamento por vendedor e total da agência;
  • Contas a pagar e receber referente às vendas;
  • Plano de comissão;
  • Entre outros. 

E se você está fazendo o trabalho de proprietário, vendedor e financeiro, o sistema se torna ainda mais importante! 

Mas além do ganho de tempo, existem outras vantagens na implantação de uma ferramenta de gestão. Vamos ver quais são! 

Ponto importante para o proprietário: segurança 

Para um dono de agência, o fator segurança precisa ser tratado com muito cuidado.

 E eu digo segurança em dois sentidos: 

1° – Restringir acesso a certas informações  

Eu sei que você confia nos seus funcionários, que inclusive, podem até ser parentes. 

Mas algumas áreas e dados da agência não podem estar livres para todos, pois isso pode causar problemas. 

Imagine que a empresa tem uma planilha que contém informações financeiras e pode ser acessada por todos. E então, no começo da semana você analisou alguns resultados e os valores não bateram.  

Como saber o que aconteceu?

Um valor colocado errado ou uma exclusão acidental pode mudar todo o resultado da agência. 

E é aí que entra o sistema de gestão. 

Falando do Monde, é possível restringir o acesso dos funcionários através do recurso “permissões de acesso”. 

Para dar ou retirar permissões de um usuário, basta entrar dentro do cargo dele (vendedor, gerente, marketing) e ir dando “ok” no que será liberado. O GIF abaixo mostra como fazer isso. 

gif que mostra como o proprietário pode restringir o acesso dos funcionários a recursos do monde

E ainda existe o LOG, outro módulo do sistema que ajuda a aumentar a segurança.

O LOG é utilizado para registrar as alterações realizadas nos cadastros do Monde, armazenando data, hora e o usuário que realizou a edição do registro.

Para exemplificar, eu fiz algumas alterações dentro de uma conta a receber e tudo ficou salvo. Assim, você pode analisar edições e exclusões que foram realizadas pelos funcionários (caso eles tenham permissão para isso). 

alteração no LOG que pode ser vista pelo proprietário

2° – Segurança de informações da agência e dos clientes 

Eu já falei algumas vezes aqui no blog da Monde, mas é importante reforçar: a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) passa a valer em agosto deste ano (2020).

E agora é necessário tomar ainda mais cuidado com os dados pessoais dos clientes que circulam pela agência. 

Se você está mantendo anexos de documentos espalhados pelos computadores ou em pastas no e-mail, como eu já vi acontecendo, a segurança dos dados do cliente está comprometida. Em outras palavras, sua agência pode ter problemas legais. 

Por isso é muito importante utilizar um sistema em nuvem. Você, como proprietário, precisa organizar o armazenamento dessas informações ao máximo, pois o descumprimento da LGPD acarreta multas graves. 

No Monde você pode anexar os dados dos consumidores dentro dos cadastros, centralizando informações e mantendo a segurança. 

Além disso, o sistema está em nuvem e possui backup diário. 

Entenda mais lendo – Armazenamento em nuvem: os dados da sua agência de viagens estão seguros?

O proprietário pode criar tarefas e acompanhar o andamento 

O último benefício que eu trouxe para o proprietário da agência, é a oportunidade de delegar com segurança!

Delegar é muito importante, não há dúvidas. Mas em alguns casos o gestor passa a tarefa e não acompanha o andamento dela, só espera o resultado final. 

Isso é problemático, porque às vezes é necessário orientar o funcionário durante o processo para que o resultado final seja satisfatório e entregue no tempo certo.

Com o Monde você pode fazer isso utilizando o recurso de tarefas.

Com ele você pode: 

  • Escolher um responsável para resolver a tarefa;
  • Agendar uma conclusão;
  • Filtrar separadamente as suas tarefas e as criadas por você;
  • E escrever o que for necessário para criar um histórico. 

Fácil, rápido e útil!

Conclusão 

Vou terminando esse conteúdo por aqui. Mas antes, quero recapitular o que foi conversado:

  • Proprietário, sua agência de viagens não perde quando utiliza um sistema de gestão, ela só ganha;
  • Um sistema de gestão evita retrabalho e otimiza processos, com isso você ganha tempo para descansar e também para focar em estratégias que irão gerar lucro para a empresa;
  • A ferramenta aumenta a segurança das informações do seu negócio e dos seus clientes (ponto muito importante com a chegada da nova Lei Geral de Proteção de Dados);
  • Também é possível restringir acessos e acompanhar edições de registros para saber tudo o que acontece no seu negócio;
  • Além disso, o sistema reúne informações em relatórios, poupando o tempo de montá-los.

Bom, acredito que esse conteúdo te ajudou a entender que a sua agência de viagens precisa de gestão em todas as áreas. A solução já existe no mercado, você só precisa usá-la!

Qualquer dúvida, deixe nos comentários. 

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