Conheça agora dicas para aproveitar melhor o seu tempo

Quero que você responda a duas perguntas antes de começarmos o artigo:

1- Você acha que não tem tempo suficiente para realizar todas as suas tarefas do dia?

2- Quantas vezes você foi dormir e acordou pensando em uma atividade que não conseguiu concluir?

Se você respondeu: “acho” e “perdi as contas”, não se desespere, pois esse conteúdo vai te ajudar a finalizar tarefas e ter noites mais tranquilas!

No blog post gestão de tempo: seja mais produtivo hoje, eu falei sobre tríade do tempo, planejamento, definir prioridades e delegar tarefas. Neste artigo nós vamos conversar sobre:

• O que te faz desperdiçar tempo;
• Procrastinação;
• Técnica Pomodoro;
• Como aproveitar melhor seu tempo;
• Indicação de leituras.

Vem comigo e vamos descobrir juntos como você pode usar seu tempo de maneira produtiva!

O que te faz desperdiçar tempo?

Antes de falarmos sobre técnicas para usar melhor o seu tempo, é importante entender, primeiro, o que está te fazendo perder tempo. 

Algumas situações prejudicam a nossa produtividade e, mesmo que a gente não queira falar sobre elas, é necessário. NÃO pare de ler agora, é um assunto muito importante!

Acumular papelada

E aí, bagunceiro, quanto tempo você perde buscando informações que seriam encontradas com muita rapidez se estivessem organizadas?

Eu sei que em uma agência de viagens é necessário guardar diversas documentações para comprovar vendas e acordos, por exemplo. 

Porém, esses documentos precisam estar organizados, afinal, além do tempo que você perde procurando, essas informações são importantes e não podem ficar espalhadas pela empresa. 

Além disso, costumamos ficar nervosos quando queremos algo e não encontramos. Bate aquela raiva e o dia já fica pior. Por isso, mantenha seu ambiente de trabalho limpo e armazene documentos importantes em um local seguro e de fácil acesso.

De preferência, diminua a quantidade de papelada espalhada pela agência. Lembre-se que estamos na era da tecnologia e que um sistema de gestão te ajuda a ter organização e segurança. 

Falta de concentração

Para algumas pessoas, manter a concentração é uma tarefa extremamente complicada. Apesar do esforço, a mente viaja com facilidade, o que torna a conclusão das tarefas um processo muito mais difícil.

Mas não é impossível melhorar nesse aspecto. As pessoas que não conseguem se concentrar precisam de um trabalho diário, que requer, antes de mais nada, a definição clara das atividades que precisam ser cumpridas. É um processo que precisa ser feito com calma, um dia de cada vez.

Aqui vou deixar uma dica:

Defina as tarefas que você precisa cumprir no dia anterior e coloque-as na sua agenda do Google. Essa é uma estratégia que o professor Geronimo Theml, que é também palestrante e escritor do livro “Produtividade para quem quer tempo”, recomenda.

Por exemplo: amanhã eu preciso atualizar o artigo “armazenamento em nuvem: os dados da sua agência de viagens estão seguros?”. Preciso terminar meu curso sobre Facebook Ads e terminar os slides do webinar de maio. Hoje eu vou colocar todas essas tarefas na minha agenda e amanhã receberei notificações para saber exatamente no que trabalhar.

Para os clientes Monde é muito mais simples usar o recurso de “Tarefas” do sistema, que além de ajudar nas atividades diárias, também pode ser usado como uma ferramenta de controle de atendimentos. Isso te fará economizar bastante tempo. 

E como eu não sou de dar apenas uma dica, aí vai mais uma:

Para atingir um nível mais alto de concentração nas suas atividades, experimente ouvir música. Existem muitos estudos sobre rendimento no trabalho que comprovam que ouvir música é bom!

Um deles, realizado pela professora de terapia musical na Universidade de Miami, Teresa Lesiuk, mostrou que pessoas que ouvem música durante o expediente, terminam atividades mais rápido e têm ideias melhores.

Outra coisa importante, não pense na próxima tarefa enquanto estiver trabalhando na atual. Isso atrapalha o resultado das duas, já que você está em um estado de ansiedade para finalizar uma e começar a outra. Dedique-se ao agora.

E por último, mas não menos importante, pense na sua alimentação, pratique atividades físicas e tenha boas noites de sono.

Isso te ajudará a manter um ritmo de vida mais saudável, te dará mais energia e, consequentemente, será um apoio para elevar sua concentração.

Notificações e redes sociais

Esse é um fator muito complicado. Hoje em dia até as crianças têm celulares, tablets, notebooks e passam horas jogando e vendo vídeos.

Essa é uma tendência que tem crescido drasticamente. Porém, apesar de a tecnologia ter vários fatores positivos (facilidade de pesquisa, por exemplo, pois até um diploma você pode tirar a distância), muitas coisas são prejudiciais.

Se formos contar quanto tempo perdemos todos os dias respondendo mensagens sem sentido e dando aquela “olhadinha” no Facebook, iremos perceber que não é o dia que está ficando mais curto, somos nós que estamos utilizando-o de forma errada.

Se você quiser saber o tempo que passa em cada rede social, eu recomendo que baixe o QualityTime. Além de monitorar os seus hábitos digitais, você tem a opção de retirar as notificações de aplicativos por um tempo.

Esse recurso é ideal para agentes de viagens, afinal, vocês recebem muitos pedidos de orçamento pelas redes sociais e é preciso dar atenção aos consumidores. Entretanto, você também precisa ter momentos de concentração total, e é nessa hora que o recurso de “Fazer uma pausa” é muito útil.

Outra coisa é: saia de grupos do WhatsApp que não agregam em nada. Se manter em um grupo que apita o dia todo e nunca fala nada construtivo é muito ruim para você.

Vamos entrar agora em uma técnica muito interessante. Continue lendo!

Técnica Pomodoro

Esta técnica foi criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80, com o objetivo de aumentar sua produtividade nos estudos em seus primeiros anos na faculdade.

A técnica consiste em quebrar as tarefas do dia em execuções de 25 minutos e pausas de 5 minutos. Esse bloco de tempo é chamado de “pomodori” e aumenta a agilidade do cérebro.

Essa é uma técnica relativamente simples que você pode colocar em prática hoje mesmo. O que é preciso para iniciar?

• Um despertador (que pode ser o seu celular).
• Duas listas (que podem estar em um Doc no seu computador).

Você utilizará o alarme do seu despertador para criar os blocos de 25 minutos de ação. Não são 10, nem 30, são 25 minutos.

É importante ressaltar que durante um pomodori você deve se focar em apenas 1 tarefa, sem desviar a atenção para absolutamente nada.

A intenção é diminuir drasticamente as interrupções. Depois dos 25 minutos de foco total, você sentirá uma satisfação enorme por ter avançado ou finalizado a atividade em questão.

Se você terminar a atividade antes do pomodori ser concluído, use o tempo para revisar.

Se um pomodori não for suficiente, depois da pausa você pode utilizar o próximo para terminar, afinal, algumas tarefas exigem mais tempo.

Pausas

Depois de cada pomodori você deve dar uma pausa de 5 minutos. Elas são obrigatórias, não adianta tentar pular.

Nas pausas procure fazer algo que te relaxe. Descanse um pouco, saia da frente do computador, dê uma volta pela agência.

O importante aqui é evitar tarefas que irão exigir muito do seu cérebro, já que a intenção é prepará-lo para a próxima atividade. 

A cada quatro pomodoris você deve dar uma pausa mais longa, em torno de 15 minutos.  

Listas

Hora da organização! Nesta etapa você precisa criar duas listas. Você pode fazer isso em um caderno, um documento no Google, no Word, da maneira como preferir.

Lembrando que é muito importante que você tenha essas listas em um lugar acessível. Então, pode ser que o caderno não seja a melhor opção, visto que é mais fácil perder as anotações. 

1° Lista: você deve colocar todos os projetos e atividades que tem em mente.

2° Lista: deve ser exclusiva para as tarefas do dia. Sempre se atente ao tempo médio que cada uma vai levar e lembre-se de calcular as pausas.

Por exemplo:

• Responder e-mails e organizar a caixa de entrada: 3 pomodoris (com 3 pausas de 5 minutos).
• Estudar novo destino: 2 pomodoris (com 1 pausa de 15 e uma de 5 minutos). No começo será um pouco difícil estimar o tempo das tarefas, mas com o tempo isso se tornará fácil.

Lembra que eu dei a dica de definir as atividades no dia anterior? Então, você pode defini-las já pensando no tempo necessário para finalizar

Se você tem o modelo de agência de viagens Home Office, a técnica pomodoro irá te ajudar muito.

Algumas pessoas são menos produtivas e se distraem mais trabalhando em casa, sendo assim, as dicas dadas aqui precisam ser seguidas mais a risca.

Como aproveitar melhor o seu tempo

Em média, quanto tempo você gasta no trânsito? O que você faz nos momentos que precisa esperar? Perde a paciência e já começa o dia frustrado? Bom, essa é uma péssima maneira de começar seu dia.

Coloque em prática uma ação que vai mudar seu pensamento a respeito do tempo “desperdiçado” que você não pode evitar.

Comece a ouvir audiobooks e podcasts

Hoje temos maneiras de continuar nos atualizando mesmo com a correria. Ainda bem, né?

Pense naqueles livros que você queria ler, mas que não teve tempo e baixe um audiobook do conteúdo.

O podcast, que é parecido com um programa de rádio, mas tem a vantagem de poder ser ouvido a qualquer hora, também é uma ótima maneira de aprender.

Algumas pessoas são visuais e terão dificuldade em absorver esse tipo de materiais, mas vale a pena tentar se adaptar.

Em breve você estará utilizando muito bem esse tempo que era antes desperdiçado.

Segue alguns sites que disponibilizam audiobooks:

• Universidade Falada
• Ubook
• Amazon

O TourCast é um podcast sobre turismo, que dá dicas de viagem, gastronomia, lugares históricos.

Enfim, muitas informações que o agente de viagens pode utilizar para se manter por dentro das novidades.

Outro ponto é que muitas pessoas perdem horas lendo e respondendo e-mails. O ideal é que você separe apenas 3 momentos do dia para respondê-los. Coloque isso no seu planejamento de atividades diário.

Indicação de leituras

• Essencialismo
• A arte de fazer acontecer (Getting Things Done)
• A tríade do tempo
• Aprenda mais em menos tempo (Revista superinteressante)

Chegamos ao final e eu espero que o artigo tenha sido útil.

Dúvidas e mais dicas, deixe nos comentários.