Gestão de tempo: seja mais produtivo hoje

Falar de gestão de tempo não é uma tarefa difícil, mas colocar as estratégias de gestão em prática costuma ser!

Você já se pegou adiando tarefas importantes da sua agência de viagens por falta de tempo? Se a resposta para essa pergunta foi um grande SIM falando alto na sua cabeça, continue lendo este blog post.

Para começar, gostaria de te tranquilizar: você não é o único que tem a sensação de que o dia é curto para a quantidade de afazeres.

Esse é um problema universal, que se agrava quando você precisa ser vendedor, gestor e operacional da sua empresa ao mesmo tempo.

Vou lançar um desafio logo no início deste conteúdo. Vamos entender a teoria e colocar a gestão de tempo em prática de verdade? 

Vamos conversar sobre:

• Por que é tão importante cuidar da gestão do tempo?
• Modelo mental e desequilíbrio;
• Tríade do tempo;
• Planejamento, definição de prioridades e a importância de delegar;
• Como não cair em tarefas que não agregam valor aos resultados.

Por que é importante cuidar da gestão do seu tempo?

O dia a dia não está em processo de desaceleração, muito pelo contrário, percebemos nitidamente que a vida cotidiana acumula cada vez mais tarefas que consomem as energias de qualquer pessoa.

Como você se sente quando não consegue terminar tudo o que tinha para fazer no dia? Bom, eu me sinto ansiosa. Um sentimento muito ruim, que causa desgaste psicológico. 

Reflita por um instante. Já aconteceu de você ter um dia super corrido, fazendo centenas de coisas ao mesmo tempo e, ainda assim, terminar com uma pilha de faturas para conferir, várias planilhas sem atualização e a caixa de entrada do e-mail lotada?

A vida do agente de viagens não é fácil, eu sei. São muitas responsabilidades. 

Mas você pode mudar esse cenário para que a “falta de tempo” não te impeça de concluir tarefas e alcançar objetivos.

Como? Vou dar algumas dicas agora!

Modelo mental e desequilíbrio

Para começar, gostaria de falar de um estudo realizado por Christian Barbosa, escritor com 6 livros publicados sobre produtividade e alta performance. Entre eles: “A tríade do tempo” e “Equilíbrio e resultado”: Por que as pessoas não fazem o que deveriam fazer?

Um de seus estudos está focado em entender o motivo para não realizarmos atividades que queremos e/ou precisamos realizar. Em outras palavras, por que procrastinamos?

Christian diz que nós criamos um modelo mental que vem se repetindo ao longo do tempo.

Esse modelo é um paradigma que nós desenvolvemos para justificar o que acontece em nossas vidas. Nós moldamos nosso modelo mental com diversas atitudes que se repetem. Um exemplo é sempre falarmos “não tenho tempo”, sem buscar uma solução para esse problema. Com isso, não ter tempo para nada se torna um padrão, e os resultados começam a ser ruins.

E, falando de resultados indesejados, nós perdemos energia quando as coisas não saem como imaginávamos, pois temos retrabalho e desgaste emocional para reverter a situação. Isso causa um desequilíbrio. E pior, com medo de termos resultados ruins de novo, nós caímos no comodismo e mantemos um padrão que não traz mudanças positivas.

 Mudar esse cenário é uma coisa que apenas você pode fazer. Este artigo é o resultado de pesquisas para te ajudar a alcançar um resultado de equilíbrio, produtividade e realização.

Tríade do tempo

A tríade do tempo é composta por 3 partes de atividades que estão na vida de qualquer pessoa e precisam ser administradas para a conquista de uma boa gestão do tempo.

Ela foi desenvolvida através dos estudos de Christian Barbosa, autor do livro “A tríade do tempo”. Todas as nossas atividades tem uma classificação:

Vamos entender cada classificação abaixo.

Urgente

Uma tarefa urgente é aquela que precisa ser feita no momento em que foi criada. Sabe quando as pessoas dizem “isso precisa ser entregue para ontem”? Essa é uma frase que demonstra urgência.

Esses afazeres costumam causar alto nível de estresse, afinal, é muita pressão receber uma tarefa que precisa ser entregue sem erros em um tempo recorde. 

No caso da sua agência, podemos pensar na conferência de faturas do fornecedor (em cima da hora) como um caso de urgência.

Se a conferência não for realizada, há possibilidade da agência perder dinheiro. Esse pensamento desencadeia medo e ansiedade, fazendo com que você se sinta pressionado.

Para evitar que as tarefas urgentes se acumulem, consumindo suas energias, trouxe algumas possíveis soluções:

• Planejamento
• Definição de prioridades
• Delegar

Planejamento – Não deixe as atividades para última hora

Através do planejamento é possível ganhar tempo e ser proativo. Isso porque já temos ideia da duração necessária para a resolução da tarefa, como iremos realizá-la e quais resultados esperamos com isso.

Com um bom planejamento, a chance de acumular atividades é muito menor.

O passo inicial para se planejar é conhecer suas prioridades. Veja como:

Defina prioridades

Montei um exemplo de Mapa mental na ferramenta Mindmeister. Ela permite que você monte até 3 mapas mentais gratuitamente, depois disponibiliza os planos mensais ou anuais para criação ilimitada.

Acesse o mapa clicando aqui.

Criar um mapa mental é uma ótima maneira de organizar suas ideias e focar no que realmente importa.

Delegue

Muitos gestores de agências de viagens sentem que delegar é um grande desafio.

Existem dois fatores principais que dificultam esse processo:

•   O gestor não ter para quem delegar tarefas. Neste caso, vale pensar na contratação de um novo funcionário; 
• E o gestor não ter confiança em outra pessoa para concluir a atividade em questão.

Essa falta de confiança é ocasionada, na maioria dos casos, pelos seguintes fatores técnicos: contratação errada e falta de treinamento para a equipe, pois quando não existe capacitação recorrente, o funcionário não está preparado 100% para executar a tarefa e o gestor sabe disso. 

Mas delegar não é simplesmente passar tarefas para outra pessoa, sem contexto.  É preciso mostrar porquê determinada tarefa está sendo delegada e, principalmente, analisar se ela está alinhada com os objetivos já definidos da empresa.

Quando o funcionário entende que está recebendo uma atividade que vai ao encontro do propósito estabelecido para a agência, o pensamento de que é só “algo que o chefe não estava afim de fazer”, desaparece.

Com isso, a atribuição ganha valor e o resultado se torna muito mais positivo.

Não seja a pessoa que pega todas as tarefas para si, ou que delega sem nenhum contexto, apenas para se livrar do que não quer fazer.

Nos dois casos os resultados serão ruins. Delegue com consciência.

No blog da Monde, temos um artigo completo sobre  como delegar tarefas para o seu time. Leia para se aprofundar nesse tema.

Importante

As tarefas importantes são aquelas que têm impacto positivo na sua vida.

Ao contrário das urgentes, elas não te causam estresse e frustração, pois são atividades que você quer realizar, já que elas te causam prazer. 

Quando nos deparamos com uma tarefa importante e uma urgente, tendemos a resolver a urgente primeiro, visto que ela causa uma pressão maior e pode trazer consequências negativas a curto prazo.  

Dessa forma, você deixa de lado o que é importante.

Claro que isso afeta também o âmbito pessoal: quantas vezes você deixou de passar tempo com sua família para resolver coisas da agência fora do horário de trabalho?

Circunstancial

Existem algumas tarefas que atrapalham nossa produtividade e a finalização de coisas realmente importantes.

Tarefas circunstanciais são aquelas que, muitas vezes, realizamos em modo automático.

Sabe aquele evento que você participou mês passado. Será que ele realmente agregou valor para sua agência? E aquela reunião que vira um bate papo, sem pauta e sem sequência. Ela traz, de fato, resultados?

As atividades circunstanciais são muito prejudiciais, pois não é tão simples constatar que aquilo que nós estamos fazendo há tanto tempo, não é positivo para nós.

Na vida pessoal essas atividades são percebidas mais facilmente: muito tempo em redes sociais, televisão e Netflix, por exemplo.

Mas calma, não estou dizendo que você precisa abandonar todas as tarefas circunstanciais, esse não é o melhor caminho, pois pode te levar a frustração e a procrastinação em tarefas importantes, só para ter a sensação de não estar voltando para algo desnecessário.

Se organize para diminuir e manter um ritmo de vida focado em coisas relevantes para você. Tire um tempo para ver séries, para mexer no Facebook, para conversar com o amigo pelo WhatsApp, mas não deixe que isso tome todo o seu dia. 

Trouxe uma dica para que você diminua o números de tarefas circunstanciais e entenda o que importa:

Como não cair em tarefas que não agregam valor aos resultados?

Defina

Chegou o momento de fazer uma pergunta crucial: qual o seu objetivo profissional?

Se você é o dono da agência de viagens, qual propósito você traçou para o seu negócio? Se você é funcionário, onde pretende estar em 3 anos? Não há como alcançar objetivos sem defini-los.

Esse é um tópico que vai exigir um pouco de concentração, pois se você está perdido nos caminhos que precisa seguir para alcançar aquele sonho que parece estar cada vez mais distante, é necessário definir o planejamento que te levará a ele.

Começarei explicando o conceito objetivo SMART. As siglas correspondem a:

• Specfic (específico);
• Measurable (mensurável);
• Achievable (alcançável);
• Realist (realista);
• Time (tempo/ temporal).

Ou seja, definir um objetivo não é apenas pegar um papel e escrever: eu quero aumentar minhas vendas. Eu quero ser promovido.

Ok, você falou o que quer, mas qual caminho irá traçar para chegar lá?

Darei um exemplo de objetivo SMART: aumentar em 15% o número de pedidos de orçamento pelo site da agência, isso em 3 meses, após a divulgação do novo site da empresa.

Perceba a objetividade. Não tem abertura para ambiguidades.

A porcentagem revela que é um objetivo que será mensurado.

O realismo depende da sua situação, claro, e precisa ser analisado dentro de todas as possibilidades, criando um desafio que te tirará da zona de conforto, mas que poderá ser alcançado para não causar frustração. E o tempo está marcado em “3 meses”.

É isso que você precisa fazer para alcançar seus objetivos na vida profissional e pessoal.

A escala

A imagem abaixo é uma forma visual de mostrar que nós geralmente nos focamos mais em atividades urgentes e circunstanciais, e deixamos um pouco de lado as importantes.

Porém, o segundo bloco de círculos mostra como devemos nos organizar. O ideal é aumentar a recorrência de atividades importantes, que nos causam prazer, e diminuir as outras esferas.  

Conclusão

E então, chegou a hora de parar de dizer “não tenho tempo” e começar a se organizar para alcançar suas metas.

Ficou alguma dúvida? Pode deixar nos comentários.