Excursões rodoviárias: do planejamento à análise de resultados

Excursões Rodoviárias

Olá, agente. Tudo bem com você? Espero que sim! Hoje eu quero falar sobre um tema que está em alta por aí: excursões rodoviárias. 

Acho importante nós conversarmos sobre isso porque muitas agências perceberam um aumento no interesse por viagens terrestres nos últimos tempos. 

Pensando nesse ponto, eu decidi criar esse material com todas as etapas do planejamento de uma excursão rodoviária. 

Isso mesmo, TODAS as etapas: da escolha do destino até a análise de resultados. 

Como o material é longo, eu vou parar de enrolar e deixar você ler em paz. Tá bom? (rs).  Aproveite! 

gif de um homem piscando

Precisamos falar sobre transformação digital do setor rodoviário

Muitos conteúdos estão abordando a transformação digital como uma das tendências para o turismo rodoviário nesse pós-pandemia. 

Paulo Atzingen fala, em seu artigo publicado no Diário do turismo, sobre como esse setor precisa oferecer serviços digitais para ter sucesso.

Isto é, o atendimento, a entrega do orçamento/roteiro e o pós-venda precisam ser trabalhados de uma forma que seja confortável para o consumidor. 

Em outras palavras, o agente não pode criar nenhum tipo de atrito. O papel da agência, então, é oferecer uma experiência tranquila em todos os pontos de contato. 

Dito isso, acho importante indicar alguns materiais complementares que falam sobre o tópico “experiência do cliente”.

Blog post: como ter uma agência de viagens centrada no cliente

Prós e contras de operar excursões rodoviárias 

Bom, antes de falar sobre o planejamento em si, eu quero apresentar alguns pontos positivos e negativos do processo de criar excursões. 

Espero que isso ajude quem está na dúvida sobre começar ou não a operar produtos próprios.

Vamos começar pelos pontos positivos

1- Boa rentabilidade: quando a excursão é bem planejada e a agência consegue vender 100% do programado, a rentabilidade pode ser  alta. E dinheiro no bolso é sempre bom, né? 

2- Fidelização de clientes: as excursões de sucesso costumam fidelizar com mais facilidade. Isso porque além de os clientes terem um contato mais próximo com a agência, viagens desse segmento costumam ser mais recorrentes. E isso é positivo pois humaniza a marca e pode ajudar a conquistar um público fiel. 

3- Campanhas de prospecção mais objetivas: após 10 excursões rodoviárias realizadas com 40 pax cada, por exemplo, você já tem uma carteira de 400 clientes adeptos a esse tipo de roteiro. 

Isso quer dizer que se a sua agência mantém cadastros completos e atualizados (com nome, e-mail, telefone, idade, histórico de compra), quando o próximo roteiro for lançado, você já tem uma base interessante para fazer prospecção. 

Com o sistema Monde, além de acessar os dados dos seus clientes com facilidade, organização e segurança, você pode criar grupos de interesse em excursões rodoviárias. 

Depois de criar o grupo, você pode vinculá-lo a cadastros de pessoas de acordo com o interesse. Dessa forma, você ganha um relatório com informações para campanhas de prospecção.

4- Campanha de indicadores: além do marketing de baixo custo com a sua base de clientes, existe a alternativa de trabalhar com indicadores. Isso é possível porque em excursões rodoviárias as pessoas costumam convidar amigos e familiares. Sendo assim, você pode criar um programa do tipo:

“Se você indicar 5 pessoas e elas fecharem negócio, você ganha 40% de desconto”. 

Viu só? São vários pontos positivos, mas toda operação tem os seus riscos. Então, vamos ver agora:

Os contras de se realizar excursões rodoviárias

1- Responsabilidade da agência: a operação é 100% de responsabilidade da sua agência. Isso significa que precisa haver MUITA atenção na escolha de fornecedores e na execução dos serviços. 

2- Prejuízo de vendas é possível: imagine que para ter lucro em uma excursão você vai precisar vender 30 lugares no ônibus. Porém, no final das contas, você só consegue vender 20. Isso é igual a prejuízo. Por isso, agências que operam excursões precisam ter uma reserva financeira para esses roteiros de risco.

3- Imprevistos acontecem: sua agência está à frente da operação. Ou seja, qualquer imprevisto precisa ser resolvido com agilidade e profissionalismo. Caso contrário a experiência dos clientes pode ser prejudicada. 

4- Seguro: é imprescindível que toda excursão tenha seguro viagem. E falando nisso, é super importante que sua agência tenha um seguro de responsabilidade civil, já que você está “operando”.

Bom, agente, agora é com você. Coloque os prós e contras na balança e veja o que é melhor para o seu negócio.

Vamos seguir com o material!

Como montar excursões rodoviárias de sucesso

Chegamos a parte prática do conteúdo. Nessa fase você vai aprender a escolher destinos, fornecedores, fazer um planejamento de gastos, entre outros itens essenciais para o sucesso da sua excursão. 

Etapa 1: sondagem (escolha do destino)

Depois que você avaliou os prós e contras de operar excursões e decidiu “é isso aí, minha agência vai trabalhar com esse nicho”, chegou o momento de montar o roteiro.

E a primeira pergunta que você precisa responder é: para onde vamos?

Agente, essa etapa precisa ser analisada com cuidado. Afinal, você precisa entender as expectativas do público para criar viagens que tenham demanda. 

Se a sua agência nunca trabalhou com excursões a dica é: comece com viagens mais curtas, para destinos próximos. Essa sugestão é importante já que esse tipo de roteiro permite um planejamento mais simples, pois envolve menos etapas e fornecedores.

A segunda dica é: pergunte ao seu público o que ele quer. Se a sua agência está no mercado há um tempo e possui uma base de clientes, fale com essa galera. Isto é, faça enquetes nas redes sociais questionando o nível de interesse em um tipo novo de viagem.   

Por exemplo: estamos pensando em lançar roteiros para viagens bate e volta no interior de São Paulo. Saídas das cidades x,y,z. Quem tem interesse?

O Ivan, da agência Flor de Lis (que realiza excursões com muito sucesso), disse que também é legal postar algumas dicas sobre o destino que a agência tem interesse em vender. 

  • Por exemplo: tipo de turismo que dá para fazer no local, as principais atrações, algumas curiosidades, preço dos passeios, etc. 

No final dessas postagens pergunte sobre o interesse das pessoas acerca do local. Com isso você cria um termômetro para saber se vale a pena investir na criação do roteiro só de analisar a interação do público.

Ainda falando sobre roteiros

Caso você queira diferenciar as suas vendas, procurar por eventos artísticos e culturais pode ser interessante. 

Então, faça uma pesquisa por eventos a uma distância de até 100km da agência e que reúnam, pelo menos, mais de mil participantes. 

Essa pesquisa pode ser feita através dos sites de venda de ingressos. Como o Tickets for Fun, Ingresse, Ingresso Rápido e Sympla

Etapa 2: escolha de fornecedores

A contratação de uma empresa de transporte é o cenário mais comum para agências de viagens que operam excursões.

E olha, esse momento é importantíssimo, pois sem o transporte não tem viagem! 

Para te ajudar nessa fase eu separei algumas dicas.

1- Estude comentários e avaliações sobre a empresa na internet. Para isso, entre no Reclame Aqui, nos comentários no Facebook, Instagram, pergunte para colegas agentes que trabalham em parceria com a empresa. Enfim, faça uma pesquisa online bem aprofundada. 

2- Descubra se a empresa presta suporte para o caso de imprevistos. Se o veículo quebrar ou apresentar algum problema, qual o procedimento da empresa? 

3- Descubra também qual o comportamento dos motoristas daquela empresa. Por que isso é importante? Citando o meu amigo Ivan:

“A viagem terrestre é uma viagem muito “quente”. Por isso, a tripulação tem que estar muito próxima do cliente, observando o que ele está sentindo e as percepções dele. Tem que conversar e interagir”. 

Você pode ter uma equipe sensacional, comunicativa e preocupada com a experiência dos clientes, mas será que os profissionais da empresa que você está pensando em contratar também são assim?

4- Se possível, visite a garagem da empresa para conhecer o proprietário, a frota e a equipe. Além da visita, peça detalhes da última revisão do veículo.

Escolher a hospedagem

No caso de excursões de mais de 1 dia, a sua agência vai precisar providenciar a hospedagem da galera. 

Para essa fase valem as dicas anteriores: faça pesquisas online para saber como o hotel é avaliado pelo público. 

E claro, veja fotos das acomodações, o que está incluso, se existe alguma programação para atividades… Tudo isso pode agregar mais valor às suas operações. 

Observação: vale dizer que a sua agência deve manter um contrato com esses fornecedores. Nele as informações sobre suporte e serviços precisam estar detalhadas.

Etapa 3: pontos de embarque

Muitas agências de viagens fazem excursões com apenas uma saída. Porém, é interessante estudar a possibilidade de adicionar pontos extras, visto que dessa forma você será capaz de atender clientes de outras regiões. 

Sendo assim, estude através do Google Maps os locais pelos quais você já vai passar e adicione paradas (se houver demanda, claro). Isso pode aumentar as vendas de agências localizadas em cidades pequenas.

Não se esqueça de deixar o horário de saída dos pontos bem especificado no roteiro, além do tempo de tolerância. Isso vai impedir que a programação da excursão, no geral, seja afetada.

Etapa 4: pesquisa orçamentária 

Agora a gente vai falar sobre dinheiro. Coisa boa, hein.

gif homem jogando dinheiro

Dentro do planejamento de uma excursão nós temos a fase de pesquisa orçamentária. 

“Mas para que serve essa fase?”, você me pergunta. E eu te respondo: para você saber quanto a sua agência vai gastar e quanto precisará cobrar dos clientes (pensando na margem de lucro).

Para realizar a pesquisa crie um relatório detalhado das categorias de despesas. Coloque nele todos os gastos que a agência terá, além do lucro que pretende ter:

  • Fornecedores: empresa de transporte, hospedagem, guia local, atrações turísticas, ingressos;
  • Custos fixos da empresa dentro do período de planejamento da excursão: salário dos funcionários + comissões, energia, água, internet;
  • Lucro que a agência quer ter. 

Para descobrir quais são os custos fixos que a sua agência tem, você pode usar o relatório de “Demonstrativo de Resultado” do Monde. 

gif do relatório demonstrativo de resultado do Monde mostrando como acessar os custos fixos que a agência teve durante o planejamento de excursões rodoviárias

Usando o filtro de data, você busca pelos números do período em que a excursão estava sendo planejada. Depois, basta buscar pelas categorias de despesas que estão envolvidas na operação e colocá-las na sua pesquisa orçamentária. 

Com essas informações em mãos você vai descobrir duas coisas:

  • O número de clientes que a agência precisa captar;
  • E quanto precisará cobrar para ficar dentro do valor programado. 

Para te ajudar nessa fase, acesse a planilha de “orçamento de excursões rodoviárias” clicando aqui.  

Etapa 5: como divulgar excursões rodoviárias

Agora que você criou o roteiro, contratou os fornecedores e definiu o preço a ser cobrado, qual a próxima fase? 

É a de divulgação da viagem!

Para divulgar excursões você precisa conhecer o seu público. Isto é, saber quais meios online e tipos de abordagem ele prefere. 

Por exemplo, um grupo de pessoas idosas pode preferir um contato por telefone ou até uma chamada de vídeo para explicações sobre a excursão.

Já o público jovem tem a tendência de utilizar bastante as redes sociais e tirar dúvidas através desses canais mesmo.

O Ivan contou para a gente (em live com a Monde) que a agência aposta na divulgação através do tráfego pago (Google Ads e impulsionamento de postagens). No entanto, também possui outros dois meios de divulgação:

  • Marketing tradicional: banners em locais como academias e bares;
  • Vendedores externos, que captam clientes da região.

Vale a pena investir no marketing digital, pois ele é mensurável. Ou seja, você consegue saber se as campanhas estão gerando resultado.

Mas não deixe o marketing tradicional totalmente de lado. Faça alguns testes com um orçamento não muito alto (exemplo: R$100,00 ao mês) e avalie se os consumidores são atraídos por essas campanhas fora do meio online.

Uma última dica que eu deixo nessa fase é a de usar o site Grupos Whatsapp para divulgar as suas excursões.

Nesse local você pode achar grupos com temas variados. Com isso, é possível fazer pesquisas e encontrar pessoas interessadas em viagens, roteiros rodoviários, eventos. Enfim! Quando o seu roteiro estiver prontinho, você encaminha ele no grupo.

Etapa 6: como gerenciar as vendas e analisar os resultados da suas excursões rodoviárias

Analisar o resultado da sua excursão é uma etapa importantíssima. Afinal, o gestor precisa saber se a operação foi positiva ou não. 

E para ter esses resultados é necessário que todas as informações do produto, das vendas e pagamentos sejam registradas de alguma forma, correto? De preferência em um sistema, que vai permitir uma análise otimizada. 

Com o recurso de “Operação própria” do Monde, o agente de viagens pode gerenciar a excursão de uma maneira bem simples visto que com ele é possível:

  • Criar o produto, cadastrar as vendas;
  • Informar pagamentos e recebimentos;
  • Estudar relatórios de resultado. 
imagem mostrando como criar um produto usando o recurso de operação própria do Monde

(O produto sendo cadastrado, com todas as especificações de serviços).

gif mostrando como cadastrar um produto de excursão rodoviária no Monde

(A venda sendo cadastrada, bem como a forma de pagamento utilizada pelos passageiros). 

Além de cadastrar o produto e a venda, como você viu nas imagens acima, com o relatório “Lista de Passageiros” você consegue acessar e exportar para Excel uma lista com os dados pessoais de quem comprou.

Assim você pode enviar os dados para a empresa de ônibus com facilidade e, ainda, encaminhar informações por WhatsApp através do número disponível no sistema. 

imagem do relatório de lista de passageiros do Monde. Com ele é possível filtrar o embarque dos passageiros das excursões rodoviárias

(Importante: todos os dados da imagem são fictícios.)

Bom, e para gerenciar os resultados da sua excursão nós temos o relatório que te mostra:

  • Quantos passageiros vão embarcar na excursão;
  • Os recebimentos que já ocorreram e o total de recebimentos. (Assim o gestor pode ir analisando quanto falta para chegar ao total);
  • O valor de pagamentos que a agência já realizou aos fornecedores e qual é o valor total;
  • O relatório ainda mostra: o recebimento por passageiro, o custo por passageiro e o resultado por cada passageiro. 

Além de tudo isso, você consegue visualizar a porcentagem de margem de lucro prevista, o resultado previsto e o resultado realizado. 

Imagem do relatório do Monde que apresenta os resultados das excursões rodoviárias

Você pode aprender mais sobre o recurso de operação própria com o vídeo abaixo:

Conclusão 

Ufa, chegamos ao final, mas tem muito conteúdo extra para você acessar, hein!

Espero que o conteúdo te ajude a criar excursões de sucesso. Deixe suas dúvidas nos comentários e até a próxima!

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