Qual o melhor momento para contratar um sistema para sua agência de viagens?

Iniciar a sua própria empresa pode ser um grande desafio na vida empreendedora, mas é apenas um deles. Já nos primeiros dias com seu novo negócio diversos outros desafios irão surgir e você tem que estar preparado para enfrentá-los e vencê-los.

Imagine o seguinte cenário, o seu primeiro cliente entra na agência para fazer uma compra e neste momento diversos outros processos se iniciam como gerenciar os dados dele, controlar o atendimento, organizar a venda, administrar os pagamentos, entre outros. Até aqui está tudo bem, você conseguiu fazer isso com um e com outro cliente, mas à medida que o movimento cresce, o volume de processos também aumenta e você está sozinho.

Então surge aquela dúvida, um sistema poderia te ajudar a fazer a gestão de tudo isso, mas com a empresa começando e não rendendo tanto assim, será que é o momento ideal? A ideia neste artigo é justamente te ajudar a descobrir em qual momento sua agência precisa de um sistema e saber se este momento é agora.

Como um sistema pode ajudar sua agência de viagens?

Antes de mais nada vamos entender como um sistema de gestão deve ajudar a sua agência, para depois analisarmos os possíveis problemas que a falta dele está lhe causando.

Um sistema de gestão tem objetivos claros, facilitar, agilizar e organizar as coisas em sua agência, centralizando tudo, cadastros, pagamentos, históricos, vendas, em um único lugar. Então esqueça pilhas de papéis, cadastros físicos e planilhas complexas, tudo isso dá lugar a uma única ferramenta e a muito tempo poupado.

Uma agência menor ou recém aberta evita este tipo de sistema por representar um gasto a mais no orçamento, mas nem sempre isso é uma verdade. A máxima de que tempo é dinheiro se aplica muito bem nesta situação na qual você passa a delegar funções e aproveitar muito melhor as horas de trabalho de cada funcionário e até suas.

Para facilitar, separei abaixo 6 sinais que irão te mostrar se este é o momento que sua agência precisa de um sistema ou não.

Seu time está sobrecarregado

Você e seus vendedores não tem tempo para nada, estão no telefone resolvendo uma venda, precisam se desdobrar para atender quem chega, os processos financeiros ficam para quando sobra um pequeno intervalo. Isso tudo afeta, além de sua qualidade de vida, na qualidade da própria agência, já que orçamentos ficam sem retorno, e-mails demoram para serem respondidos, clientes esperam demais pelo atendimento e muitas vezes os trâmites financeiros, em segundo plano, ficam esquecidos.

Você está perdendo dinheiro

O financeiro de sua agência não tem controle total sobre os valores a pagar ou a receber de clientes e fornecedores. Isso pode aumentar o índice de inadimplência, além de reduzir a credibilidade da agência e pagar juros quando, não por mal, uma conta acaba passando despercebida. Outra situação que pode estar acontecendo é, na falta de informações e tempo, não conferir as faturas enviadas pelo fornecedor e acabar pagando a mais ou recebendo menos, minimizando os lucros da agência.

Você não conhece o seu cliente

Para onde seu cliente gosta de ir? Qual foi a última viagem dele e há quanto tempo? Ele é alérgico? Gosta mais de janela ou corredor? Se você não sabe responder essas perguntas sem perder bastante tempo procurando em pastas e arquivos, algo grave está acontecendo. Seu cliente compra com você porque confia em sua agência e ela precisa conhecer o seu cliente para continuar sendo a número 1 para ele.

Você não conhece sua própria agência

Qual seu gasto mensal com telefone? Qual sua média de receita mensal? Qual o resultado de sua agência nos últimos 6 meses? Qual seu melhor cliente? Mais uma vez uma série de perguntas que podem definir o quanto você conhece de sua própria agência. Você não vai conseguir bons resultados jogando no escuro, e ter todos os números na mão sempre que precisar vai te ajudar a guiar sua agência à um futuro próspero.

Você não delega funções por achar que irá perder o controle

Quantas vezes durante o dia você já se pegou pensando na quantidade de coisa que tem pra fazer e gostaria que o dia tivesse mais de 24 horas?

Com o desejo de ver sua empresa crescer mais rápido, muitos empreendedores abraçam a ideia de tentar executar o maior número de tarefas possíveis. Muitas vezes isso se deve ao medo de que, ao delegar as tarefas, acabe-se perdendo o controle sobre o negócio.

No entanto, é preciso compreender que tentar fazer tudo, pode comprometer o bom andamento das operações, além de te distanciar das coisas realmente importantes, como: liderar uma equipe, criar planejamento financeiro, estruturar ações comerciais, avaliar e solucionar problemas, etc…

Por isso, delegar as tarefas de forma eficiente é uma habilidade importantíssima ao gestor. E esse é mais um motivo de se ter um sistema de gestão que te permita delegar tarefas com permissões de acesso e ainda acompanhar o andamento.

Você quer crescer

Se você ouve o tempo todo que um sistema é para uma agência grande, saiba que isso não é verdade. Outra coisa que não é verdade é que um sistema é para qualquer agência. A única afirmação verdadeira é que um sistema é para uma agência que quer crescer.

As planilhas te ajudaram muito até aqui, mas não é possível escalar com qualidade confiando nelas. Desde os aspectos de segurança, até agilidade e descentralização dos processos, como por exemplo trocar toda a dor de cabeça de emitir um documento hoje por dois cliques com um sistema.

Sendo assim um sistema de gestão é peça fundamental no crescimento e principalmente profissionalização da sua agência.

Conclusão

Legal, mas e agora? Como eu sei se preciso mesmo de um sistema? É simples! Se você se viu em pelo menos um destes 6 sinais que mostrei acima, você está no momento de contratar um sistema para sua agência de viagens.

Lembre-se, a tecnologia que já foi diferencial competitivo, hoje é o mínimo para uma empresa se manter competitiva. E se o seu concorrente também não tem sistema, aproveite para largar na frente e usar o que você já sabe a seu favor.

Lembra daquele primeiro cenário que comentei lá em cima? Agora, com um sistema, você atende o seu cliente, sabe de todo histórico dele, qualquer um de sua agência pode continuar o atendimento sem sofrer com anotações em papel, os pagamentos estão organizados e você consegue acompanhar toda a jornada dele. Você delega funções, deixa de perder dinheiro e o melhor de tudo, sua agência está crescendo.