Você já perdeu dinheiro na rua e só percebeu quando chegou em casa? Eu já, a sensação não é boa (rs). Eu fiquei assim:
Mas e se eu te disser que sua agência de viagens pode estar perdendo muito em receita anual e você nem sabe?
É verdade. Mas fique calmo, pois neste artigo eu vou mostrar como resolver esse problema com uma solução incrível do mercado.
E já que dinheiro não dá em árvore, continue lendo e compartilhe com outros agentes!
O que é a fatura fornecedor?
Sabemos que toda agência de turismo possui os seus fornecedores de produtos e serviços, certo? E eles estão ligados diretamente às movimentações financeiras da agência, uma vez que a empresa realiza o pagamento pelos produtos e serviços contratados.
O dinheiro sai da conta, mas ele também entra (felizmente), visto que os fornecedores fazem o pagamento de comissões e incentivos, que compõem a receita da agência.
Sendo assim, a fatura fornecedor funciona como um documento comercial para cobranças e pagamentos.
Só com essa explicação já fica bem claro que é MUITO importante para a saúde financeira da sua agência manter a organização dessas faturas.
Essa organização evita qualquer movimentação financeira errada entre agência e fornecedor!
Bom, mas se isso não te convenceu, eu trouxe alguns erros comuns em faturas que fazem as agências perderem dinheiro (de verdade)!
Por que conferir as faturas dos fornecedores é essencial?
A conferência de fatura fornecedor, como eu já disse, é muito importante, pois ela garante que a sua agência receberá:
- Os incentivos que foram combinados;
- As comissões que só serão pagas após o check-out;
- As RAVs, DUs.
Enfim, essa análise, então, confirma que toda a receita da venda será paga para a sua agência.
E claro, ter todas as informações registradas é essencial para não deixar nada passar.
Over a menos
Imagine que você combinou com o fornecedor um incentivo (over) de 3% em uma venda específica, mas não anotou em nenhum lugar. Se esse valor não entrar como receita para a agência, você vai perder dinheiro sem nem saber.
No Monde, na tela de cadastro da venda, você encontra campos para anotar informações de comissionamento.
Conforme você lança as informações, o sistema gera automaticamente a sua fatura no “Contas a pagar e receber”, seguindo as regras de faturamento do seu fornecedor.
Dessa forma, fica fácil saber quais serão as saídas e entradas referentes a cada venda.
Confira o vídeo abaixo para entender mais sobre o recurso.
Forma de pagamento trocada
Agentes já me contaram que pode acontecer da fatura do fornecedor chegar com a forma de pagamento errada, fazendo com que a agência devolva dinheiro ao invés de receber.
Um exemplo: o vendedor fez a venda cadastrando a forma de pagamento “cartão de crédito fornecedor”. Isso significa que o pagamento já está retido e a agência deveria receber o valor de comissionamento.
Porém, por algum erro, a fatura chega com a forma de pagamento “depósito em conta”, como se o cliente tivesse deixado o dinheiro na agência, e, portanto, ela deveria reter a comissão e devolver o restante do valor ao fornecedor.
Se a agência tem o hábito de pagar faturas sem conferir, essa falha pode custar caro no final de um período.
E olha, não sou só eu que falo sobre como o Monde pode evitar perda de dinheiro. Os clientes também falam:
Ainda não é cliente Monde? Clique aqui para falar com um de nossos consultores.
Como conferir faturas sem perder tempo?
É, agente, eu sei que gerenciar uma empresa não é fácil. São muitos detalhes e tarefas diárias que demandam tempo e paciência.
Mas você sabia que muitos processos burocráticos podem ser automatizados? Esse é o caso da conferência de fatura de fornecedores.
Como mostrei nesse conteúdo, não conferir essas faturas é o mesmo que perder dinheiro. Porém, muitas agências deixam esse trabalho de lado, pois ele acaba tomando um tempo precioso que poderia ser investido em ações de vendas.
Pensando em ajudar o mercado, a Monde investiu em automatizar o processo de conferência de fatura de fornecedores. Isso mesmo, chega de trabalho repetitivo e braçal.
Então, além do sistema compor a fatura automaticamente a partir do cadastro (ou importação) da venda, você nem precisa se preocupar em analisar as informações de forma manual.
Um verdadeiro alívio, não é mesmo?
Veja algumas telas do recurso para entender como ficou fácil conferir as faturas.
No módulo de “Contas a pagar e receber”, você vai selecionar no campo de pesquisa a opção “Faturas fornecedores”.
Entrando na opção “Itens” e clicando em “conferência via arquivo”, você poderá abrir o arquivo enviado pelo fornecedor com os dados da fatura.
E essa é a tela que o Monde vai apresentar. Ela mostra os itens que foram conferidos com sucesso.
Também é possível visualizar os itens com divergência. O que isso significa? Se o Monde indicou algum erro na fatura, essa é a sua chance de entrar em contato com o fornecedor para esclarecer a falha e não perder dinheiro.
Por exemplo: olhando a imagem que eu trouxe acima, podemos ver que o item MZY1301 está apresentando uma diferença de 180 reais. Essa diferença pode ser um incentivo ou uma comissão não paga.
Pois bem, 180 reais é dinheiro. Vale a pena perder essa receita por falta de conferência? Tenho certeza que não!
Então, a recomendação aqui é: não abra a venda no Monde e ajuste o valores em cada campo para baterem com a fatura do seu fornecedor. Investigue o problema! Se necessário, corrija os processos com os seus vendedores e aponte as falhas dos fornecedores.
Bom, a fatura apresentou um erro. Você conferiu com o vendedor e com o fornecedor e chegou à conclusão de que precisará alterar o valor no Monde para ter relatórios financeiros corretos.
Basta clicar no item da fatura com o botão direito do mouse e acessar “Alterar taxas CC e comissões”.
Fácil, não é?
Se quiser entender mais sobre esse recurso, assista ao vídeo abaixo e deixe suas dúvidas nos comentários.
Conclusão
Bom, chegamos ao final do conteúdo! Espero que você tenha entendido a importância de conferir as faturas dos fornecedores antes de realizar pagamentos.
Gostou do recurso do Monde de “Conferência automática de fatura”? Deixe suas respostas nos comentários.
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