Níveis de maturidade financeira das agências de viagens

Você entende em que momento sua agência está agora e como ela pode crescer?

Como consultora da Monde, já estive próxima de diversas agências e metodologias de trabalho. Com isso, notei que existe uma grande diversidade no quesito maturidade da gestão financeira empresarial no nosso segmento. E isso se deve a três fatores!

Continue lendo, pois vou falar deles agora.

O primeiro: um gestor precisa tomar decisões

O gestor precisa lidar diariamente com uma infinidade de tarefas e decisões. Afinal, estamos falando de um negócio, certo? Nem sempre é fácil.

Eu já notei que muitos empreendedores escolhem abrir uma empresa no ramo turístico por conta da afinidade com o serviço prestado. E esses empresários são ótimos em atendimento, mas quando precisam tomar decisões estratégicas em outros departamentos, pode ser que eles fiquem meio perdidos e até sobrecarregados. Isto pode causar um tipo de abandono das outras áreas, como a financeira, por exemplo. 

O segundo: carência em educação financeira

Infelizmente, grande parte da população brasileira não sabe lidar adequadamente com finanças. Falta a compreensão de conceitos básicos que são muito importantes para uma boa relação com o dinheiro.

Uma pesquisa realizada pelo Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) e pela Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) demonstrou que 80% dos brasileiros não sabem controlar suas despesas. Esse número é altíssimo e se reflete na atuação em empresas. 

O terceiro: muitos empreendedores não gostam do tema financeiro 

Eu sei que analisar números pode não ser a coisa mais divertida do mundo, mas, como já citamos no artigo: 8 dicas de gestão financeira, sem conhecer a saúde financeira da sua empresa você fica no escuro. Isto é, sem saber se a sua agência está indo bem ou mal. 

Quero reforçar aqui que esse tema não é uma escolha, já que gestão financeira é a obrigação de toda empresa que quer conhecer a sua realidade em termos de finanças. Mas conhecer de verdade, analisando números reais.

Mas, uma empresa madura não é só aquela que sabe os valores que entram no seu caixa, ela também é capaz de compreender o dinamismo do mercado e usar todos os dados acumulados para agir em direção às conquistas. 

E é por isso que a Monde cria artigos focados em diversos temas, para ajudar você, agente de viagens, a superar os desafios do dia a dia. Para ver esses artigos, acesse o nosso blog.

Agora, irei apresentar os diferentes estágios de maturidade da gestão financeira em agências de viagem. O objetivo é ajudar o gestor a se auto avaliar e tomar as ações adequadas para evoluir.   

NÍVEL 1 –  FOCO EM VENDAS

Nessa primeira fase, a única preocupação do proprietário da agência é vender. Toda a sua energia está focada em estudar campanhas de marketing e vender usando as ferramentas que ele tem em mãos. Os investimentos iniciais estão voltados para isso, e na maioria das vezes, não se sabe se as ações em questão estão sendo lucrativas ou apenas tomando seu capital inicial.

Não estou dizendo que isso é errado. Sabemos que o marketing é a “alma do negócio”, e também sabemos que a venda faz parte da sua operação. Porém, as empresas iniciam suas atividades devendo para o investidor inicial, e isso deve ser levado em conta para entender se todas as despesas com marketing e vendas estão dando retorno, bem como, saber se a empresa já está caminhando sozinha, através de sua própria renda.  

Ação: Se você está iniciando agora, anote todo o valor aplicado para abrir o seu negócio. É muito importante entender se suas atividades estão ajudando a recuperar o capital investido. E, além disso, tenha um sistema de gestão que facilite a criação dos processos para nortear seus colaboradores e te ajudar a ter controle da agência como um todo.

NÍVEL 2 – EM DESENVOLVIMENTO

Com a preocupação excessiva em vender, contratar pessoas capacitadas para isso e empresas para campanhas de marketing, o gestor ignora completamente as finanças da empresa. Algumas vezes mistura as contas pessoais com as jurídicas. Efetua o pagamento das contas conforme elas chegam, ou com atraso. Paga juros, multas e taxas bancárias sem refletir o quanto isso está prejudicando a receita do negócio.

Todo esse descontrole pode comprometer áreas que estão ligadas ao seu cliente. Você que está lendo esse texto:

• Já se esqueceu de pagar o fornecedor e prejudicou uma viagem? 
• E os seus impostos, estão em dia perante a receita?

Ambos os exemplos que dei são obrigações diárias, e obrigações devem seguir um padrão para que caminhem juntas com o sucesso e crescimento da sua empresa.

Ação: Entenda de uma vez por todas: cada pessoa deve ter a sua conta. Você, como pessoa física, e a sua empresa, como pessoa jurídica. Reserve um tempo recorrente na sua rotina para organizar todas as despesas por data de vencimento e para saber o que você está pagando. Ou então, delegue essas tarefas com responsabilidade. Lembre-se, precisamos ter disciplina para lidar com as obrigações.

NÍVEL 3 – CONTROLE OPERACIONAL

Neste nível, a empresa já criou uma rotina financeira e definiu bem os seus processos operacionais. Ou seja, as atividades financeiras estão sendo cumpridas em dia, o pagamento/recebimento ao fornecedor está sendo conferido e existe uma conciliação bancária para melhor desempenho do caixa. 

Mas, aqui, ainda existem alguns erros:  

• Mistura de despesas com investimento;
• Abertura de várias empresas no Simples Nacional para pagar menos impostos;
• Falta de reserva financeira para momentos de crise.

Ainda neste nível, a parceria com o contador se resume à apuração de tributos e folha de pagamento. Muitos gestores ainda se negam a passar informações de extrato bancário e despesas realizadas pela empresa para esse profissional.

Porém, essa parceria entre empresa-contador pode trazer muitos benefícios para solucionar os problemas citados acima.

Ação: Pesquise, avalie e contrate um bom contador. Este profissional é essencial para qualquer empresa. Ele vai te ajudar a adotar boas práticas fiscais e tributárias. Além de contribuir com as análises mais profundas sobre sua situação financeira, trilhando, assim, um caminho estratégico para sua empresa.

NÍVEL 4 – VISÃO BÁSICA DO FINANCEIRO DA AGÊNCIA

A partir daqui, o gestor está começando a atingir uma maturidade financeira, pois entende que gestão financeira não é só organizar o caixa, saber quais são suas despesas ou receitas. Ele já entende a importância de ter uma equipe, mesmo que seja pequena, focada em gerenciar este departamento da maneira como deve ser. Geralmente, as despesas são apropriadas e calculadas de maneira coerente e a empresa consegue, finalmente, ter uma visão de lucratividade.

E, apesar do passado e presente estar sob controle, a falha que existe neste nível é que não há planejamento. Os gestores esperam que as coisas melhorem de alguma forma, mas sem analisar o que pode ser feito e sem explorar possíveis mudanças.

Ação:

Crie um ritual de planejamento financeiro, ou seja, traduza todos os dados que você tem em mãos para entender onde podem existir possíveis erros e o que precisa de mudança. Envolva outros departamentos para entender as necessidades gerais da empresa no momento e como elas podem se encaixar na sua gestão. E não pare por aí, monitore esses números constantemente para ter uma visão estratégica e atingir o crescimento.

NÍVEL 5  – FINANCEIRO ESTRATÉGICO

Com os departamentos integrados e o acompanhamento dos dados financeiros acontecendo de forma contínua, a tomada de decisão é rápida, e muito mais precisa. O financeiro assume um papel de protagonismo, tornando a empresa e o trabalho do gestor mais organizados e um crescimento em ritmo mais acelerado.

Em momentos inusitados, como um período pandêmico, com o planejamento financeiro é possível saber como a empresa irá caminhar, ou seja, quanto dinheiro é preciso (existe caixa para manter a operação?). Como fazer uma reserva financeira para passar por períodos como esse. Quais serão as movimentações financeiras futuras. 

Enfim, o objetivo do planejamento é definir um norte, onde a agência quer chegar, mostrar que existe uma gestão competente capaz de controlar e corrigir possíveis erros no caminho, e acima de tudo, mostrar que somos capazes de executar. 

Todo empreendedor precisa que o fornecedor, colaborador ou cliente acredite que ele é capaz de executar tudo o que promete ou demonstra. Em resumo, um planejamento financeiro não é a previsão de futuro, é plano de execução. 

O planejamento financeiro deve te acompanhar por toda a jornada, e ser o seu mapa de acertos, erros e correções, principal instrumento para tomada de decisões. 

Por fim, este é o último nível de maturidade que trago a vocês. Não importa o tamanho da empresa, a agência que atinge este nível com certeza tem mais sucesso e chances de se manter ativa por muito tempo.

Conclusão

Não fique parado. Entenda as mudanças do turismo e se atualize. Busque informações e tendências. Ajude outros empresários a evoluir e valorize o profissional da área financeira, ele é o pulmão da agência para que você, gestor, respire com tranquilidade.