Ações para minimizar os impactos da crise na sua agência de viagens

Ainda estamos vivendo a crise! Mas sem desespero, pois nesse blog post você vai encontrar dicas para minimizar os impactos na sua agência de viagens neste ano. Vamos lá!

E aí, agente. Espero que esteja bem!

Eu sei que não estamos vivendo o melhor dos cenários, porém, é sempre bom olharmos as oportunidades, não é mesmo?

Por isso, eu reuni nesse conteúdo algumas informações importantes para que você aproveite o momento e coloque a “casa” em ordem. 

As dicas vão desde o financeiro até o marketing. Então, aproveite e #vamosjuntos!

Para ajudar na crise: reduza as despesas da agência 

Um projeto de redução de despesas é importante em qualquer momento e estágio de uma empresa, pois ele ajuda a dar fôlego financeiro para o negócio.

Resumidamente, diminuindo despesas, a agência tem chance de criar uma reserva financeira com o dinheiro que “sobra”.

Mas para que a redução de despesas funcione, o gestor precisa, primeiro, analisar os gastos.

Cada agência de viagens vai ter um plano diferente, porém, a dica é começar pelas despesas grandes, sem se esquecer das pequenas retiradas, já que elas podem significar um grande custo no final de um semestre/ano. 

Só que para conseguir analisar todas as despesas do seu negócio separadamente, podendo, assim, saber para qual finalidade o dinheiro está sendo utilizado, o ideal é ter um plano de categorias (ou plano de contas). Vou falar sobre isso no próximo bloco!

Importante

Reduzir despesas exige um trabalho cuidadoso e consciente. Isso significa que você não pode simplesmente cortar custos sem saber como essa ação irá afetar o seu negócio.

Sendo assim, analise o seu plano de categorias e visualize os impactos que cada redução ou corte pode causar para a agência. Veja a longo prazo e tome atitudes pensadas!

Apesar de cada empresa ter suas particularidades, algumas dicas de redução de despesas são universais. Vou falar sobre isso agora!

Envolva a equipe 

Se você é gestor, é muito importante que a sua equipe esteja envolvida na criação desse projeto, pois assim eles poderão contribuir.

Então, o ideal é que depois de analisar as despesas, você documente as descobertas: quais categorias podem ser reduzidas? 

Depois, compartilhe essas ideias com o time. Explique qual caminho foi traçado para que você chegasse àquele resultado e peça para que mandem ideias e dúvidas. Dessa forma, todos ficam alinhados!

Invista em marketing de baixo custo

Já conheci muitos empresários 3 em 1 (além de gestores, são financeiro e marketing da agência). Isso é comum, porém, é importante estar por dentro do máximo de informações possíveis.

Pois se tratando de marketing, existem canais que podem atrair possíveis clientes com um investimento baixo, te ajudando a reduzir o custo em anúncios, por exemplo. Os principais são: o blog e as redes sociais!

Ter um blog é ter um território da sua agência de viagens, ou seja, você fideliza e se relaciona com um público que é seu! Além disso, o custo é baixíssimo. 

• Entenda mais vantagens lendo o artigo: vale a pena criar um blog para sua agência de viagens?
• E acesse um kit de materiais para começar a sua estratégia de marketing de conteúdo.

As redes sociais também funcionam como uma forma de ganhar público e tornar sua agência conhecida. Você pode impulsionar publicações (gastando pouco) e também trabalhar estratégias para melhorar o alcance orgânico.

• Entenda como impulsionar publicações nas redes sociais
• Como melhorar o alcance orgânico no Facebook?

Ps: não deixe de fora o WhatsApp e o Youtube. Faça vídeos para essas plataformas!

Diminua erros em processos

Erro é igual a retrabalho.

E retrabalho é igual a dinheiro perdido.

Sendo assim, diminuir os erros também pode significar reduzir despesas.

Por isso é essencial otimizar e seguir as evoluções do mercado. Além disso, delegar e acompanhar também evita que processos sejam realizados com erro.

Em outras palavras, o gestor tem que estar por dentro de tudo que acontece, analisando o desenvolvimento e os resultados para fazer mudanças, se forem necessárias.

Trouxe um infográfico com as principais benefícios de um sistema de gestão para uma agência de viagens. (A otimização e diminuição de erros são duas das diversas vantagens).

Para ajudar na crise: reduza despesas pessoais 

Além de pensar nas despesas da agência, quando a crise chega, é essencial que o proprietário diminua os gastos na vida pessoal também.

Afinal, essa prática vai fazer com que o pró-labore possa ser reduzido por um tempo. E como o salário do proprietário é um custo fixo, diminuindo-o um pouco, o custo mensal cai e é possível melhorar a situação do caixa.

Por isso, nesse momento, repense seus gastos na vida pessoal e estude maneiras de diminuí-los. Recomendo que você utilize um aplicativo para controle financeiro.

O Mobills é muito bom e gratuito!

Analisar o caixa futuro 

Analisar as movimentações da sua agência de viagens é importante em qualquer momento, mas se tratando de uma crise, a importância dobra.

Isso porque você não pode, de forma alguma, ficar no escuro, sem saber exatamente qual é a situação do seu negócio.

Eu sei que em momentos de aperto financeiro, a tendência é que a gente não queira olhar diretamente para o problema (eu não abria o site do banco quando sabia que a coisa estava feia). Porém, essa atitude é um grande erro!

Além de analisar o caixa atual, para saber como a agência está, é essencial que você faça uma projeção: como sua empresa vai estar em 2-3 meses?

Em outras palavras, você tem que prever as despesas para saber se será possível pagar tudo. 

“Isabela, por acaso eu sou vidente?”

Eu acredito que não, mas mesmo sem ser vidente, você pode prever o futuro financeiro da sua agência.

Para isso, primeiro é necessário ter uma rotina de registrar todas as movimentações da empresa, seja nas planilhas ou no seu sistema de gestão (apesar de ser bem mais fácil com essa segunda opção. Quer ver por quê?).

No Monde você tem um relatório chamado “Fluxo de caixa” e ele é ideal para analisar movimentações passadas, atuais e futuras.

Ele oferece duas opções de análise:

→ Fluxo de Caixa Previsto: contas que estão em aberto;

→ E Realizado: somente contas pagas.

Com esse relatório fica fácil enxergar quais são as entradas e saídas ao longo do tempo. Assim, o gestor toma as melhores decisões com o dinheiro da empresa.

Afinal, para realizar qualquer ação, principalmente diante de uma crise, é importante saber se:

• Vai faltar ou vai sobrar dinheiro no futuro?
• É possível dar mais prazo para os clientes?
• Será necessário negociar algum prazo com os fornecedores?

Mas reforço que mesmo sem um sistema para facilitar esse processo, o proprietário precisa manter as finanças da empresa registradas de forma organizada, visto que, caso se esqueça de alguma coisa, as análises vão mostrar um valor irreal. 

Um cenário ainda pior é o de não analisar nada e tomar decisões totalmente no escuro, o que pode prejudicar muito as finanças do negócio.

Para entender mais sobre esse assunto, trouxe alguns conteúdos:

• Blog post: aprenda a manter um fluxo de caixa saudável mesmo em tempos de crise
• Webinar: como manter um bom fluxo de caixa em tempos de crise
• Checklist: ações para manter o fluxo de caixa saudável 

Aproveite o momento para colocar a casa em ordem 

O que eu quero dizer com “colocar a casa em ordem”? 

Bom, quero dizer que você pode aproveitar o momento para iniciar ações que estavam no papel ou apenas na sua cabeça. Claro, só as que são possíveis em meio a crise.

Vou dar dois exemplos, mas você precisa se concentrar e pensar na sua agência de viagens!

Criar um plano de contas (categorias)

Mas o que é isso? Para o gestor, esse plano vai funcionar como uma forma de analisar um grupo de receitas e despesas de forma detalhada.

Ficou confuso? Calma, vou explicar melhor! Parece um bicho de sete cabeças, mas não é.

Conversando com agentes, eu posso afirmar que muitas empresas trabalham a análise das movimentações financeiras com apenas duas categorias: receitas e despesas. E ok, isso não está errado, só que assim não é possível entender exatamente o que cada conta representa.

Por isso, é interessante criar uma rotina de categorizar todas as entradas e saídas, para saber como o dinheiro da empresa está sendo utilizado e se as entradas estão corretas.

Categorias que você pode criar:

Despesas administrativas

• Aluguel;
• Energia elétrica;
• Manutenção de equipamentos.

Despesas RH

• Salário dos funcionários;
• 13º + férias e encargos;
• Bônus.

E assim por diante. Lembre-se de colocar nomes que irão facilitar a identificação do grupo.

Para entender mais:

• Blog post: como o plano de contas pode ajudar a sua agência de viagens
• Vídeo: websérie financeiro (temos um vídeo sobre como criar um plano de categorias)

Ah, e esse plano te ajuda no projeto de redução de despesas, como falei anteriormente!

Crie um plano de metas de despesas 

Esse é o segundo exemplo que trago para vocês.

E por que ele é importante?

Ter mais despesas do que receitas é um cenário ruim para qualquer empresa. Concorda comigo? Pois essa situação significa que você está entrando no vermelho. Mas para resolver, você pode unir o plano de contas e o de despesas.

Primeiro: você analisa os grupos de despesas, como mostrei acima. Qual o valor médio de cada categoria?

Segundo: depois de analisar os valores, você tem um histórico para criar uma meta, ou seja, o máximo que pode ser gasto em cada categoria.

Por exemplo: nos últimos meses o grupo “despesas com marketing” está na média de mil reais por mês.

Você pode diminuir um pouco esse orçamento, colocando um teto de gasto de 700 reais mensais e começar a investir em marketing de baixo custo, como o blog e as redes sociais. 

Definindo quanto você pode gastar, fica mais fácil controlar as saídas e manter o caixa saudável! Isso é essencial em um cenário de crise.

Conclusão

E então, gostou das dicas? Espero que tenham sido úteis para a sua agência de viagens nesse momento de crise.

Deixe suas dúvidas nos comentários! E aproveite para nos contar quais ações você está colocando em prática e quais resultados positivos têm tido.