Quer implantar o Monde? Conheça dicas para facilitar esse processo

Quer ter uma agência de sucesso? O Monde vai te ajudar!

Com a minha experiência de mais de 20 anos atuando como agente de viagens e gestor na Sonho Real Turismo, posso dizer que sempre enfrentei dificuldades em substituir processos antigos por soluções mais novas, que são mais práticas e eficientes. 

Isso porque o nosso cérebro se acostuma com uma rotina e as mudanças podem causar um choque. 

E não sou eu que estou dizendo isso. Pedro Calabrez, Doutor em Ciências (Ph.D) em Psiquiatria e Psicologia Médica, explica que a mente tem um processo de autoengano. Ou seja, ela rejeita tudo que é novo, pois o novo quebra o hábito.

Então, sabemos que o nosso cérebro tenta nos “sabotar”, mesmo quando estamos buscando soluções para aumentar a performance, nos tornar mais competitivos e ainda lucrar mais. Sendo assim, como vencer essa guerra?

Bom, por experiência própria, motivação e muita fé ajudam bastante, mas se você criar um ambiente propício para facilitar as transformações, com certeza os resultados irão acontecer mais rapidamente.

E é por isso que escrevi esse blog post!

Assim como a Sonho Real Turismo e as outras mais de 2 mil agências clientes Monde, você também pode vencer as dificuldades da implantação de novos processos, aumentando a performance e colhendo melhores resultados.

Vamos às dicas!

1- Por que você quer o Monde em sua agência de viagens?

Eu trago 8 dicas importantes nesse artigo. Mas essa é a principal e por isso ela é a número 1. Quando os seus objetivos estão claramente definidos, naturalmente você gera motivação.

Então, pratique fazer perguntas e questionar as respostas. Faça anotações, imprima e cole na parede, para que diariamente você e seu time possam estar alinhados e motivados com a implantação do Monde.

Exemplo:

Qual problema você quer resolver em sua agência?

• Eu quero ter controle financeiro!

O que é ter controle financeiro? Como é o meu controle hoje? Onde quero melhorar, otimizar….?

2- Esqueça o passado

Pelo menos no começo, esqueça o passado. Alguns agentes de viagens querem cadastrar as movimentações antigas no Monde.

Eu não recomendo esse processo, pois entender o sistema deve ser a sua preocupação principal no início. Só depois de ter entendido como os processos da sua agência irão funcionar dentro da ferramenta, você pode começar a pensar em registrar o passado.

Outra coisa importante: você não precisa iniciar as operações com o Monde no 1° dia do mês. Muito menos esperar a folia do carnaval passar para começar. Você pode e deve iniciar imediatamente.

O mais importante é cadastrar seus clientes, vendas e contas a partir do dia em que você começou. E então, depois de um período de 6 meses, quando os processos estiverem rodando perfeitamente, analise se realmente há necessidade de registrar o passado no sistema. 

3- Mapeie seus processos atuais

Listar os processos que ocorrem no dia a dia da sua agência de viagens irá te ajudar a ter uma visão clara de como as coisas estão acontecendo. Com isso, você vai conseguir centralizar os trabalhos no sistema Monde com mais facilidade. 

Então, monte um mapa dos seus processos:

• Liste o nome de todas as planilhas que você e sua equipe utilizam e qual a finalidade de cada uma;
• Onde e como estão organizados e arquivados os documentos digitalizados;
• Onde e como são arquivados os documentos físicos;
• Qual a rotina de conferência da fatura do seu fornecedor, para efetuar o pagamento ou cobrar comissões pendentes;
• Quais documentos você entrega para o seu cliente;
• Quais informações seu escritório de contabilidade solicita mensalmente;  
• Desenhe qual caminho e/ou etapas percorrem suas vendas e contas a pagar, por exemplo.

Enfim, quando você passa a visualizar claramente os seus processos atuais, fica muito mais fácil entender como eles serão substituídos e/ou aperfeiçoados com o Monde. 

4- Não trabalhe em duplicidade

Com seus processos atuais mapeados, você já tem a base para se permitir confiar nos novos processos. E então é a hora de aprender sobre o sistema. 

Conforme você for aprendendo sobre o Monde durante nosso embarque (que é como chamamos o período em que nosso consultor irá lhe auxiliar a implantar o sistema), comece a eliminar os processos antigos, seus e do seu time.

Eu reforço: você precisa confiar no novo processo!

Peça apoio do nosso consultor para lhe mostrar como “ler” as mesmas informações no Monde, de uma maneira que você entenda como entendia antes. 

Bônus: veja como funciona o nosso processo de embarque e como ele facilita a implantação do Monde nas agências de viagens. 

5- Envolva todos da equipe

Primeiro, reúna seu time. Apresente os objetivos da dica número 1. Ou seja, esclareça a motivação para implantar o sistema Monde.

Alinhe a equipe de acordo com os seus objetivos. Afinal, se você estiver remando para um lado e seu time para outro, todo mundo vai ficar girando, sem sair do lugar. 

Se os objetivos do gestor apontam para uma direção e os da equipe para outra, no final fica todo mundo assim: 

(sem saber o que está acontecendo)

Lembre-se que o novo é sempre mais difícil. Isso vale para o gestor e para o time. 

Então, persista e trabalhe em união. Se a equipe tiver objetivos alinhados, todo mundo rema na mesma direção e os resultados começam a aparecer!

Importante: se você é gestor, libere acesso ao sistema para todos do seu time. E para que você mantenha a segurança das informações, estude um pouco o recurso de permissão de acessos do Monde: clique aqui para ler. 

Com todo seu time envolvido e utilizando o Monde, a implantação avança mais rapidamente. Para eles também é essencial fazer uso das dicas 3 e 4. 

6 – Faça uso do nosso material de apoio e do nosso time de suporte

Em paralelo ao processo de embarque realizado pelo nosso consultor, faça uso do nosso material de apoio. Clique aqui para acessar!

Nessa central de ajuda você pode tirar dúvidas pontuais e até conhecer estratégias para utilizar o Monde a favor do sucesso da sua agência de viagens.  

E claro, divulgue nossa central para todo o seu time.

E se precisar, lembre-se que nosso time de suporte está à disposição para tirar suas dúvidas por e-mail ou telefone.

7- Estabeleça prazos

Não tenho como passar a regra de ouro aqui. 

Como temos experiência com mais de 2 mil clientes, esse tema varia dependendo do tamanho da equipe, do volume de vendas, da complexidade dos processos (ou da falta deles).

Em uma média, após os 30 primeiros dias de uso do Monde a agência já tem que começar a estabelecer prazos para que todos os processos listados no item 3, que possam ser gerenciados dentro do Monde, sejam feitos e nunca mais executados no modo antigo.

Muitos “viram a chave” rapidamente, ou seja, conseguem fazer com que o Monde seja o centro da rotina de uma vez. Outros preferem “caminhar” por etapas. Independentemente de como você vai fazer, reforço, estabeleça prazos. 

Trouxe algumas dicas que podem te ajudar no tema tratado neste capítulo:

a) O cliente “não levanta da cadeira” sem o recibo do Monde. Isso vale principalmente para as agências de lazer. Entregar para o cliente o recibo da venda gerado pelo Monde é uma maneira do vendedor manter as vendas cadastradas em tempo real. 

b) Se você trabalha com corporativo, crie uma rotina com a equipe para que o cadastro e/ou importação de todas as vendas seja realizado antes do fim do expediente. Ou ainda, cadastre e/ou importe as vendas junto com a emissão, para enviar ao cliente a nota de débito gerada pelo Monde.

c) Configure todas as integrações possíveis no Monde para toda a sua equipe. Não importa se suas vendas são de lazer ou corporativo, pois poder importá-las do sistema do seu fornecedor para dentro do Monde vai agilizar muito o processo.

Veja como funciona a integração no Monde clicando aqui. 

d) Não pague fornecedores antes de fechar as vendas e conferir a fatura do fornecedor com a fatura gerada pelo Monde. Esse processo ajuda em duas coisas: aumenta muito a segurança financeira em sua agência e alinha cada vez mais o time de vendas para que tudo ocorra corretamente.

e) Não utilize mais pastas de arquivos no computador, dropbox, outlook ou outros sistemas, para armazenar e gerenciar documentos digitalizados referente aos clientes, vendas e financeiro. Pois o Monde organiza tudo isso para você:

• Os comprovantes de contas pagas e recebidas podem ser anexados no “Contas a pagar e receber”;
• Cópia de RG e outros documentos dos clientes e passageiros podem ser anexados em seus respectivos cadastros;
• Confirmação de reserva, contratos e vouchers podem ser anexados em suas respectivas vendas.

f) Se você paga remuneração variável aos seus vendedores, ou seja, tem plano de comissão, ao fechar o mês, não pague mais comissão das vendas que não estiverem cadastradas no sistema. E mais, utilize as facilidades disponíveis no seu plano Monde para gerenciar as comissões com sua equipe.

Saiba mais clicando aqui. 

g) Crie uma rotina para fechar os extratos de conta no Monde, pelo menos, semanalmente. Conciliar os extratos bancários e também os seus “caixas dinheiro” é a amarração final que você faz em todo processo financeiro. 

8 – Quem é o responsável pelo sucesso da implantação do Monde em sua agência?

A responsabilidade é sempre do proprietário, do presidente da empresa, do CEO. 

Porém, isso não elimina a possibilidade de chamar essa responsabilidade para todos, como falei no item 5. 

Se você é gestor, oriente sua equipe a utilizar nosso departamento de suporte quando tiverem dúvidas e não deixe que eles voltem para o processo antigo.

E se for possível, delegue a implantação do Monde para alguém de dentro do seu time. Essa pessoa deve ficar responsável pelo processo de fazer o sistema rodar em um prazo pré-determinado. 

Ela vai se encarregar de tirar dúvidas da equipe sobre a nova rotina dentro do Monde. Vai certificar-se regularmente de que os processos possíveis de serem inseridos dentro do Monde, estão, de fato, sendo transferidos e não mais realizados no modelo antigo, ou seja, em duplicidade. 

E, por fim, essa pessoa vai usar tanto o nosso suporte no início, que vai ficar bem conhecida aqui na Monde! Mas isso é bom, pois significa que ela está mesmo por dentro do que acontece e tentando aprender mais. 

Conclusão MPM (Mude para o Monde, rs)

Mude! Mude para o Monde! A mudança pode ser assustadora no começo, mas ela vai valer a pena a médio prazo.

Estamos trabalhando, pois acreditamos que os agentes de viagens são um importante canal na distribuição do turismo no Brasil e no mundo. 

Persista e conte conosco!