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title: "Banco de dados: como organizar as informações da agência"
description: "Entenda neste artigo como ter um banco de dados seguro e organizado pode melhorar os resultados da sua agência de viagens!"
url: "https://monde.com.br/banco-de-dados/"
language: "pt-BR"
published: "2021-06-24"
updated: "2021-10-19"
author: "Isabela Braga"
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# 8 dicas de como ter um banco de dados seguro e organizado no Monde

Entenda neste artigo como ter um banco de dados seguro e organizado pode melhorar os resultados da sua agência de viagens!

![8 dicas de como ter um banco de dados seguro e organizado no Monde](https://monde.com.br/_astro/671761b2-78f8-417e-9d34-62cd75aa86cc.Bt26GP8B_2YmbE.webp)

E aí, como está o banco de dados da sua agência de viagens, hein?

Se você acompanha o blog da Monde, sabe que eu escrevi um artigo sobre BI (inteligência empresarial). Caso ainda não tenha visto, [clique aqui para ler.](https://monde.com.br/informacoes-bi/)

Nesse blog post eu dei dicas práticas de ferramentas que a sua agência de viagens pode utilizar para ter conhecimento de negócio. Além disso, mostrei algumas ações que podem ser realizadas a partir de dados.

Aqui, porém, eu quero falar de um assunto importante que se relaciona com o tema BI: organização e atualização de dados.

Então, se você quer entender mais sobre isso, continue comigo. Vamos lá!

### O “bando” de dados (que deveria ser um banco de dados)

Não é possível ter inteligência de negócio, ou seja, histórico e conhecimento para tomar decisões, sem organização.

O nosso diretor, Daniel Biancareli, usa um termo interessante quando estamos falando sobre esse assunto: **bando de dados**.

Mas o que isso significa? **Um “bando” de dados representa desorganização e desatualização**, duas coisas que atrapalham o trabalho de um gestor e também dos seus funcionários. Já ter um banco de dados (arrumadinho) é a solução para criar ações e tomar decisões de melhoria.

E eu vou falar sério aqui: muitos empreendedores não conseguem o poder do BI quando fazem registros apenas em planilhas, por exemplo, pois elas aceitam o preenchimento de qualquer forma. Com isso, erros podem ser cometidos nos relatórios, prejudicando a veracidade das análises.

Além disso, a falta de cuidado com os dados que a sua agência armazena **pode acarretar em problemas legais**. Isso porque todas as empresas precisam se adequar à [Lei Geral de Proteção de Dados.](https://monde.com.br/lei-geral-protecao-dados/)

Então, o que fazer para ter um banco de dados seguro? Continue lendo para descobrir as dicas que eu separei para você.

### Criar um fluxo de trabalho regular é essencial

Para ter o poder do BI, o agente precisa, primeiramente, criar um fluxo regular de trabalho.

E isso significa treinar os funcionários para que eles criem [o hábito de preencher e atualizar informações.](https://monde.com.br/habito-gestao-financeira/)

Sendo assim, se você é gestor, comece a pensar em contratar um sistema de gestão. Isso porque ele vai facilitar muito a criação desse fluxo de trabalho.

**Mas é muito importante que o dono se envolva com o uso da ferramenta**. Entenda no vídeo abaixo:

Vale reforçar que os primeiros meses com uma nova rotina precisam ser acompanhados de perto. E, ainda, é **imprescindível documentar os processos do dia a dia.** Dessa forma, toda a equipe pode ter acesso às etapas de trabalho.

Uma regra que precisa estar documentada, por exemplo, é a de **manter dados de contato atualizados no sistema**, como:

- Nome completo;
- E-mail;
- WhatsApp;
- Data de nascimento.

Assim, com a base que a agência já tem, torna-se possível criar campanhas de[relacionamento](https://monde.com.br/vender-e-mail-marketing/) e [prospecção.](https://www.youtube.com/watch?v=QDUASs4B244)

### Dicas de como o Monde pode ajudar a sua agência a ter um banco dados organizado, seguro e atualizado

#### 1- Configure o recurso de “integrações”

O sistema Monde está integrado a mais de **60 fornecedores** do trade. Isso quer dizer que o cadastro da venda pode ser realizado sem a necessidade de retrabalho.

O vendedor só precisa preencher os dados referentes ao produto vendido uma vez, lá no portal do fornecedor. Depois basta importar para o Monde com alguns cliques.

Além desse recurso poupar tempo da equipe, ele evita erro humano no processo de recadastro. [Veja quais são os nossos fornecedores integrados.](https://monde.movidesk.com/kb/category/integracoes-disponiveis)

#### 2- Imprima o recibo Monde

No mercado de viagens a lazer, fazer uso do recibo que o Monde oferece para impressão é uma grande vantagem. Isso porque ele é um **documento que garante que as informações da venda estão corretas**. E isso é muito importante, visto que não é impossível que o vendedor preencha algo errado no portal do fornecedor e importe para o Monde.

Então, no fluxo de trabalho, garanta que os vendedores seguirão os seguintes passos:

- Importar a venda do portal dos fornecedores ou preencher manualmente (caso o fornecedor ainda não esteja integrado ao Monde);
- **Imprimir o recibo da venda;**
- Encaminhar ao cliente através de um [programa de assinatura digital](https://monde.com.br/ferramentas-essenciais-agencia/). No caso de vendas presenciais, o cliente pode assinar na hora, antes de ir embora;
- O vendedor também deve assinar;
- Anexar o recibo na venda correspondente.

Com todas essas etapas, o vendedor precisará ficar mais **atento ao preenchimento de informações de pagamento e produto.**

Além disso, tendo o recibo assinado e anexado no sistema, a agência tem uma documentação válida no caso de algum problema com o pax.

(Recibo anexado à venda. Com essa prática tudo fica centralizado e organizado).

#### 3- Ative o recurso de validação do cadastro do pagante

Como eu já disse, **algumas informações são essenciais para manter o contato com clientes** (e até possíveis clientes). Por isso, vale a pena ativar o recurso de validação do cadastro no sistema Monde.

Dessa forma, o gestor tem a garantia de que os vendedores estão preenchendo o essencial, já que, sem o preenchimento total, o Monde não deixa o usuário prosseguir com o cadastro da venda. A seguinte mensagem irá aparecer:

E após a ativação desse recurso, os campos obrigatórios são:

Nome, endereço, número, bairro, cidade, CEP, telefone, nascimento (fundação, no caso de um cadastro corporativo), CPF e RG.

Você pode aprender a habilitar [clicando aqui.](https://monde.movidesk.com/kb/article/225155/habilitar-ou-desabilitar-a-validacao-do-cadastro-de-pagante?ticketId=&q=)

#### 4- Regra importante: o financeiro só paga fornecedor com a venda cadastrada no Monde

Criando essa regra de:

- **“O financeiro só paga fornecedor com a venda cadastrada no Monde”**, o vendedor precisará cadastrar todas as suas vendas no sistema para que o financeiro dê seguimento no processo. Logo, o banco de dados ficará mais completo.

No momento de analisar relatórios de vendas e finanças, essa regra vai fazer a diferença!

#### 5- Regra importante 2: o financeiro só paga faturas dos fornecedores que estiverem corretas de acordo com o Monde

Com o Monde, o agente cadastra (ou importa) uma venda com os valores e formas de pagamento. Depois desse passo, o saldo a pagar ou receber do fornecedor **compõem a fatura no relatório de “Contas a pagar e Receber” de forma automática.**

Logo, para garantir que a sua agência está recebendo os valores corretos de comissão, [o ideal é não pagar a fatura antes de conferir os valores no Monde.](https://monde.com.br/parar-de-perder-dinheiro/)

Assim, se o financeiro encontrar alguma divergência, poderá entrar em contato com o fornecedor antes de realizar o pagamento.

Veja como conferir itens da fatura no Monde [clicando aqui.](https://monde.movidesk.com/kb/article/224471/conferencia-automatica-de-fatura-fornecedor?ticketId=&q=)

#### 6- Controle as contas a pagar da agência no Monde

O cenário ideal de uma empresa é ter o maior número possível de informações centralizadas. Afinal, assim fica muito mais fácil controlar, atualizar e extrair inteligência para decisões empresariais.

Por isso, minha dica é que você, cliente Monde, **controle as suas contas a pagar no painel financeiro do sistema e não em uma pasta física.**

Então, quando uma conta chegar na agência [(referente ao negócio, claro)](https://monde.com.br/contas-fisicas-juridicas/) você deve cadastrá-la na mesma hora, alimentando o seu sistema de gestão e evitando acúmulo de papelada.

Saiba como cadastrar uma conta a pagar no Monde [clicando aqui.](https://monde.movidesk.com/kb/article/224093/https-monde-movidesk-com-kb-article-223456-cadastrar-contas-e-ca?ticketId=&q=)

**Dica extra:** você pode habilitar o recebimento do resumo semanal. Esse relatório é enviado por e-mail para o administrador do Monde, contendo as principais informações financeiras do negócio.

[Clicando aqui](https://monde.movidesk.com/kb/article/224764/resumo-semanal?ticketId=&q=) você pode entender mais sobre esse recurso.

#### 7- Crie a rotina de fechar todas as vendas cadastradas no Monde

Fechar a venda no Monde sinaliza que ela foi lançada e conferida. Ou seja, o fechamento é a confirmação de que tudo conversado entre vendedor e cliente, no momento do atendimento, foi lançado corretamente na ferramenta.

Sendo assim, a recomendação dos nossos consultores, que acompanham agências nos primeiros meses com o sistema, é a seguinte:

- **O gerente, financeiro ou proprietário da empresa deve fechar a venda após se assegurar de que os valores batem com a reserva.**

Uma venda fechada não pode sofrer alterações, somente se ela for reaberta pelo administrador do sistema. Isso significa mais segurança, já que **ninguém poderá mudar uma informação depois da conferência.**

Além disso, para que os valores das vendas apareçam nos demonstrativos financeiros, elas precisam estar fechadas. Por esses motivos, se você é gestor, crie uma rotina de analisar e fechar as vendas da sua equipe!

#### 8- Feche os extratos de conta no Monde

O fechamento de extrato de conta é muito importante, visto que oferece segurança para as informações financeiras do sistema já conferidas.

Em outras palavras, **ele é a confirmação de que o valor que está no Monde é o que realmente está na conta**.

Isto é, uma garantia de que todas as movimentações foram lançadas e que**os relatórios financeiros terão dados seguros.**

Nenhuma movimentação anterior a data do fechamento pode ser alterada ou excluída. Bem como, nenhuma conta a pagar ou receber pode ser liquidada na conta com o extrato já fechado.

Portanto, esse recurso permite que o gestor delegue tarefas do financeiro com 100% de segurança.

### Conclusão

Agente, acabou 🙁

Mas não fique triste, afinal, temos muito conteúdo aqui no blog para você.

Para concluir, deixe suas dúvidas nos comentários e compartilhe o blog post com colegas do turismo!

- [#LGPD](https://monde.com.br/tag/lgpd/)
- [#sistema de gestão](https://monde.com.br/tag/sistema-de-gestao/)
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Escrito por

[Isabela Braga](https://monde.com.br/author/isabela-braga/)